Биржа смен для закрытия дефицита кадров

Биржа смен — это автоматизированная платформа, где незакрытые смены быстро находят исполнителей. Она помогает сотрудникам брать подработки, а работодателям оперативно закрывать дефицит часов без хаоса звонков и чатов.

В контуре WFM биржа выступает как маркетплейс: алгоритмы сопоставляют потребность с доступными и квалифицированными людьми с учетом допусков, норм ТК и конфликтов в расписании. Площадки бывают:

• внутренние — только собственный штат (перераспределение между локациями);
  
• внешние — с привлечением аутсорса/аутстаффинга (подрядчики и агентства, резервы).
  

Где используется: розница, HoReCa, склады и логистика, производство, клининг/сервис, колл-центры, здравоохранение — везде, где есть сменная работа и колебания нагрузки.

Польза на практике:

⚡️ Сотрудники выбирают смены под свое расписание и квалификацию (гибкость, дополнительный доход).
⚡️ Менеджеры закрывают неявки/пики спроса (акции, праздники, мероприятия) за минуты.
⚡️ Бизнес избегает «раздувания» штата под сезон и снижает сверхурочные.
⚡️ Гибкие условия повышают мотивацию и помогают привлекать/удерживать людей.

Теперь рассмотрим работу Биржи смен на примере TARGControl.

Биржа смен в TARGControl

Биржа смен TARGControl — это платформа внутри WFM, которая соединяет свободные смены с доступными сотрудниками внутри одной компании (и ее локаций).

Коротко о принципах

• Единая витрина свободных смен: Система формирует открытые смены, а менеджер отправляет их на биржу с требованиями (роль, навыки, локация и др.).

• Два контура подбора:
  1) Внутренний — сотрудники из выбранных локаций сети;
  2) Внешний — проверенные поставщики (аутсорс/аутстаффинг).

• Двойное подтверждение. «Домашний» менеджер сотрудника и принимающая локация; для аутсорса — подтверждение поставщика.

• Без перегруза персонала. Сотрудник остается прикреплен к своей локации; система не позволит скрыто «расписать» сверх лимитов.

• Прозрачный учет и биллинг. Назначения автоматически попадают в график, табель и расчет ЗП.

Как это работает

1. Публикация смены. Менеджер указывает источник подбора: внутренний, внешний или оба, требования и критерии.

2. Заявки и предложения. Подходящие сотрудники/подрядчики получают push-уведомления и отправляют заявки.

3. Согласования. Подтверждение «домашнего» менеджера; для внешнего — подтверждение поставщика.

4. Назначение. Автоназначение по правилам приоритета или ручной выбор менеджера в один клик.

5. Учет и выплаты. Смена появляется в графике, в табеле (Т-13/кастом) и идет в расчет ЗП.

Подробное руководство по работе с биржей смен.

Как работает WFM на примере производства

1) Прогнозирование (от плана выпуска к потребности в людях)

• Вход: месячный производственный план, нормы времени, графики и сезонность заказов.
• Система считает трудоемкость по интервалам (час/смена/день) и превращает ее в потребность по ролям и навыкам на каждом участке.
• На выходе: «сколько людей, с какими допусками и когда» нужно для выполнения плана.

2) Планирование смен

• Автопланировщик распределяет конкретных сотрудников по сменам/линиям с учетом: навыков, доступности, уже отработанных часов, норм ТК (ночные, перерывы, отдых).
• Кросс-скиллы учитываются: если не хватает оператора фасовки — подтягивается сотрудник с подтвержденной квалификацией.
• Оставшиеся «окна» автоматически помечаются как Открытые смены.

3) Оперативное закрытие дефицита (внутренние и внешние ресурсы)

• Если в день Х кто-то заболел/не вышел, система создает открытую смену.
• Внутри — публикуем смену на цех/завод: заявки приходят от свободных сотрудников других участков/смен.
• Снаружи (аутсорс/аутстаффинг) — запрос у проверенных подрядчиков по нужной квалификации и ставке.
• Двойное подтверждение (менеджер сотрудника + принимающая локация).
• После назначения смена автоматически появляется в графике сотрудника и в табеле.

4) Учет и расчеты

• Оборудование (биометрия/карта/PIN/QR) или мобильный регистрация. Система фиксирует опоздания/ранние уходы и события (отпуска, больничные, командировки).
• Табели и выплаты: формируются автоматически (Т-13/кастом), учитываются надбавки (ночные/праздничные/вредность).
• Аналитика: план-факт по выпуску и часам, загрузка линий, сверхурочные и др.

Мини-сценарий «Фасовка, смена N»

1) Вчера: система посчитала, что на 08:00–20:00 нужно 7 человек (4 оператора, 1 наладчик, 1 ОТК, 1 погрузчик).
2) Утро: один оператор заболел → создана Открытая смена.
3) 08:10: Смена публикуется в Бирже для участков «Розлив» и «Склад ГП».
4) 08:12: приходит 2 внутренних отклика, 1 внешний → менеджер одобряет внутреннего.
5) 08:15: назначение подтягивается в график и табель; линия стартует без потери темпа.
6) Конец смены: факт часов закрыт терминалами; отчет план-факт и ФОТ собран автоматически.

Что получаем

👉 Закрытие пиков за минуты, а не часами переписки.
👉 Меньше сверхурочных и срыва графиков.
👉 Выше лояльность персонала: можно подработать там и тогда, когда удобно.
👉 Предсказуемый ФОТ: перераспределяем, а не нанимаем лишний штат на сезон.

TARGControl — что еще?

Биржа смен — это часть WFM-экосистемы TARGControl, где все завязано на прогнозе, планировании и учете времени. Ниже — ключевые блоки, которые усиливают друг друга.

Прогнозирование нагрузки
Из истории и планов (продажи, трафик, сезонность, производство/поставки) система считает потребность по ролям и интервалам (час/день/неделя) — без недогруза и перегруза.

Автопланирование графиков
Планировщик строит соответствующие ТК графики с учетом навыков, доступности и уже отработанных часов. Открытые смены возникают из плановой логики и закрываются через Биржу.

Учет рабочего времени и СКУД
Учет по биометрии, картам/PIN/QR или по мобильному приложению; данные — в реальном времени.

Табели и зарплата
Автотабели (Т-13/кастом) на основе факта; смены с Биржи учитываются без ручных правок.

А также аналитика, отчетность и интеграции.

WFM в цифрах

💰 10–20% сокращение затрат на ФОТ.
💰 20% рост точности прогнозирования.
💰 5–10% снижение текучести за счет гибкости и прозрачности.
💰 40% меньше времени на админ-рутинy.
💰 50% ниже риск нарушений ТК (правила и допуски контролируются).
💰 30% рост производительности благодаря оптимальной расстановке.

Итоги

Биржа смен — это не отдельный «виджет», а практический механизм балансировки спроса и предложения труда внутри вашей сети. В связке с прогнозом, планированием, учетом времени и аналитикой в TARGControl вы перестаете терять выручку из-за незакрытых смен, снижаете сверхурочные, удерживаете людей за счет гибкости и поддерживаете комплаенс без ручных правок.

Хотите увидеть на своих данных?

Запросите демо — смоделируем неделю, покажем, как открытые смены автоматически закрываются через Биржу и как это отражается на ФОТ.