Организация работы и учета времени мобильных сотрудников

• Сотрудники: 150+
• Задача: УРВ+Маршруты обхода
• Идентификация: PIN-код
• Дополнительно: Фотофиксация
• Результат: Снижение затратной части фонда оплаты труда

“Прайм-Клининг” – российская компания, предоставляющая клининговые услуги с 2006 года. Компания специализируется на разовых и комплексных уборочных работах, аренде специальной техники, а также на вывозе снега и бытового мусора.

Учет удаленно работающих сотрудников и организация их работы является актуальной задачей для любой компании, но в клининговой отрасли эта задача имеет приоритетное значение. Для “Прайм-Клининг” важной целью стала не только автоматизация учета рабочего времени, но и комплексная автоматизация рабочих процессов. Качество и полнота предоставляемых услуг были критически важны для компании, так как они напрямую влияли на ее репутацию и лояльность клиентов.

При выборе системы учета рабочего времени компания прежде всего стремилась обеспечить высокий уровень сервиса и удовлетворить потребности клиентов. Вторым приоритетом было минимизировать влияние человеческого фактора и сократить ручной труд, что позволило бы снизить вероятность ошибок и повысить эффективность работы. Третьим важным аспектом стало повышение прозрачности процессов, оперативное реагирование на любые нарушения и централизованный сбор данных.

Требования к системе управления персоналом

Для удовлетворения специфики бизнеса система должна была решать несколько ключевых задач:

1. Учет начала и окончания работы сотрудников на удаленных объектах.
2. Регистрация нарушений рабочего времени и своевременное оповещение о них.
3. Отслеживание хода выполнения задач с помощью чек-листов.
4. Автоматическое формирование табеля для расчета заработной платы на основе фактически отработанного времени.

Требования к системе:

• Быстрое внедрение и удобство эксплуатации.
• Минимум времени на обучение новых сотрудников.
• Минимум затрат на покупку и установку специального оборудования.

Дополнительные характеристики, которые сыграли роль в выборе системы учета рабочего времени:

• Русский язык и удобство интерфейса.
• Стандартизированные формы табелей и отчетов.
• Возможность расчета заработной платы по дням или месяцам, а не по неделям.
• Возможность интеграции с 1С.

Подводя итоги, “Прайм-Клининг” искала простое и удобное решение для учета рабочего времени мобильных сотрудников на удаленных объектах, которое бы соответствовало специфике бизнеса и не требовало значительных временных и финансовых затрат на внедрение и поддержку.

Внедрение СУРВ с модулем “Маршруты обхода”

Основываясь на специфике бизнеса и поставленных задачах, мы пришли к выводу, что простого учета рабочего времени недостаточно. Поэтому мы также внедрили модуль “Маршруты обходов”.

Начали с составления рабочих графиков и их привязки к конкретным объектам, что позволило сотрудникам точно знать, где и когда они должны работать. На крупных объектах, таких как заводы или супермаркеты, были созданы зоны уборок с установкой RFID-меток. В веб-версии системы мы разработали маршруты уборок, которые закрепили за сотрудниками.

Работает это таким образом: перед началом работы сотрудник выбирает маршрут в приложении и сканирует метки в каждой зоне уборки. Сотрудники получают чек-листы с подробными инструкциями по выполнению задач. В процессе работы они отмечают выполненные пункты, а по завершении прикрепляют фото или видео, подтверждающие результат уборки. Эти данные поступают в систему и отображаются в виде отчетов, содержащих время работы в каждой зоне, фотографии и текстовые комментарии сотрудников.

Для автоматизации учета рабочего времени в “Прайм-Клининг” используют мобильное приложение TimePad. Сотрудники вводят свой номер, пин-код и отмечают начало и конец рабочего дня, а также выбирают вид работы. Персональные PIN-коды и фотофиксация обеспечивают точную идентификацию каждого сотрудника и нивелируют риск обмана.

Автоматические уведомления играют ключевую роль в нашем процессе контроля, позволяя быстро реагировать на любые проблемы. В случае нарушения графика работы ответственный специалист автоматически получает уведомление и оперативно реагирует, уточняя причины опоздания и при необходимости отправляя другого сотрудника на объект.

Все данные собираются в единой системе, что позволяет легко отслеживать выполнение задач и своевременно реагировать на любые отклонения.Таким образом, обычные Android-смартфоны стали эффективными терминалами для сбора данных о действиях и бездействиях сотрудников.

Трудности, с которыми столкнулись после внедрения

На первых этапах внедрения любых изменений всегда возникают сложности. В нашем случае у сотрудников появились новые обязанности: отмечаться в мобильном приложении перед началом и после работы на объекте. Изначально некоторые забывали это делать, а другие просто игнорировали требования, из-за чего в систему поступали неточные данные.

Этот вопрос был решен довольно быстро: дни, когда сотрудники забывали отмечаться или намеренно пропускали отметки, не засчитывались как полный рабочий день в табеле. Уже примерно через месяц проблема с “неотметками” была полностью устранена.

Еще одна проблема заключалась в попытках сотрудников отметиться за коллег, чтобы скрыть опоздание или прогул. Для предотвращения такого обмана в программном обеспечении была внедрена фотоверификация. При вводе номера и пароля устройство фотографирует лицо сотрудника и сравнивает его с базой данных. Если фото не совпадает, приложение блокирует возможность начала или окончания рабочего дня, и информация о запрете доступа вместе с фотографией сохраняется в отчете. Дополнительно была введена проверка по GPS, которая сверяет координаты устройства с местоположением объекта, где должна проводиться уборка.

Результаты внедрения системы учета рабочего времени

Внедрение системы учета сотрудников привело к следующим значительным результатам:

1. Улучшилась трудовая дисциплина. Благодаря новой системе, персонал компании стал более ответственно относиться к рабочему процессу и своевременному приходу на работу.
2. Повысилось качество клининговых услуг. Удобные чек-листы с подробными инструкциями позволяют гарантировать, что ни один этап уборки не будет пропущен.
3. Усилилась прозрачность операций. Все данные по сотрудникам и выполненным работам доступны в режиме реального времени и через отчеты, формируемые в одной системе. Это обеспечивает централизованный сбор и хранение важной информации.
4. Повысилась лояльность клиентов. Система уведомлений позволяет администрации оперативно узнавать о проблемах и немедленно реагировать на них. Благодаря этому компания может гарантировать качество и регулярность оказываемых услуг как по объекту в целом, так и по каждой отдельной зоне объекта.

Обратитесь к нам, и мы подберем оптимальное решение, учитывая все особенности вашего бизнеса.