Учет сотрудников для клининговой компании Прайм-Клининг
Организация работы и учета времени мобильных сотрудников
Сотрудники: 150+
Задача: УРВ+Маршруты обхода
Идентификация: PIN-код
Дополнительно: Фотофиксация
Результат: Снижение затратной части фонда оплаты труда
"Прайм-Клининг" – российская компания, предоставляющая клининговые услуги с 2006 года. Компания специализируется на разовых и комплексных уборочных работах, аренде специальной техники, а также на вывозе снега и бытового мусора.
Учет удаленно работающих сотрудников и организация их работы является актуальной задачей для любой компании, но в клининговой отрасли эта задача имеет приоритетное значение. Для "Прайм-Клининг" важной целью стала не только автоматизация учета рабочего времени, но и комплексная автоматизация рабочих процессов. Качество и полнота предоставляемых услуг были критически важны для компании, так как они напрямую влияли на ее репутацию и лояльность клиентов.
При выборе системы учета рабочего времени компания прежде всего стремилась обеспечить высокий уровень сервиса и удовлетворить потребности клиентов. Вторым приоритетом было минимизировать влияние человеческого фактора и сократить ручной труд, что позволило бы снизить вероятность ошибок и повысить эффективность работы. Третьим важным аспектом стало повышение прозрачности процессов, оперативное реагирование на любые нарушения и централизованный сбор данных.
Требования к системе управления персоналом
Для удовлетворения специфики бизнеса система должна была решать несколько ключевых задач:
Учет начала и окончания работы сотрудников на удаленных объектах.
Регистрация нарушений рабочего времени и своевременное оповещение о них.
Отслеживание хода выполнения задач с помощью чек-листов.
Автоматическое формирование табеля для расчета заработной платы на основе фактически отработанного времени.
Требования к системе:
Быстрое внедрение и удобство эксплуатации.
Минимум времени на обучение новых сотрудников.
Минимум затрат на покупку и установку специального оборудования.
Дополнительные характеристики, которые сыграли роль в выборе системы учета рабочего времени:
Русский язык и удобство интерфейса.
Стандартизированные формы табелей и отчетов.
Возможность расчета заработной платы по дням или месяцам, а не по неделям.
Возможность интеграции с 1С.
Подводя итоги, "Прайм-Клининг" искала простое и удобное решение для учета рабочего времени мобильных сотрудников на удаленных объектах, которое бы соответствовало специфике бизнеса и не требовало значительных временных и финансовых затрат на внедрение и поддержку.
Внедрение СУРВ с модулем “Маршруты обхода”
Основываясь на специфике бизнеса и поставленных задачах, мы пришли к выводу, что простого учета рабочего времени недостаточно. Поэтому мы также внедрили модуль Маршруты обходов.
Начали с составления рабочих графиков и их привязки к конкретным объектам, что позволило сотрудникам точно знать, где и когда они должны работать. На крупных объектах, таких как заводы или супермаркеты, были созданы зоны уборок с установкой RFID-меток. В веб-версии системы мы разработали маршруты уборок, которые закрепили за сотрудниками.
Работает это таким образом: перед началом работы сотрудник выбирает маршрут в приложении и сканирует метки в каждой зоне уборки. Сотрудники получают чек-листы с подробными инструкциями по выполнению задач. В процессе работы они отмечают выполненные пункты, а по завершении прикрепляют фото или видео, подтверждающие результат уборки. Эти данные поступают в систему и отображаются в виде отчетов, содержащих время работы в каждой зоне, фотографии и текстовые комментарии сотрудников.
Для автоматизации учета рабочего времени в “Прайм-Клининг” используют мобильное приложение TimePad. Сотрудники вводят свой номер, пин-код и отмечают начало и конец рабочего дня, а также выбирают вид работы. Персональные PIN-коды и фотофиксация обеспечивают точную идентификацию каждого сотрудника и нивелируют риск обмана.
Автоматические уведомления играют ключевую роль в нашем процессе контроля, позволяя быстро реагировать на любые проблемы. В случае нарушения графика работы ответственный специалист автоматически получает уведомление и оперативно реагирует, уточняя причины опоздания и при необходимости отправляя другого сотрудника на объект.
Все данные собираются в единой системе, что позволяет легко отслеживать выполнение задач и своевременно реагировать на любые отклонения.Таким образом, обычные Android-смартфоны стали эффективными терминалами для сбора данных о действиях и бездействиях сотрудников.
Трудности, с которыми столкнулись после внедрения
На первых этапах внедрения любых изменений всегда возникают сложности. В нашем случае у сотрудников появились новые обязанности: отмечаться в мобильном приложении перед началом и после работы на объекте. Изначально некоторые забывали это делать, а другие просто игнорировали требования, из-за чего в систему поступали неточные данные.
Этот вопрос был решен довольно быстро: дни, когда сотрудники забывали отмечаться или намеренно пропускали отметки, не засчитывались как полный рабочий день в табеле. Уже примерно через месяц проблема с "неотметками" была полностью устранена.
Еще одна проблема заключалась в попытках сотрудников отметиться за коллег, чтобы скрыть опоздание или прогул. Для предотвращения такого обмана в программном обеспечении была внедрена фотоверификация. При вводе номера и пароля устройство фотографирует лицо сотрудника и сравнивает его с базой данных. Если фото не совпадает, приложение блокирует возможность начала или окончания рабочего дня, и информация о запрете доступа вместе с фотографией сохраняется в отчете. Дополнительно была введена проверка по GPS, которая сверяет координаты устройства с местоположением объекта, где должна проводиться уборка.
Результаты внедрения системы учета рабочего времени
Внедрение системы учета сотрудников привело к следующим значительным результатам:
Улучшилась трудовая дисциплина. Благодаря новой системе, персонал компании стал более ответственно относиться к рабочему процессу и своевременному приходу на работу.
Повысилось качество клининговых услуг. Удобные чек-листы с подробными инструкциями позволяют гарантировать, что ни один этап уборки не будет пропущен.
Усилилась прозрачность операций. Все данные по сотрудникам и выполненным работам доступны в режиме реального времени и через отчеты, формируемые в одной системе. Это обеспечивает централизованный сбор и хранение важной информации.
Повысилась лояльность клиентов. Система уведомлений позволяет администрации оперативно узнавать о проблемах и немедленно реагировать на них. Благодаря этому компания может гарантировать качество и регулярность оказываемых услуг как по объекту в целом, так и по каждой отдельной зоне объекта.
Обратитесь к нам, и мы подберем оптимальное решение, учитывая все особенности вашего бизнеса.
