Система учета рабочего времени медицинских работников
Автоматизация учета рабочего времени и табеля медицинских работников
Учет рабочего времени медицинских работников сложнее стандартной фиксации прихода и ухода. Врачи могут вести прием в нескольких филиалах, совмещать основную работу с дежурствами, выходить на замену и работать по индивидуальным графикам. Отдельные режимы занятости действуют для медсестер, администраторов, сотрудников лабораторий и другого персонала.
При ручном учете сведения собираются из журналов, Excel-файлов, графиков и отчетов руководителей подразделений. Затем данные приходится сверять, корректировать и переносить в 1С. Чем больше медицинская организация, тем выше вероятность ошибок, задержек и расхождений при расчете заработной платы.
Автоматизация позволяет объединить учет рабочего времени, контроль графиков и формирование табеля медицинских работников в одной системе.
Особенности учета рабочего времени медицинских работников
Организация учета рабочего времени медицинских работников должна учитывать разные режимы и условия занятости: сменные графики, круглосуточные дежурства, внутреннее совместительство и прочее.
Фактическое время также не всегда совпадает с утвержденным графиком. Врач может задержаться из-за продолжительного приема, выйти вместо коллеги или перейти в другое подразделение. Поэтому учет рабочего времени в мед. организациях должен отражать не только общую продолжительность смены, но и место, период и условия работы сотрудника.
При ручном ведении учета возникают типичные проблемы:
информация о явках поступает с задержкой;
графики и фактические часы хранятся отдельно;
сложно разделять время между филиалами;
замены и дополнительные смены фиксируются не сразу;
переработки обнаруживаются в конце месяца;
сведения приходится вручную переносить в 1С;
у руководителя нет актуальной информации о присутствии персонала.
В результате значительная часть времени уходит на сбор и сверку данных, а не на контроль отклонений.
Система автоматизации учета рабочего времени в медицинской организации
TARGControl — WFM-система учета рабочего времени, управления графиками и автоматического формирования табеля. Она объединяет плановые данные, фактические явки и отклонения, помогая медицинским организациям отказаться от ручной сверки журналов, Excel-файлов и отчетов подразделений.
Основные функции TARGControl:
ведение структуры филиалов, отделений и других подразделений;
учет сотрудников, должностей и мест работы;
составление графиков медперсонала;
управление отпусками и др. календарными событиями;
фиксация прихода, ухода, перерывов;
учет фактически отработанного времени;
выявление опозданий, отсутствий и др. отклонений;
формирование табеля учета рабочего времени;
передача данных в 1С или другую учетную систему;
отчеты по затратам рабочего времени.
Общий процесс учета рабочего времени выглядит следующим образом:
1. В TARGControl загружается структура медицинской организации: филиалы, отделения, лаборатории и другие подразделения.
2. Добавляются сотрудники, должности, места работы и доступные способы регистрации.
3. Настраиваются графики, перерывы и правила расчета рабочего времени.
4. Система получает данные о приходах и уходах сотрудников с различных устройств.
5. Фактические события автоматически сопоставляются с утвержденными графиками.
6. TARGControl выявляет опоздания, отсутствия, ранние уходы, переработки и незакрытые интервалы.
7. Ответственный сотрудник проверяет только спорные ситуации и подтверждает данные.
8. На основании проверенной информации автоматически формируется табель медицинских работников.
9. Готовый табель или отработанные часы передаются в 1С.
Таким образом, TARGControl переводит учет рабочего времени в формат работы с исключениями: вместо ручной проверки всех записей ответственные сотрудники контролируют только выявленные отклонения.
Способы фиксации рабочего времени медицинского персонала
TARGControl поддерживает несколько способов регистрации прихода и ухода. Медицинская организация может выбрать один вариант или сочетать разные инструменты в зависимости от размера филиала, требований к контролю и имеющейся инфраструктуры.
1. Android-планшет или смартфон с TimePad
Практичное решение без покупки специализированных терминалов. Приложение TimePad устанавливается на обычный Android-планшет или смартфон и используется как стационарная точка регистрации сотрудников.
Возможности:
идентификация по PIN-коду, QR-коду или RFID;
обязательная фотофиксация;
проверка живого присутствия при распознавании лица;
геоконтроль и работа в пределах заданной геозоны;
офлайн-режим с последующей передачей накопленных событий.
2. Мобильное приложение сотрудника
Самый доступный вариант без вложений в оборудование — личный кабинет сотрудника в мобильном приложении TARGControl с GPS-контролем. Работник отмечает начало и окончание работы со своего смартфона, а система фиксирует время и местоположение.
3. Биометрический терминал TC F1
Надежный вариант для объектов с повышенными требованиями к дисциплине и идентификации персонала. Терминал распознает сотрудника по лицу и позволяет снизить риск регистрации за другого человека.
Возможности:
быстрое распознавание лица;
защита от подмен и передачи идентификаторов;
фотофиксация каждого события для последующей проверки.
4. Считыватели карт
Для учета рабочего времени можно использовать RFID-карты, брелоки и другие персональные идентификаторы. Считыватели устанавливаются на входе или непосредственно в подразделениях клиники.
Этот вариант подходит организациям, которым требуется простая бесконтактная регистрация или в которых сотрудники уже используют корпоративные пропуска.
5. Интеграция с действующей СКУД
Если в медицинском учреждении уже установлена система контроля и управления доступом, данные о входах и выходах можно передавать в TARGControl. Это позволяет сохранить существующее оборудование и использовать события СКУД для расчета рабочего времени, контроля отклонений и формирования табеля.
Ведение рабочего графика в медицинских клиниках
Электронные графики в TARGControl служат плановой основой для учета рабочего времени и последующего формирования табеля. Для разных категорий персонала можно использовать типовые шаблоны или настраивать индивидуальные режимы работы.
В системе учитываются:
рабочие дни, смены, дежурства и перерывы;
работа в разных филиалах и подразделениях;
замены и дополнительные выходы;
отпуска, больничные и командировки;
праздничные, выходные и другие календарные события.
Для более сложного планирования используется WFM TARGControl. Кратко WFM выглядит так: данные о нагрузке преобразуются в потребность по должностям и периодам, после чего система распределяет смены с учетом квалификаций, доступности сотрудников, отпусков и установленных правил.
Подробнее об умном планировании медицинского персонала — WFM-система для медицинских учреждений.
Контроль явок и расчет рабочего времени
TARGControl в режиме онлайн сопоставляет события входа и выхода с графиками сотрудников, автоматически рассчитывает отработанные часы и выявляет отклонения.
При расчете система учитывает:
ранние приходы, опоздания и преждевременные уходы;
продолжительность перерывов;
правила округления рабочего времени;
ночные, сверхурочные и праздничные часы;
отсутствие обязательной отметки;
незавершенные интервалы входа и выхода;
соответствие фактического времени утвержденному графику.
Руководитель может оперативно контролировать явки персонала: видеть, кто не вышел на работу, опоздал или превысил плановую продолжительность смены. Все спорные интервалы и нарушения отображаются в системе для последующей проверки. По заданным событиям TARGControl автоматически направляет уведомления ответственным сотрудникам.
Правила расчета, виды контролируемых нарушений и получатели уведомлений настраиваются отдельно для разных подразделений, должностей и режимов работы.
Автоматизация табеля рабочего времени медицинских работников в 1С
TARGControl автоматически формирует табель медицинских работников на основании графиков, событий прихода и ухода, отсутствий и подтвержденных отклонений.
Процесс включает четыре этапа:
Сбор данных. Система получает графики, события входа и выхода, сведения об отпусках, больничных и других отсутствиях.
Автоматический расчет. Определяются фактически отработанные, ночные и сверхурочные часы, опоздания, ранние уходы и другие отклонения.
Проверка исключений. Ответственные сотрудники уточняют только спорные интервалы и отсутствующие события.
Формирование и передача табеля. После подтверждения готовый табель или сведения об отработанных часах передаются в 1С либо другую учетную систему.
Интеграция обеспечивает двусторонний обмен данными. Из 1С в TARGControl могут загружаться сотрудники, подразделения, кадровая информация и графики, а обратно передаваться фактические часы или готовый табель.
В результате данные проходят единый путь — от регистрации прихода сотрудника до расчета заработной платы. Это сокращает ручной перенос информации, ускоряет закрытие расчетного периода и снижает риск расхождений между фактическим учетом и данными в 1С.
Аналитика и отчетность
Данные TARGControl можно использовать для оперативного контроля и анализа работы персонала. Система позволяет формировать отчеты по организации, отдельным филиалам, подразделениям и сотрудникам.
В отчетности доступны:
плановые и фактически отработанные часы;
присутствие сотрудников на объектах;
опоздания, ранние уходы и невыходы;
ночные, праздничные и сверхурочные часы;
переработки по сотрудникам и подразделениям;
распределение рабочего времени между филиалами;
динамика нарушений и других отклонений.
Данные можно выгружать в Excel и PDF, а также передавать через API в Power BI, Qlik и другие BI-системы. Это позволяет объединять показатели рабочего времени с данными о загрузке клиник, ФОТ и другими бизнес-показателями.
Реализованный проект: сеть медицинских центров «XXI век»
TARGControl используется в сети медицинских центров «XXI век», объединяющей более 30 объектов и свыше 600 врачей. Система помогает централизованно вести графики и учет рабочего времени сотрудников распределенной сети.
Помимо контроля явок и формирования табеля, в проекте используется WFM-планирование. При составлении графиков учитываются доступность врачей, места их работы и ограничения по времени.
Подробнее об умном планировании медицинского персонала — WFM-система для автоматизации Медицинского центра «XXI век».
Вывод
TARGControl объединяет в одной системе весь процесс управления рабочим временем медицинского персонала — от электронных графиков и WFM-планирования до регистрации явок, расчета фактически отработанных часов, формирования табеля и передачи данных в 1С и BI-системы.
После внедрения медицинская организация получает:
единый источник данных по графикам, явкам и фактически отработанному времени;
централизованный контроль персонала во всех филиалах;
автоматическое формирование табеля;
точный учет и распределение часов между подразделениями;
оперативное выявление невыходов, опозданий, переработок и других отклонений;
сокращение ручной работы и количества ошибок;
быструю передачу подтвержденных данных в бухгалтерию;
ускорение закрытия расчетного периода;
достоверные данные для управленческой аналитики и BI-отчетности.
В результате клиники и медицинские сети могут централизованно управлять рабочим временем персонала — планировать доступность врачей, контролировать фактическую занятость по филиалам и своевременно получать готовые данные для расчета заработной платы и отчетности.
