Для чего нужна WFM-система?

В этой статье мы рассказываем о планировании рабочих графиков сотрудников и том, как можно определить потребность в персонале, учитывая, с одной стороны, бизнес-показатели и данные кадровой службы, с другой.

На самом деле с WFM происходит ровно та же история, что и с любым другим решением по автоматизации. Придумывает систему тот, кто уже не в силах работать по-старому.

Пионерами стали колл-центры. Это происходило в 1980-е и быстро схватывалось отраслями, где:

• затраты на персонал составляют значимую часть расходов;
• правильная расстановка смен прямо влияет на выручку компании;
• все возможные конфигурации навыков, должностей и графиков сотрудников требуют уже качественно другого уровня управления.

Для таких компаний решение становится настолько очевидным, что выгоды от его использования на порядок перевешивают все возможные риски внедрения. В первых рядах оказываются франшизы и сетевые бизнесы с формализованными бизнес-процессами (отели, фастфуд), а также промышленные концерны с разветвлённой производственной базой.

Сегодня продолжает действовать правило: чем больше сотрудников и детальнее процессы – тем очевиднее выбор в пользу WFM. В этом плане логика за прошедшие 40 лет не поменялась.

Какие решения за это время появились?

Очень разные. Некоторые разработчики глубоко освоили нишу мотивации и обучения персонала, кто-то следовал концепции «люди как ресурсы» и разрабатывал специализированные программные модули для ERP-систем. А большие конгломераты компаний зачастую выбирали особый путь: не покупали готовое, а делали ПО «под себя» руками аутсорс-разработчиков.

Хорошая новость – на сегодняшний день на рынке представлено много решений. Сегодня они доступны не только корпорациям. И стоят такие продукты на порядок меньше, чем заказная разработка.

Как вы адаптировали решение под задачи локального рынка?

WFM от TARGControl вырос на фундаменте системы учёта рабочего времени. На момент начала разработки функционал продукта уже позволял фиксировать отработанное время, формировать табели в форме Т-13, готовить данные для расчёта зарплаты, учитывать ставку и позицию работника в иерархии компании и, благодаря интеграции с другими системами предприятия, анализировать эффективность персонала.

Нам оставалось решить две большие задачи:

• научить систему планировать рабочие графики;
• прогнозировать потребность в персонале на основе текущих бизнес-показателей или исторических данных.

Также в качестве базовых требований, а не сверхожиданий, наши клиенты просили сделать полноценную экосистему организации, где можно выстраивать рабочий график как конструктор, в реальном времени моделируя занятые и нераспределённые смены.

Вот так привычка заказчиков делать всё «по-своему» заставила нас переосмыслить всю концепцию WFM и выстроить логику работы ПО по-другому. В качестве полноценного элемента системы в ней появился линейный сотрудник. Теперь есть возможность настроить всё таким образом, чтобы он мог выбирать из предложенных смен, обозначал в системе доступное для работы время, видел предлагаемую стоимость работы.

Буквальная задача WFM от TARGControl – ускорить процесс планирования графиков, меняя инструмент планирования, но при этом не меняя привычки людей.

Говоря о привычках, мы, конечно же, вспоминаем текущие потребности бизнеса.

Планирование расписания – это проблема с многими переменными. С одной стороны, нужно учитывать плавающие графики, навыки сотрудников и подменный фонд, совместителей, ограничения трудового кодекса, больничные и отпускное время работника. С другой - есть оборот компании и покупательская активность, есть внутренняя бюрократия, система согласований и отчётности, есть качество обслуживания. Их всех нужно подружить.

В традиционной, неоцифрованной модели управления, контролировать все эти параметры приходится административному персоналу. А это… такой же работник: он тоже ошибается, одну и ту же задачу он тоже может выполнять за разное количество времени, ему тоже платится зарплата, у него тоже могут быть субъективные взгляды на эффективность, у него могут быть свои «любимчики» в коллективе.

В оцифрованной модели всё выглядит иначе. Расписание готовится без эмоций и гораздо быстрее, действия менеджмента оказываются на виду, потребность в персонале прогнозируется не на основе личных ощущений.

Как мы освобождаем время на продуктивную работу

WFM-система избавляет от рутины менеджеров среднего звена. Она позволяет:

• построить или спрогнозировать рабочий график;
• распределить смены между сотрудниками;
• одобрить или отклонить запрос сотрудника выйти вне стандартного графика;
• точечно корректировать расписание в случае непредвиденных ситуаций.

Взаимодействие с персоналом превращается в простой порядок действий. В случае с планированием смен система быстро распределяет их по доступным сотрудникам с нужными навыками. В случае с прогнозированием графиков на основе исторических данных (например, на основе количества чеков или оборота в аналогичный период) система ещё и создаёт необходимые смены вместо администратора, т.е. распознаёт, каким количеством сотрудников может быть заработано аналогичное количество денег или обслужено соразмерное количество посетителей.

Действия в модуле планирования: вручную создается необходимое количество смен > система распределяет их на доступных сотрудников соответствующей квалификации>>сотрудник получает уведомление о назначенной ему смене в мобильном приложении TARGControl или другом заданном вами канале связи. При этом настройки планирования могут учитывать ограничения законодательства или ваших локальных НПА.

Действия в модуле прогнозирования: выбрать набор данных, на которых будет строиться прогноз > система распределет созданные смены на доступных сотрудников соответствующей квалификации>>сотрудник получает уведомление о назначенной ему смене в мобильном приложении TARGControl или другом заданном вами канале связи.

Прогнозирование как элемент системы

Есть два массива данных, на которых мы можем делать свой прогноз. Первый и обязательный из них – это данные о рабочих графиках, которые вы строили до использования TARGControl.

Второй (как правило, речь про данные из кассового ПО) позволит улучшать прогнозирование на основе бизнес-показателей, таких как товарооборот, количество чеков за час или любых других. Главное, чтобы они коррелировали с загрузкой персонала.

Есть KPI, есть процессное управление, а есть уважительное отношение к людям…

К счастью, эту фразу можно услышать разве что в семейном или малом бизнесе. Как видим, Workforce management про обратную ситуацию – про управление на основе данных.

Свяжитесь с нами, когда захотите делать так же.

Мы как минимум расскажем про все возможные настройки, которые вам подойдут.