WFM-система что это такое?

Система WFM (Workforce Management) — это программное обеспечение, созданное для автоматизации управления персоналом и учета рабочего времени. Она включает в себя набор инструментов и функциональных возможностей, направленных на качественное планирование численности и загруженности персонала на основе прогнозируемого спроса.

Для чего нужны WFM-системы? Если коротко, то WFM-системы нужны для оптимизации персонала и графиков работ. То есть, чтобы необходимое количество сотрудников находилось на нужных позициях в нужное время.

Еще WFM нужны для того, чтобы не планировать потребность в персонале на основе субъективного опыта или разбросанных данных из кассовых аппаратов. Чтобы не составлять графики работ вручную, хранить в excel и вывешивать их в бумажном виде. Чтобы быстро находить замену не вышедшим сотрудникам, используя Биржу Смен. Все процессы, включая прогнозирование, планирование, табелирование, составление графиков, автоматизированы и управляются электронно, избавляя от бумажной работы и ошибок.

Как работает система WFM

Первым и основным компонентом WFM-систем является сбор и анализ данных. Эти системы аккумулируют информацию о рабочем времени, производительности, отпусках и других аспектах управления персоналом. На основе собранных данных проводятся аналитические расчеты и прогнозы, что позволяет организациям более точно понимать потребности в своей рабочей силе.

Следующим важным элементом является прогнозирование и планирование. WFM-системы используют алгоритмы и модели для предсказания потребностей в персонале и составления оптимальных графиков. Это позволяет заранее определить, сколько сотрудников потребуется в разные периоды времени. Такой подход помогает избежать дефицита или избытка кадров.

Автоматизация процессов — ещё один значимый аспект WFM-систем. Они упрощают рутинные задачи, такие как составление графиков и учет рабочего времени, минимизируя вероятность ошибок и экономя драгоценное время менеджеров. Автоматизация не только повышает точность данных, но и освобождает сотрудников для выполнения более стратегических задач.

Гибкость и адаптивность также играют важную роль в функционировании WFM-систем. Они могут быть настроены под специфические потребности компании, учитывая отраслевые особенности, требования законодательства и внутренние правила.

Кроме того, мобильность и доступность становятся неотъемлемыми чертами современных WFM-систем. Мобильные приложения и веб-интерфейсы позволяют сотрудникам и менеджерам получать доступ к графикам, указывать свои предпочтения по работе, брать доп. смены или изменять свои данные в любое время и в любом месте.

Функции WFM

Прогнозирование спроса.

WFM-система анализирует данные о предыдущей деятельности (чеки, продажи) зачастую посредством интеграции с вашими системами (например, кассовое ПО) и другие факторы (погода, выходные дни) и соотносит с возможностями персонала для прогнозирования будущего спроса на трудовые ресурсы, что помогает оптимизировать количество сотрудников в различные периоды времени.

Планирование персонала.

WFM-программа планирует потребность в численности персонала на основе WFM аналитики данных. Что такое WFM аналитика данных? Это анализ трудовой деятельности компании: графиков работ персонала, количества смен и рабочих часов, учет выходных и праздничных дней, квалификации и календарных событий сотрудников и многое другое.

Составление графиков работы.

Программа WFM позволяет автоматически создавать гибкие рабочие графики с учетом различных факторов: прогноза спроса, предпочтений (указываются в приложении сотрудниками самостоятельно), навыков и квалификации персонала, а также соответствие нормам труда и законодательству.

Биржа смен.

Большинство систем WFM имеют Биржу смен, позволяющую как сотрудникам, так и менеджерам быстро находить замену на смены и обмениваться ими, что обеспечивает гибкость и оперативность в управлении графиками.

Контроль за нормой рабочих часов.

Системы WFM могут отслеживать рабочее время, обеспечивая соблюдение норм труда и правил предоставления отдыха и перерывов.

Учет оплаты труда.

WFM включает в себя функции учета расчетов по оплате труда, автоматизируя процессы, связанные с расчетом заработной платы сотрудников.

Мониторинг и аналитика.

Функции WFM аналитики предоставляют возможности мониторинга рабочего времени и выполнения плана в реальном времени для эффективного планирования рабочего времени. Вы легко можете обратиться к сводке, где будет видна численность персонала на месте, количество нарушений (к примеру, неявок), время опозданий и другое.

Интеграция с другими системами.

WFM-система с интеграцией 1С, SAP и другими системами предприятия, такими как системы управления клиентскими отношениями (CRM), системы учета ресурсов предприятия (ERP) и другие способствует повышению производительности и снижению издержек.

WFM-график

WFM-график — это расписание, созданное с использованием систем управления рабочей силой (WFM), которое оптимизирует распределение сотрудников по сменам на основе прогнозируемых потребностей бизнеса, доступности работников и их квалификации.

Вот некоторые ключевые аспекты WFM графика в TARGControl:

Оптимизация расписания. Главная цель WFM-графика - создание оптимального расписания работы, учитывая прогноз спроса на трудовые ресурсы и квалификацию сотрудников. Это не просто про распределение рабочего времени, а про эффективность планирования и управления персоналом.

Гибкость графика. Графики WFM обычно разрабатываются, чтобы соответствовать потребностям бизнеса и предпочтениям сотрудников. Гибкие графики позволяют учитывать индивидуальные предпочтения и обеспечивают баланс между доступностью персонала и требованиями предприятия.

Цветовое кодирование. Визуальный язык WFM для различия типов смен, отпусков, перерывов и других важных аспектов делает восприятие информации быстрым и легким.

Мобильное приложение. Наша система WFM предоставляет мобильное приложение на андроид/айфон, что делает графики доступными для сотрудников – все под рукой, где бы ты ни был.

Мониторинг рабочего времени. Функция мониторинга в реальном времени позволяет руководителям отслеживать выполнение графика, вносить изменения при необходимости и реагировать на неожиданные события, такие как неявка сотрудника.

Учет сезонных колебаний. Workforce Management учитывает сезонные колебания в объеме работы, что особенно важно для отраслей, где спрос может сильно изменяться в различные периоды года.

Уведомления и оповещения. Наши WFM решения поддерживают функции автоматизированных уведомлений и оповещений, напоминающих сотрудникам о предстоящих сменах, изменениях в графике и других событиях.

WFM-графики не просто отражают распределение времени сотрудников, но и являются стратегическим инструментом для оптимизации бизнес-процессов, управления персоналом и повышения производительности.

Отрасли применения WFM

Входных требований у проекта внедрения WFM окажется не так уж и много, если идти от проблемы. Для этого давайте вспомним, что может быть важно при планировании расписания сотрудников.

Ритейл – в силу сезонности – крайне важно учитывать историю продаж и строить графики не на основе ощущений и памяти управляющего магазином.

HoReCa (Хорека) – актуально учитывать количество чеков и пики покупательской активности, «закрывать» эти пики доступным и подходящим по навыкам персоналом.

Для производства – актуально всё то же, но добавляется своя специфика. Там участков и работников производства в разы больше, соответственно, риски простоя из-за некорректного планирования тоже выше.

А у колл-центров часто ситуация обратная – там важно не допустить переработок (оставаться в рамках ТК) и в то же время соблюсти общий баланс часов между работниками.

В последнее время системы Workforce Management становятся ключевыми инструментами для компаний, стремящихся оптимизировать управление персоналом и повысить операционную эффективность. Чтобы выяснить, подходит ли WFM TARGControl для вашей компании, забронируйте демо с нашими менеджерами - отправить заявку.