Планирование численности персонала в ритейле

Планирование численности персонала в магазине — это процесс определения оптимального количества сотрудников для обеспечения стабильной работы торговой точки.

Недостаток сотрудников может привести к потере клиентов и сбоям в операциях, тогда как профицит — к избыточным затратам на фонд оплаты труда.

Качественное планирование численности персонала в магазине — это сбалансированное управление ресурсами, при котором каждый сотрудник задействован эффективно, а магазин стабильно справляется с любыми нагрузками — от будней до пиковых сезонов.

Почему это важно?

Грамотное планирование позволяет избежать как дефицита персонала, так и его избытка, что в свою очередь снижает издержки на оплату труда и обеспечивает высокий уровень обслуживания покупателей.

Почему это сложно?

Процесс планирования численности персонала требует учета множества переменных: операционной нагрузки, графика работы, сезонных колебаний, норм трудового законодательства, бюджета и индивидуальных характеристик магазина.

Рассмотрим подробнее, как происходит планирование численности персонала поэтапно.

Как происходит планирование численности персонала в магазине

1. Оценка формата и типа магазина
Первый шаг — определение типа торговой точки. Бутик, супермаркет, гипермаркет, магазин у дома — каждый из этих форматов требует разного подхода к организации труда. Учитываются:

• Торговая площадь.
• Количество касс.
• График работы (дневной/круглосуточный).
• Число отделов и зон обслуживания.

2. Анализ бизнес-процессов и нагрузки
Далее проводится анализ ключевых операций: приемка товара, выкладка, консультирование, работа на кассе, уборка. По каждому процессу определяется средняя трудозатратность:

• Сколько времени тратится на выполнение той или иной задачи.
• Сколько таких операций происходит в день/неделю. Это позволяет рассчитать базовую потребность в персонале по функциям.

3. Учет времени пиковой и низкой нагрузки
Ритейл работает в условиях неравномерной загруженности. Необходимо учитывать:

• Часы пик (например, вечерние часы, обеденное время, выходные).
• Сезонные колебания (праздники, акции, лето/зима). Планирование должно предусматривать дополнительную численность в периоды повышенного спроса и оптимизацию в низкие сезоны.

4. Расчет численности по нормативам
На основании данных о трудозатратах и нагрузке формируется расчетная численность:

• Используются внутренние нормативы (например, «1 кассир на 150 чеков в смену»).
• Иногда — отраслевые стандарты или данные франшизы.
• Итог — таблица потребности по ролям: продавцы, кассиры, кладовщики, администраторы.

5. Учет трудового законодательства и графиков
При расчете численности учитываются ограничения по ТК:

• Максимальная продолжительность рабочей недели.
• Количество выходных.
• Перерывы и ночные смены.
• Также закладывается резерв на замены (отпуска, болезни, обучение).

6. Формирование штатного расписания
На основании расчетов составляется проект штатного расписания с числом ставок по каждой должности. Обычно предусматриваются:

• Основной состав.
• Резерв (подменные сотрудники, стажеры).

7. Согласование с бюджетом
Финальный шаг — проверка соответствия планируемой численности фонду оплаты труда. Возможна корректировка графиков или сокращение нагрузки для соблюдения бюджета.

Планирование численности персонала в магазине — это многокомпонентный и трудоемкий процесс, требующий комплексного подхода и глубокого анализа. Важно не только учитывать множество переменных, но и уметь работать с большим объемом данных.

Особенности и минусы традиционного подхода:

1. Использование «ручных» инструментов
Чаще всего планирование ведется в Excel, Google-таблицах или вообще на бумаге. Менеджер самостоятельно составляет графики и оценивает потребность в персонале по неделям или месяцам.
Сложности:
1) Нет встроенных проверок на соблюдение ТК.
2) Высокий риск ошибок при расчётах.
3) Ограниченные возможности для анализа.

2. Оценка нагрузки «на глаз»
Расчет потребности в сотрудниках часто делается исходя из субъективного опыта: «обычно хватает 3 продавцов на вечер» или «в праздники всегда нужно больше людей».
Сложности:
1) Отсутствие точных данных по трафику и загрузке.
2) Невозможно спрогнозировать пики спроса.
3) Часто либо нехватка, либо переизбыток персонала.

3. Зависимость от человеческого фактора
Процесс полностью зависит от одного или нескольких менеджеров, обладающих опытом и знанием ситуации. Если сотрудник уходит или ошибается — система рушится.
Сложности:
1) Нет прозрачности и стандартизации.
2) Ошибки в графиках, переработки, нарушения ТК.
3) Сложно масштабировать процесс в сети магазинов.

4. Несогласованность между отделами
Графики и табели существуют отдельно от менеджеров, кадров и бухгалтерии. Это порождает дублирование данных, ручной ввод и расхождения в расчетах зарплаты.
Сложности:
1) Увеличение нагрузки на админ. персонал.
2) Ошибки в расчетах.
3) Потеря времени на сверки и корректировки.

Традиционно качественное планирование в рознице сильно зависит от человеческого фактора — опыта, интуиции и аналитических способностей конкретного специалиста. Это делает процесс уязвимым: от ошибок до субъективных решений.

Именно поэтому все больше компаний задумываются об автоматизации планирования численности. Это позволяет снизить влияние человеческого фактора, повысить точность расчетов и оперативно адаптироваться к изменениям спроса. В следующем разделе рассмотрим, как это можно реализовать с помощью цифровых инструментов и WFM-систем.

Автоматизация планирования персонала с WFM

Система WFM (Workforce Management) — это система управления персоналом, которая планирует оптимальную численность персонала на основе прогнозирования спроса, которая осуществляется за счет анализа исторических данных.

Основные возможности WFM-систем для ритейла:

1. Прогнозирование спроса.
   
2. Расчет оптимальной численности персонала.
   
3. Автоматизированное составление графиков.
   
4. Учет и контроль рабочего времени.
   
5. Быстрая замена сотрудников через биржу смен.
   
6. Подробная аналитика и отчетность.
   
7. Интеграция с другими системами.

Как работает планирование численности персонала с WFM-системой

Рассмотрим подробнее работу WFM-системы на примере TARGControl.

1. Сбор и анализ данных
Система собирает исходные данные:

🔹 История продаж и чеков (для оценки трафика).
🔹 Периоды сезонной активности (праздники, акции).
🔹 Планы поставок и маркетинговых мероприятий.
🔹 Доступность сотрудников, их навыки и ставки.

На основе этих данных строится прогноз будущей рабочей нагрузки по дням и часам.

2. Прогнозирование потребности
WFM рассчитывает, сколько сотрудников и с какими навыками потребуется для выполнения прогнозируемого объема работ в каждый час, день и неделю. Учитываются:

🔹 Нормативы (например, «1 кассир на 100 чеков/час»).
🔹 Пиковые и «тихие» часы.
🔹 Особенности конкретного магазина.

3. Планирование сменных графиков
Система формирует графики работы сотрудников:

🔹 С учетом трудового законодательства (перерывы, ночные часы, выходные)
🔹 Индивидуальной доступности работников
🔹 Распределения по ролям (кассиры, продавцы, кладовщики)

В результате создаются оптимизированные смены, обеспечивающие полное покрытие рабочей нагрузки без переработок и простоев.

4. Публикация и согласование графиков
Графики публикуются в личных кабинетах сотрудников или мобильном приложении. Сотрудники могут:

🔹 Просматривать свои смены заранее.
🔹 Запрашивать замены.
🔹 Участвовать в бирже смен (обмен или подработка).

Руководство получает уведомления об изменениях и может оперативно реагировать на неявки или сбои.

5. Учет и контроль рабочего времени
Во время смены система отслеживает:

🔹 Время начала и окончания работы.
🔹 Факт присутствия на рабочем месте (по геолокации, QR, PIN и т.д.).
🔹 Отклонения от графика.

Все данные автоматически фиксируются и попадают в систему.

6. Автоматизация табелей
На основе фактических данных WFM формирует табели учета рабочего времени с возможностью интеграции в бухгалтерские системы.

7. Аналитика и отчетность
Система предоставляет подробные отчеты:

🔹 По отработанным часам и переработкам.
🔹 По точности планирования и соблюдению графиков.
🔹 По эффективности конкретных сотрудников и магазинов.

Это позволяет оценивать управленческие решения и корректировать подход к планированию.

Итоги WFM-автоматизации планирования персонала

🔹 Повышение точности прогнозирования
Система анализирует историю продаж, трафик, сезонность, маркетинговые события и рабочие стандарты, чтобы точно определить потребность в персонале на каждый день и час. Это особенно важно в ритейле с его колебаниями спроса и частыми пиковыми нагрузками.

🔹 Гибкость в управлении сменами
WFM позволяет создавать, редактировать и публиковать смены за считанные минуты. Учитываются больничные, отпуска, выходные и доступность сотрудников. Руководство оперативно реагирует на любые изменения, а сотрудники заранее видят свой график.

🔹 Снижение нагрузки на менеджеров и HR
Система автоматизирует составление графиков, учет переработок, табелирование и контроль нарушений. Это минимизирует ошибки, снижает зависимость от человеческого фактора и освобождает время менеджеров и кадрового отдела для более важных задач.

🔹 Биржа смен и мобильность
Сотрудники могут сами обмениваться сменами, подавать заявки на подработки и реагировать на открытые смены. Это обеспечивает гибкость, повышает вовлеченность персонала и помогает оперативно закрывать кадровые «дыры» в магазинах.

🔹 Снижение ошибок
Автоматизация процессов учета рабочего времени исключает ручные ошибки, упрощает расчет заработной платы, минимизирует переработки и позволяет контролировать соответствие Трудовому кодексу.

🔹 Оптимизация затрат на персонал
Благодаря точному планированию удается избежать как избыточного штата, так и нехватки сотрудников. Это позволяет рационально использовать фонд оплаты труда без лишних расходов.

🔹 Рост производительности
Прозрачность смен, четкий контроль за их выполнением и быстрые реакции на изменения повышают выработку на одного сотрудника. Магазин работает стабильно даже в условиях высокой нагрузки и пиковых продаж.

🔹 Цифровая прозрачность и аналитика
WFM предоставляет детализированную аналитику: от отработанных часов и неявок до эффективности каждого сотрудника и магазина. Это дает менеджерам мощный инструмент для принятия решений на основе данных.

🔹 Интеграция с ERP, HRM и POS-системами
Система легко встраивается в существующую IT-инфраструктуру, передаёт табели и рабочее время в бухгалтерию, объединяется с кадровым и POS-учетом — обеспечивая сквозную автоматизацию.

Таким образом, WFM — это не просто автоматизация рутинных операций, таких как составление графиков или формирование табелей. Это инструмент комплексной оптимизации процессов управления персоналом, который позволяет: снизить затраты на фонд оплаты труда, повысить производительность сотрудников и обеспечить стабильное качество клиентского сервиса даже в пиковые периоды.

Если вы хотите вывести управление персоналом в магазине на новый уровень, то у нас есть готовое решение — WFM TARGControl.