Немногие руководители предприятий задумываются о том, сколько организации по итогу может стоить простой выход сотрудника в рабочее время за пределы предприятия. И неважно связано это с потребностью уйти по уважительным причинам, или с производственной необходимостью работы за пределами предприятия, или с тем, что сотрудник просто решил раньше уйти с работы. Речь в этой статье пойдет про то, как можно минимизировать потери времени у ряда сотрудников, которые будут задействованы в процессе согласования (это сам подчиненный, его руководитель, служба охраны, сотрудники отдела кадров и т.д.).
Сложно оценить, как много времени необходимо для составления, подписания и согласования разного рода заявлений, приказов и их последующего учета при составлении табелей для начисления заработной платы. Но факт остается фактом — вместо выполнения основных обязанностей сотрудники тратят время на рутинную работу с бумагами.
Задумайтесь, как этот процесс организован в вашей организации, сколько сотрудников в нем задействовано, как происходит документооборот и сколько это может стоить… И сравните с тем, как это может быть.
Описание процесса согласования*
*Данное описание будет актуально для предприятий с организованным контрольно-пропускным режимом (при помощи СКУД или без) и охраной на проходных. Также на предприятии должны быть установлены терминалы УРВ либо устройства с приложением TimePad, интегрированные с системой TARGControl.
- При необходимости покинуть предприятие в рабочее время сотрудник выбирает событие типа «Увольнительная» (это может быть ранний уход, отгул и т.п.) на ближайшем к рабочему месту планшете TimePad (либо терминале УРВ).
- В этот момент руководитель получает уведомление о необходимости согласовать данное событие посредством сообщения в Telegram / по электронной почте.
- Руководитель согласовывает данное событие в веб-версии системы TARGControl либо на своем смартфоне через приложение TARGControl.
- На проходной охранник, имеющий доступ к чтению раздела «Согласование», находит данного сотрудника в системе и проверяет, согласован ли ранний уход. При подтверждении согласования позволяет сотруднику покинуть рабочее место.
- В зависимости от настроек события доступа, временной интервал события (Ранний уход, Увольнительная и т.п.) может считаться как рабочим, так и не рабочим. После согласования события это отразится в табеле сотрудника и во всех отчетах.
Необходимые настройки
Организация подобного процесса при помощи системы TARGControl не требует сложных настроек и состоит из 3-х шагов:
Шаг 1. В систему вносятся события типа “Увольнительная” и указывается, что оно требует согласования (Администрирование → События → Типы событий → Добавить).
Шаг 2. Руководителями настраиваются уведомления о появлении событий, требующих согласования (Администрирование → Уведомления → Добавить → Согласование).
Шаг 3. Аккаунтам охранников на проходной дается право на чтение раздела “Согласование” в системе TARGControl (Администирование → Учетные записи).
После внесения всех вышеописанных изменений вы сможете автоматизировать процесс согласования увольнительных и избежать ненужной работы с документами.
