Автоматизация учета рабочего времени и табеля водителей

Автоматизация учета и табеля водителей

Водители городского транспорта, сервисных компаний, складов или строительных организаций большую часть смены проводят вне офиса. Из-за этого фактическое рабочее время часто фиксируется по путевым листам, данным диспетчера и отчетам самих сотрудников. Информация поступает с задержкой, а подготовка табеля превращается в ручную сверку нескольких источников.

Автоматизированная система учета позволяет связать график, фактические отметки, рейсы, отклонения и табель в одном процессе.

Почему учитывать рабочее время водителей сложнее

Рабочий день водителя не всегда совпадает со временем движения автомобиля. В смену могут входить:

• предрейсовый осмотр и получение задания;

• подготовка и проверка автомобиля;

• погрузка или ожидание пассажиров;

• движение по маршруту;

• ожидание на объекте;

• перерывы;

• заправка, мойка и обслуживание;

• возвращение автомобиля и закрытие смены.

GPS-трекер показывает местоположение и движение транспортного средства, но не дает полной информации о занятости сотрудника. Автомобиль может стоять, пока водитель выполняет рабочую задачу, ожидает допуска на объект или оформляет документы. Возможна и обратная ситуация: машина движется, но за рулем находится другой сотрудник.

Поэтому для корректного табеля необходимо отдельно фиксировать личность водителя, начало и окончание его работы, перерывы, назначенные задания и причины отклонений.

Основные проблемы ручного учета водителей

→ Данные хранятся в разных системах. 

Графики, маршруты, GPS-данные и кадровые события приходится вручную сопоставлять при подготовке табеля.

→ Фактическое время определяется приблизительно

В табель часто попадают плановые часы без учета опозданий, задержек, ранних уходов и замен.

→ Отклонения обнаруживаются слишком поздно

Невыходы, переработки и незакрытые смены нередко выявляются только при закрытии табеля.

→ Причины переработок остаются неясными

Без план-фактного учета сложно отличить дополнительную нагрузку от простоев, задержек и ошибок планирования.

→ Табель приходится корректировать

Несвоевременные отметки и данные о заменах задерживают закрытие периода и повышают риск ошибок в расчете зарплаты.

Автоматизация учета, графика и табеля водителей в TARGControl

TARGControl — WFM-система планирования и учета рабочего времени. Она позволяет составлять графики водителей с учетом загрузки, доступности сотрудников и требований ТК, фиксировать начало и окончание смен, автоматически формировать табели и передавать их в 1С. 

Как это работает:

1. Загрузка сотрудников и кадровых данных

Из 1С в систему учета передаются:

• сотрудники и подразделения;

• должности и ставки;

• нормы рабочего времени;

• графики;

• отпуска, больничные и другие кадровые события;

• действующие допуски и квалификации.

2. Отпуска и события табеля

В системе ведутся отпуска, больничные, командировки, отгулы и другие события табеля. Данные могут поступать из 1С или вноситься ответственными сотрудниками непосредственно в TARGControl.

При составлении графика система учитывает отсутствия и не позволяет назначить водителя на смену в период его недоступности. Все события отражаются в табеле соответствующими обозначениями.

3. Учет справок и инструктажей водителей

В TARGControl ведутся данные о медицинских справках, водительских удостоверениях, допусках и пройденных инструктажах. Система контролирует сроки их действия и заранее предупреждает ответственных о необходимости продления документа или повторного прохождения инструктажа.

4. Планирование смен

Руководитель или диспетчер формирует график с учетом потребности в водителях, доступности сотрудников и установленных ограничений. Система показывает:

• сколько водителей требуется на каждую смену;

• какие смены остаются незакрытыми;

• кто находится в отпуске или недоступен;

• у кого может возникнуть превышение нормы;

• какие сотрудники обладают необходимыми квалификациями.

Если работа организована по заявкам, смены можно планировать с учетом ожидаемого количества маршрутов, выездов или транспортных заданий.

5. Регистрация начала и окончания работы

Способ отметки выбирается в зависимости от организации работы.

Мобильное приложение. Водитель отмечает начало и окончание смены со смартфона. Вместе с событием сохраняются время и координаты. Геозона позволяет проверить, выполнена ли отметка на нужной территории.

Android-планшет или смартфон. Устройство устанавливается в диспетчерской, на проходной или в автомобиле. Водитель отмечает начало и окончание смены по PIN-коду, QR-коду или RFID-карте, а фотофиксация подтверждает личность сотрудника.

6. Контроль смены

В течение рабочего дня система сопоставляет график и фактические события. Руководитель в режиме реального времени видит:

• опоздания и невыходы;

• раннее окончание смены;

• выходы вне графика;

• превышение продолжительности смены;

• замены водителей;

• отсутствие обязательных отметок.

Водитель или диспетчер указывает причину отклонения, а ответственный руководитель подтверждает либо корректирует фактическое время. В системе сохраняется история изменений: кто, когда и на каком основании скорректировал данные.

7. Автоматический табель водителей

После проверки система рассчитывает отработанные интервалы и формирует табель по сотрудникам и подразделениям. Согласованные данные передаются в 1С для дальнейшего расчета заработной платы.

8. Отчеты и аналитика

TARGControl формирует отчеты по рабочему времени водителей, соблюдению графиков и кадровым отклонениям. Руководитель может анализировать:

• плановые и фактические часы;

• опоздания, невыходы и ранние уходы;

• переработки и недоработки;

• работу в выходные и праздничные дни;

• отпуска, больничные и другие события табеля;

• изменения и ручные корректировки;

• сроки действия справок, допусков и инструктажей.

Отчеты можно формировать по сотрудникам, подразделениям и периодам, а также передавать данные в BI-системы.

Если коротко, то выглядит это так:

1. Из 1С загружаются сотрудники, структура, нормы и кадровые события.

2. Руководитель формирует график и распределяет водителей по сменам.

3. Сотрудники знакомятся с графиком в личном кабинете или мобильном приложении.

4. Начало и окончание работы фиксируются через Android-планшет или приложение с геолокацией.

5. Система автоматически сопоставляет график и фактические отметки.

6. Диспетчер и руководитель проверяют отклонения и указывают их причины.

7. На основании подтвержденных интервалов формируется табель.

8. Итоговые данные передаются в 1С.

Пример рабочего процесса

Построение графиков в TARGControl может быть автоматическим — на основе загруженного плана отгрузок или производственного плана (интеграция с WMS, ERP или MES), либо статическим — когда графики заранее утверждены и ведутся электронно с фиксацией событий.

Далее диспетчер проверяет график, при необходимости вносит точечные правки и утверждает. Одному из водителей назначается смена с 8:00 до 17:00. В 7:52 он проходит идентификацию на планшете в диспетчерской, получает автомобиль и транспортное задание. После загрузки машина выезжает со склада в 8:20.

Из-за задержки при разгрузке на последней точке водитель возвращается на базу в 18:05 и закрывает смену в 18:17. Система фиксирует превышение графика на 1 час 17 минут. Диспетчер указывает причину отклонения, а руководитель проверяет и подтверждает дополнительное время.

Согласованные часы автоматически попадают в табель, при этом сохраняются исходные отметки и история корректировок. Без автоматизации пришлось бы вручную сопоставлять график, путевой лист, GPS-данные и пояснения диспетчера.

Вывод

Автоматизация учёта водителей меняет сразу два ключевых процесса — построение графиков и формирование табеля.

График может автоматически строиться на основе плана отгрузок (с интеграцией с WMS или TMS) или вестись электронно как утверждённое расписание. В обоих случаях система становится единым центром данных: здесь и плановые смены, и фактические отметки, и все отклонения. Вместо ручного сбора информации из разных углов — один источник правды.

Гибкость настройки. Логика работы полностью адаптируется под правила предприятия. Можно задать:

• собственные нормы учёта сверхурочных;

• порядок подтверждения замен;

• допустимые границы отклонений;

• алгоритмы расчёта ночных и праздничных часов.

Система не навязывает шаблоны — она подстраивается под внутренние регламенты.

Табель — главный результат. Формируется быстрее и, что важнее, отражает фактическое, а не плановое время. Невыходы, опоздания, переработки и их причины фиксируются в моменте, а не всплывают при закрытии периода. Никаких ручных правок, никаких расхождений между графиком и путевым листом.

Отчёты для управления. Руководитель получает доступ к план-фактному анализу, статистике переработок по каждому водителю, детализации отклонений с разбивкой по причинам. Это позволяет не просто констатировать факты, а понимать их природу и принимать решения на основе данных, а не догадок.

Итог для учёта. В бухгалтерию попадают уже проверенные и согласованные часы — без сюрпризов, без необходимости перепроверять каждую цифру. К закрытию периода есть готовый табель, а не набор разрозненных файлов для очередной сверки.