• Количество обьектов: 90+
• Сотрудники: 360+
• Задача: Учет рабочего времени
• Идентификация: RFID, PIN-код
• Дополнительно: Банковская карта в качестве карты доступа

Пока твоя компания небольшая и все на виду, контроль работы сотрудников не представляет определенной сложности. Ты всегда находишься рядом, все видишь своими глазами и в случае необходимости оперативно влияешь на ситуацию. Именно в самом начале пути выстраиваются максимально эффективные процессы, а производительность труда сотрудников одна из самых высоких. По мере роста любая компания (собственники и руководство) подходит к такой точке своего развития, когда прежние методы и инструменты перестают работать, а эффективность начинает снижаться, и ты начинаешь терять деньги. Во многом это объясняется снижением степени контроля и падением уровня первоначально заложенной трудовой дисциплины.

Растет количество сотрудников, появляется все больше руководителей, каждый из которых обладает своим характером, привычками, интересами и видением ситуации, зачастую отличными от видения первых лиц компании. Кто-то не хочет вступать в конфликт со своими подчиненными, кто-то закрывает глаза на какие-то нарушения регламентов, считая их неважными, а кто-то и вовсе, считая, что руководство находится далеко и ничего не увидит, начинает извлекать из чужого бизнеса личную выгоду: получать деньги за несуществующих работников, использовать их труд в личных целях и прочее.

Дисциплина – это один из базовых принципов управления, важность которого многие просто недооценивают, считая, что важен результат работы, а не факт того, что твои сотрудники приходят на работу вовремя.

В первую очередь важен результат работы, но что делать, если сотрудники не придерживаются базовых правил, а их нарушение не приводит ни к каким последствиям? Где гарантии того, что вы можете положиться на них в части выполнения других более важных обязательств? Дисциплина не предполагает выбора — она предполагает, что есть свод правил, обязательных к исполнению. Важность и влияние дисциплины на результат очень хорошо понимали еще в древнем Риме, когда в VI-V веке до н.э. организовали сильнейшую армию мира, а применимо к бизнесу - уже в ХIХ веке, когда появилось понятие дисциплина труда, которая в скором времени была выделена в отдельный принцип управления бизнесом.

Задачи

Перед многими бизнесами рано или поздно возникает задача организации и автоматизации контроля трудовой дисциплины сотрудников, работающих на удаленных объектах, и борьба с “мертвыми душами”. Аналогичная проблема стояла и перед дверной компанией “Юркас”, в головном офисе которой хотели видеть, что происходит на удаленных объектах. Все ли сотрудники, которые числятся в штате, регулярно присутствуют на рабочих местах? Кто, как часто и какие нарушения допускает? К каким потерям оплачиваемого рабочего времени приводят эти нарушения?

Ответы на все эти и многие другие вопросы были получены после внедрение системы учета рабочего времени и управления персоналом TARGControl.

Предложенное решение

Перед стартом проекта мы сделали нашим будущим партнерам презентацию функционала продукта и возможных способов построения системы. Из предложенных вариантов выбор был сделан в пользу решения, которое требовало минимальных инвестиций в оборудование и монтаж. “Юркас” предпочли вариант, где в качестве устройств идентификации применяются обычные смартфоны на базе Android совместно с карточными считывателями TC EM3. Для удобства сотрудников клиенты пожелали использовать в качестве пропуска банковскую карточку, что также предотвратило бы ее передачу третьим лицам.

Прим.: стоит отметить, что данное решение является полностью безопасным, а компания TARGControl не располагает персональными данными владельцев карт, для регистрации и считывания система использует лишь часть информации, имеющейся на карте.

В филиалах, где использование карт не предусмотрено, сотрудники “отмечаются”, вводя персональный PIN-код. Также в TARGControl возможна дополнительная фотоверификация: фото, сделанное устройством в момент идентификации, сверяется с фотографией владельца карты или кода, загруженной в систему ранее. Этот комплекс мер делает решение надежным, несмотря на невысокую стоимость, и защищает от обмана со стороны недобросовестных сотрудников.

Реализация

Поскольку принцип работы системы достаточно прост, а в качестве устройств идентификации были выбраны смартфоны, то в компании “Юркас” смогли самостоятельно развернуть систему на своих объектах. В начале в качестве теста TARGControl был внедрен в головном офисе, а затем постепенно были подключены остальные объекты. При этом по проекту компания несла минимальные инвестиционные риски:

1. Малые затраты на оборудование: выбрали и купили бюджетные смартфоны, самостоятельно установили на них из Google Play бесплатное приложение TARGControl Timepad и получили надежные устройства для идентификации сотрудников.
2. Отсутствие затрат на покупку программного обеспечения: бесплатно протестировали систему и оплатили подписку на использование web-сервиса в течение одного месяца. По прошествии месяца приняли решение: полезен ли сервис, выполнил ли он свои функции? Если да - услуги оплачиваются дальше, нет - перестали платить и забыли.

Принцип работы системы следующий:

1. Клиент регистрируется в системе и получает доступ к личному кабинету в облаке;
2. На объектах устанавливаются устройства (планшеты, смартфоны) для идентификации сотрудников;
3. В систему заносятся данные сотрудников и заполняются их графики работы, а также добавляются устройства идентификации;
4. Сотрудники перед началом и окончанием работы отмечаются на устройствах;
5. Система обрабатывает разрозненные данные и отображает их в виде общей сводки и отчетов, отправляет уведомления, делает рассылки и т.д. Клиент может просматривать аналитику в любом месте с любого устройства в веб-версии системы, а также в мобильном приложении TARGControl (доступно на Android и iOS).

В “Юркас” решили не только закрыть вопрос контроля трудовой дисциплины сотрудников, но и автоматизировали процесс формирования табелей учета рабочего времени и начисления заработной платы, своими силами интегрировав программу TARGControl с программой 1С.

Преимущества TARGControl

C 2008 года более 120 компаний из Беларуси, России, Украины и стран Балтии успешно внедрили и используют систему TARGControl.

Внедрение решения TARGControl сэкономит до 12% ваших расходов на персонал, позволив Вам:

• контролировать трудовую дисциплину ваших сотрудников и видеть ситуацию в режиме реального времени как по организации в целом, так и в любом подразделении на любом географически удаленном объекте;
• организовать автоматический учет рабочего времени сотрудников и при необходимости не оплачивать фактически не отработанное время;
• существенно упростить процесс и уйти от бумажного документооборота при составлении и изменении графиков работ, а также автоматизировать процесс ознакомления с ними ваших сотрудников;
• автоматизировать процесс формирования и согласования табелей рабочего времени и их выгрузку в вашу учетную систему;
• анализировать статистику по предприятию, подразделениям, сотрудникам в части отработанного времени и нарушений трудовой дисциплины (опозданий, прогулов, ранних уходов и т.д.)
• автоматизировать учет важных персональных документов (мед. справки, инструктажи по ТБ и пр.) и рассылку уведомлений об окончании их срока действия для ответственных/заинтересованных лиц

При необходимости систему TARGControl просто и удобно интегрировать в уже существующие информационные системы организации, т.к. мы предоставляем доступ к API и выделяем инженера-программиста для консультаций по вопросам интеграции с ПО TARGControl.

Обратитесь к нам, и мы подберем оптимальное решение, учитывая все особенности вашего бизнеса.