Автоматизация планирования расписания ресторана
WFM-система от TARGControl это про что?
Как вы узнаёте, сколько людей нужно для работы в зале, на кухне, на кассе? Как вы планируете потребность в персонале? Как вы составляете графики работы?
Все это операционные задачи. И сегодня они решаются вполне традиционно: системы управления кассовым оборудованием позволяют собирать аналитику и прогнозировать выручку, а на основе этих данных и собственного опыта менеджер ресторана составляет рабочий график.
И все бы ничего, но с другой стороны есть бизнес-задачи ресторана. Они выражаются в цифрах: товарообороте, количестве транзакций, производительности SPMH и Labour cost. Здесь и возникают знакомые проблемы — дефицит персонала в пиковые часы и профицит, когда клиентов мало. Причина обычно в том, что данные о загрузке ресторана и графики сотрудников не связаны между собой.
Эту задачу решает WFM — Workforce Management, или система управления рабочим временем и загрузкой персонала.
Простыми словами, WFM помогает пройти весь путь от данных о продажах до готового расписания:
продажи и чеки → прогноз нагрузки → потребность в сотрудниках → график смен → контроль фактических часов → табель и аналитика.
Почему возникают ошибки при составлении графика
Главная задача менеджера — обеспечить плановую выручку и при этом не запланировать лишние рабочие часы. Сотрудников должно хватать для обслуживания гостей в периоды высокой загрузки, но во время спада они не должны простаивать.
Данные для такого планирования у ресторана уже есть. POS-система показывает количество чеков, почасовую выручку, структуру заказов и другие показатели. Однако менеджеру приходится самостоятельно сопоставлять эту информацию с численностью персонала, переключаясь между r_keeper, iiko, QlikView, Excel и другими программами.
Кроме того, спрос меняется по дням и часам. На него влияют сезонность, праздники, акции, погода, доставка и мероприятия поблизости. Одновременно нужно учитывать доступность работников, их квалификации, отпуска, больничные, нормы рабочего времени и междусменного отдыха.
Поэтому даже опытный менеджер может увидеть ошибку только во время смены — когда у кассы уже появилась очередь или часть сотрудников осталась без достаточной загрузки.
Какие задачи решает WFM TARGControl в ресторане
WFM поддерживает основные этапы планирования и учёта рабочего времени:
анализирует данные о продажах и загрузке;
прогнозирует потребность в сотрудниках по дням и часам;
определяет необходимое количество работников по ролям;
помогает сформировать смены под ожидаемый спрос;
распределяет смены с учётом квалификаций и доступности персонала;
контролирует нормы рабочего времени и междусменного отдыха;
помогает закрывать дефицит через Биржу смен;
сопоставляет график с фактическими явками;
показывает опоздания, невыходы, переработки и недоработки;
рассчитывает показатели производительности и Labour cost;
формирует табель и передаёт подтверждённые данные в 1С.
Таким образом, WFM — это не просто программа для составления расписания. Система помогает ресторану понять, сколько людей необходимо, когда они нужны, на каких позициях должны работать и сколько фактически отработали.
Как WFM прогнозирует потребность в персонале
Представим обычную пятницу. С 18:00 до 21:00 ресторан ожидает больше гостей и заказов на доставку. Значит, в эти часы потребуется усилить кухню и сборку, возможно, вывести дополнительного кассира. После 21:00 поток снизится, и прежнее количество сотрудников станет избыточным.
Если поставить одну длинную смену на весь вечер, ресторан столкнётся сразу с двумя проблемами: во время пика людей всё равно может не хватить, а после него придётся оплачивать лишние часы.
WFM помогает рассчитать график точнее. TARGControl получает из iiko, r_keeper или другого кассового и учётного ПО данные о почасовой выручке, количестве чеков и заказов, товарообороте, структуре продаж и сезонных изменениях. На основании истории и плановых показателей система прогнозирует нагрузку по дням и часам.
Затем ожидаемый спрос переводится в потребность в персонале. Для этого используются нормативы ресторана: сколько кассиров, поваров, сборщиков и сотрудников зала требуется при определённом количестве заказов.
Менеджер получает не пустую таблицу, которую нужно заполнять с нуля, а рассчитанную потребность и предложенный график. Его можно проверить и скорректировать — например, учесть мероприятие, изменение режима работы или оставить более опытного сотрудника на период максимальной загрузки.
Как сотрудники распределяются по сменам
Рассчитать количество людей недостаточно — нужно ещё определить, кто именно может выйти. Для этого в TARGControl загружаются сотрудники, подразделения, должности и квалификации. Для каждого работника указываются доступные позиции, режим работы и ограничения.
При составлении расписания WFM-система проверяет:
есть ли у сотрудника нужные навыки;
может ли он работать на выбранной позиции;
свободен ли он в это время;
нет ли у него отпуска или больничного;
какие смены ему уже назначены;
соблюдаются ли нормы рабочего времени и междусменного отдыха;
соответствует ли график внутренним правилам ресторана.
Например, сотрудника без нужных навыков система не назначит на кухню, а работнику после поздней смены не предложит слишком ранний выход, если это нарушает заданные ограничения.
При этом ресторан может сохранить привычную модель занятости. Основной персонал продолжит работать в длинных сменах, а сотрудники с частичной или почасовой занятостью смогут выходить на несколько часов и закрывать пики. Задача WFM — не изменить работу ресторана, а подобрать такое сочетание смен, при котором нужные позиции закрыты без избыточных часов.
Что происходит, если сотрудник не может выйти
Даже хорошо рассчитанный график приходится менять. Кто-то заболел, попросил отгул или сообщил о невыходе за несколько часов до начала смены. Обычно после этого менеджер начинает звонить сотрудникам и искать замену в общем чате.
В TARGControl вакантную смену можно опубликовать в Бирже смен. Сотрудники увидят её в мобильном приложении и смогут откликнуться. При выборе замены менеджер сразу видит, подходит ли работник по квалификации, доступен ли он в нужное время и не приведёт ли дополнительная смена к нарушению норм рабочего времени.
Для ресторанной сети поиск можно расширить на другие точки в том же городе или районе. Так ресторан получает доступ к уже обученным сотрудникам и может закрывать невыходы без срочного найма или постоянного содержания избыточного резерва.
В мобильном приложении сотрудники также могут:
смотреть актуальное расписание;
указывать свою доступность;
откликаться на дополнительные смены;
предлагать обмен сменами;
подавать заявки на отпуск и отгул;
получать уведомления об изменениях.
Менеджер согласовывает заявки и обновляет график в системе — без длительных переписок и ручного переноса изменений в таблицу.
Как WFM контролирует фактическую работу
Публикацией расписания процесс не заканчивается. Одно дело — запланировать смену, другое — убедиться, что сотрудник действительно вышел и отработал назначенное время.
Начало и окончание работы можно фиксировать через терминал, планшет с TimePad, мобильное приложение или интегрироваться с POS. В течение смены менеджер видит, кто уже приступил к работе, кто опаздывает, какие позиции остаются незакрытыми и где появляются отклонения от графика.
Например, если сотрудник не вышел, можно сразу опубликовать смену в Бирже или перераспределить работников между позициями. Если поток гостей оказался ниже ожидаемого — скорректировать перерывы или время окончания работы. Если нагрузка выросла — предложить дополнительные часы доступным сотрудникам.
В конце расчётного периода подтверждённые данные используются для автоматического формирования табеля с интеграцией 1С.
Что показывают Labour cost и SPMH
Когда в одной системе собраны продажи, расписание и фактически отработанные часы, руководитель может оценить не только дисциплину сотрудников, но и то, насколько эффективно ресторан использует рабочее время.
Один из основных показателей — SPMH, то есть объём продаж на один отработанный человеко-час. Labour cost показывает, какую долю выручки составляют затраты на персонал.
Рассматривать эти показатели лучше вместе. Низкий SPMH может означать, что в смене запланировано слишком много рабочих часов. Но слишком высокий показатель тоже не всегда говорит об эффективности: если одновременно растут очереди, время ожидания и количество жалоб, ресторану, скорее всего, не хватает сотрудников.
В TARGControl можно сравнивать плановые и фактические часы, укомплектованность смен, переработки, опоздания, невыходы, затраты на персонал и производительность. Анализ доступен по отдельным ресторанам, сменам и ролям. При необходимости данные передаются в BI-систему для сравнения точек сети и поиска причин отклонений.
С чего можно начать внедрение
Ресторану необязательно внедрять все возможности WFM одновременно. Порядок зависит от того, какие процессы сейчас требуют больше всего ручной работы.
Например, сначала можно автоматизировать учёт рабочего времени: подключить терминалы или мобильные отметки, настроить контроль опозданий и формирование табеля.
Следующим этапом — планировать графики и использовать Биржу смен.
После интеграции с POS-системой ресторан сможет использовать данные о продажах для прогнозирования нагрузки и расчёта потребности в персонале.
Подробнее об одном из вариантов внедрения можно узнать в кейсе KFC.
Что в результате получает ресторан
После внедрения WFM данные о продажах, расписание сотрудников и фактически отработанное время перестают существовать отдельно друг от друга.
5 минуты работы в TARGControl сделают для вас то, что раньше занимало до 1 часа работы менеджера ежедневно;
получаете прогнозируемый результат, где факт месячной прибыли приближен к тому, что вы планировали;
сотрудники находятся в нужное время на нужных позициях, форс-мажоры не такие уж форс-мажоры;
в одном месте для вас собрана оперативная бизнес отчётность, на которую вы сможете реагировать в онлайн-режиме.
