KFC

Еженедельно на работу выходят больше тысячи сотрудников крупнейшего франчайзи Беларуси. Примерно пятая часть из них находится на работе прямо сейчас. На то, чтобы распланировать рабочие графики сотрудников, большинство из которых работают по гибким сменам, менеджеру каждого ресторана требуется около 1 часа. Ежедневно. От правильности планирования напрямую зависят финансовые показатели компании.

С одной стороны, на каждом из объектов должно хватать людей для обслуживания гостей. С другой, они не должны простаивать, когда гостей нет. Это во многом объясняет, почему в планировании графиков сетевого фастфуда появились такие характеристики как короткие смены, студенты на половине ставки, совместители.

А ещё так происходит из-за денег. В структуре затрат компании зарплаты занимают от 40 до 60%. Эти заметные цифры было бы неплохо уменьшить. Исключив неэффективное расходование времени, улучшив качество планирования, снизив количество ошибок.

Начало проекта – организация учета рабочего времени

Идеальный вариант для бизнеса – оплачивать сотрудникам только фактически отработанное время. То есть учитывать перерывы, учитывать опоздания и ранние уходы. Для KFC это тоже важно. Поэтому мы начали с настройки полноценной системы УРВ и установки оборудования для учёта.

Как это выглядит

Для идентификации сотрудников в ресторанах KFC используют терминалы TARGControl с сенсорным экраном, сканером отпечатков пальцев и терминалы с технологией FaceID. В качестве основного идентификатора выбрали отпечаток пальца и изображение лица (свой палец работники уж точно не потеряют и не забудут в другом рюкзаке). В качестве запасного – пин-код. Это альтернативный вариант для людей со слабовыраженным или поврежденным рисунком на подушечках пальцев. Технология FaceID нивелирует риски обмана со стороны сотрудников. Как и в случае с отпечатками пальца, сотрудник не сможет отметить начало работы за своего коллегу.При приеме сотрудника на работу и оформлении документов, сотрудник отдела кадров регистрирует информацию о нем в системе управления персоналом TARGControl и с помощью USB-сканера, сканирует отпечаток пальца (также предусмотрена возможность регистрации сотрудников и добавления отпечатков пальцев и изображений лиц на местах, при помощи терминалов). Подробнее о принципе работы терминала TC D1 вы можете узнать в этом видео.

Принцип работы учета рабочего времени

Линейный персонал действует по простой инструкции. Перед началом рабочего дня, сотрудник в униформе (внутренняя политика KFC такова, что работник к началу своего рабочего дня должен быть полностью готов к труду) подходит к терминалу и прикладывает палец к сканеру. Терминал считывает отпечаток, идентифицируя по нему сотрудника, и на экран выводится кнопка начала рабочего дня. Чтобы уйти на перерыв, работник вновь подходит к терминалу, идентифицируется и жмет на кнопку «Перерыв». Возвращаясь к работе, цикл действий повторяется, сотрудник выбирает «Работа». В конце рабочей смены сотрудник сканирует палец и выбирает «Завершить работу». В момент каждого сканирования отпечатка пальца, система фотографирует сотрудника и сохраняет информацию о событии и фото.

На этом этапе возможности системы УРВ от TARGControl закрыли несколько задач:

• была решена проблема объективного учёта времени сотрудников, исключена возможность подтасовок и сговоров с менеджерами на местах;
• точный учёт позволил быстро и безошибочно проводить расчёт зарплат и подготовку табелей;
• руководство офиса компании получило инструмент удалённого контроля персонала, треть которого находится за пределами Минска;
• информация о посещаемости, нарушениях и больничных, наконец, стала актуальной и обновляемой в режиме реального времени;
• прямо в системе появилась возможность считать выработку в человеко-часах ресторана с разбивкой в течение дня;
• TARGControl стал органайзером, который напоминает об истечении сроков действия разрешительных документов, таких как санкнижка или инструктаж;
• для работы с системой не потребовалось нанимать или выделять в штате отдельного бухгалтера и кадровика.

По окончании месяца топ-менеджеры работают с уже готовыми документами учёта рабочего времени, которые предварительно «закрыли» менеджеры ресторанов, т.е. внесли в систему все данные по больничным и отпускам, прикрепили сканы этих документов, проверили фактически отработанное время по сотрудникам и т.д. Данные по фактически отработанному времени автоматически выгружаются в программу 1С, где и происходит начисление заработной платы.

Пример автоматически созданного табеля в TARGControl. При необходимости внесения изменений менеджер может это сделать вручную, либо сохранить табель (закрыть) без изменений.

Второй этап - прогнозирование потребности и планирование графиков работы персонала.

Захотелось большего - чтобы система сама строила и распределяла смены между доступными для работы сотрудниками, при этом учитывала все возможные ограничения (речь о внутренних правилах и нормах Трудового кодекса). Нужно было научить TARGControl планировать графики, исходя из исторических данных продаж и меняющихся бизнес-потребностей. Прогноз был нужен для того, чтобы знать, сколько людей потребуется на смене для того, чтобы качественно обслужить предполагаемое количество гостей и получить ожидаемую сумму выручки.

Несмотря на то, что прогнозирование и планирование персонала уже было реализовано в KFC в сторонней ESP программе, этот процесс всё равно требовал от менеджеров много времени на актуализацию данных, на их скрупулёзное и въедливое сопоставление в нескольких файлах одновременно, т.е. много ручного труда, ошибок по причине человеческого фактора и, как следствие, лишних издержек.

Для прогнозирования в TARGControl была разработана нейронная сеть, целью которой было изучение предоставленных исторических данных и формирование прогноза за определенный период. Для формирования прогноза нейросеть одновременно может обрабатывать несколько параметров, например: количество чеков, погоду (учитывается ее влияние на товарооборот), праздничные дни и т.д. Однако, чтобы нейросеть могла прогнозировать данные, сперва их нужно получить. Была разработана интеграция между кассовым оборудованием, используемым KFC, и TARGControl. Данные из кассовых аппаратов загружались в на сервера TARGControl для обучения модели прогнозирования под конкретный ресторан, т.к. исторические данные у всех разные. Как только нейросеть научилась находить закономерности между количеством транзакций и днями недели, включая выходные и праздничные дни, она уже была способна спрогнозировать количество транзакций на аналогичный период в будущем и скорректировать прогноз с учётом актуальных данных продаж. Т.е. если в текущем месяце или неделе наблюдается всплеск покупательской активности, система это учитывает. Чтобы система смогла сформировать смены на основании исторических данных, был сформирован специальный шаблон, в который вносятся позиции (Метки), на которые должен выйти сотрудник для работы (Касса, Зал и т.д), и количество транзакций, при которых сотрудники выходят на работу. То есть формируется таблица, в которой указывается, что при 10 чеках за интервал времени должны выйти люди с определенными позициями, при 20 - их должно стать больше и т.д.

Чтобы спрогнозировать смены менеджеру нужно нажать всего пару кнопок – далее происходит прогнозирование транзакций на следующую неделю, после чего формируются смены. После этого смены автоматически распределяются между сотрудникам в зависимости от их квалификации, доступности для работы в это время и правил расстановки в конкретном ресторане (например есть ограничение по максимальному количество рабочих часов в неделю). Если же смены не могут распределиться, то они остаются Открытыми - о них расскажем дальше.

Пример автоматического прогнозирования и расстановки смен в ресторане KFC в модуле TARGControl WFM

Зная, как сложно бывает уведомить сотни человек об изменившемся графике работы, оперативно найти замену тем, кто взял отгул или заболел, мы решили сделать сотрудников полноценной частью системы. В мобильном приложении TARGControl App работники могут узнать свой график и ближайшие смены. Там же они указывают доступное для работы время, запрашивают отпуски, больничные, загружают в систему необходимые для отдела кадров документы. Приложение значительно облегчило коммуникацию с менеджерами и позволило избежать использования многочисленных чатов в мессенджерах.

Администраторы, в свою очередь, могут оперативно работать с запросами сотрудников непосредственно в мобильном приложении. Помимо этого там доступны все основные функции веб-приложения TARGControl. Точно так же можно создавать и редактировать графики, просматривать отчеты, нарушения, табели и т.п.

Есть ещё одна функция, которая в полной мере проявляет своё удобство именно в мобильной версии - “Открытые смены”, т.е. свободные смены, которые ещё не распределены между сотрудниками. Сотрудники с подходящей квалификацией могут самостоятельно откликнуться на такую смену, а администратор можно оперативно просмотреть желающих и подтвердить смену, тем самым позволяя замотивированому сотруднику зарабатывать больше.

Подтверждение открытых смен администратором в приложении TARGControl

В качестве резюме

KFC платит сотрудникам деньги за реально отработанное время и масштабирует свой бизнес, существенно не расширяя штат офисных работников. Мы начали сотрудничать с франчайзи KFC, когда они только запускались и у них было открыто менее 10 ресторанов по всей Беларуси. На момент написания этой статьи по всей стране уже работает 82 ресторана, а фактические затраты на персонал стали в большей степени соответствовать плановым и лучше соотноситься с полученной выручкой.