Планирование штатное расписание ресторана
WFM-система от TARGControl это про что?
Как вы узнаёте, сколько людей нужно для работы в зале, на кухне, на кассе? Как вы планируете потребность в персонале? Как вы составляете графики работы?
Все это операционные задачи. И сегодня они решаются вполне традиционно: системы управления кассовым оборудованием позволяют считывать аналитику и прогнозировать выручку, на основе этих данных и своего субъективного опыта менеджер ресторана составляет рабочий график.
И все бы ничего, но с другой стороны есть бизнес-задачи ресторана. Они в цифрах: есть данные по товарообороту и транзакциям, а также показатели производительности SPMH и Labour cost. И, говоря про последнее, мы, конечно, вспоминаем о проблемах дефицита персонала в пиковые часы и возможный профицит, когда клиентов нет. Проблемы возникают всякий раз, когда одни и вторые цифры не связаны между собой.
WFM-система от TARGControl как раз про это. Если вы станете допускать меньше ошибок в планировании численности персонала и составлении графиков смен, профицит и дефицит сократятся, от этого изменится ваш Labour cost и, как следствие, финансовый результат.
Деплоймент
Давайте остановимся на деплойменте, каким он может быть, и на вспомогательном, но не менее ценном функционале WFM как системы. Узнать подробнее о деплойменте KFC можно в нашем кейсе.
Проблематика
Итак, о чем думает обычный менеджер? Да все о том же: как заработать X денег меньшими усилиями, в нашем случае - как достигнуть бизнес-цели по выручке, не затратив при этом лишнего. Т.е. о том, как не допустить ситуации простоя персонала и в то же время не потерять возможность заработать на пиках покупательского спроса.
Что для этого нужно? Данные. И они у вас уже есть. Вы знаете о своих продажах больше, чем “зимой выручка падает, а в обед и вечером посетителей больше”. Есть кассы.
Так почему же тогда возникают проблемы с планированием персонала и составлением графиков?
Оказывается, проблемы только две:
Потому что гости часто ведут себя непредсказуемо. Появляются тогда, когда их могут не ждать.
Потому что персонал хочет небольшие и хорошо оплачиваемые смены, в то время как руководству компании выгоднее ставить протяженные смены, по 9-12 часов с фиксированным окладом.
Стратегическое планирование персонала
Что может система Workforce management (WFM)? Изменить подход к планированию, в котором найдётся место и длинным сменам, и коротким, которые бы перекрывали пиковые часы. Уверены, сейчас вы так и поступаете: студенты используются для позиций на 0,5 ставки или работают в режиме почасовой оплаты, а на окладе и полной ставке - взрослые и/или те работники, которые просто хотят больше заработать.
Мы не предлагаем менять суть деплоймента, предлагаем его ускорить. Модуль WFM заменит собой ручную работу в нескольких программах (или таблицах):
если внести в TARGControl навыки и роли сотрудников, их графики и ограничения (согласно ТК и внутренним правилам);
а потом создать рабочий график ресторана, в котором вы определите сколько позиций и на какое число часов вам нужно;
система распределит смены на доступных для работы сотрудников, т.е. учтёт все заданные ранее параметры по квалификации, актуальную информацию о больничных и отпусках.
Бонусом к такому автоматическому планированию можно получить ещё одну возможность. Чтобы разгрузить менеджеров от бесконечных переписок и звонков сотрудникам, а заодно и для вовлечения последних, мы сделали мобильное приложение. Там каждый из сотрудников сможет:
видеть свое рабочее расписание и назначенные ему смены;
предлагать свои варианты, если захочет взять на себя дополнительную работу;
оперативно оповещать менеджеров о невыходе на смену, корректировать свою доступность (особенно актуально для студентов).
Прямая выгода от приложения для сетевых ресторанов заключается в том, что в случае форс-мажоров (дефицита сотрудников с нужными навыками) вам не нужно будет искать или в спешном порядке переучивать, например, кликера-кассира на другую позицию. Вы сможете сделать эту вакантную смену доступной для сотрудников других точек (в рамках города или района). То есть по умолчанию сможете рассчитывать на большее количество доступного и (!) уже обученного подменного фонда, не нанимая дополнительный штат. В TARGControl их легко оформить совместителями, соблюдая требования законодательства.
Таким образом у менеджера ресторана будет два инструмента для работы:
программа в браузере, в которой данные вносятся, планируются, превращаются в метрики эффективности;
приложение, которое всегда под рукой и удобно для оперативного управления (коммуникации, отправки сотрудника на перерыв в выгодное для бизнеса время).
Прогнозирование персонала
Вернемся к непредсказуемым гостям, которые приходят не по тем графикам, которые мы для себя расставили.
Как планировать численность персонала на основе транзакций, истории продаж?
Проблема не нова и сейчас решается силами топ-топ менеджеров, все теми же перебежками между QlikView и R-Keeper (или другими программами). Вместо одной программы - у вас их несколько, вместо решения проблемы - промежуточный “костыль”. TARGControl решает проблему с помощью интеграции решений в одну экосистему: мы забираем данные из кассового ПО и соотносим ее с возможностями персонала.
Так, вместо того чтобы вручную создавать необходимые смены и автоматически распределять их между имеющимся персоналом, система может самостоятельно оценить потребность в персонале. Вам, если что и останется, то оценить наличие подменного фонда на случай форс-мажоров.
Как это работает:
Выбираете массив данных, на которых будет строиться прогноз в персонале (чеки за час, товарооборот, популярные позиции в меню);
Система создает нужное количество смен нужной квалификации, чтобы удовлетворить тот же клиентский спрос;
Вы распределяете смены.
Итоги
5 минуты работы в TARGControl сделают для вас то, что раньше занимало до 1 часа работы менеджера ежедневно;
получаете прогнозируемый результат, где факт месячной прибыли приближен к тому, что вы планировали;
сотрудники находятся в нужное время на нужных позициях, форс-мажоры не такие уж форс-мажоры;
в одном месте для вас собрана оперативная бизнес отчётность, на которую вы сможете реагировать в онлайн-режиме.
Мы по-прежнему готовы ответить на ваши вопросы и помочь в оценке эффективности WFM-решения для вашего бизнеса.
