Автоматизация HR-процессов

Автоматизация HR-процессов — это использование современных технологий и программных решений для оптимизации и упрощения задач управления человеческими ресурсами в организации.

Традиционные методы управления персоналом, связанные с большим объемом ручной работы и бумажной документации, уже доказали свою неэффективность в современном экономическом мире, где компании сталкиваются с множеством вызовов:

• глобализацией рынков,
• высокой конкуренцией,
• дефицитом кадров,
• соответствием нормативным требованиям,
• быстро меняющимися требованиями сотрудников и клиентов.

И если еще 10 лет назад основным приоритетом для бизнеса было повышение прибыли, на что и была направлена основная автоматизация — внедрение ERP-систем, систем управления цепями поставок и других технологий, то текущий кадровый голод заставил бизнес поставить эффективность управления персоналом во главу угла.

В цифровую эпоху эффективность бизнес-процессов тесно связана с внедрением инноваций и технологий. Автоматизация управления персоналом начиналась с использования систем контроля и управления доступом (СКУД) и систем учета рабочего времени (СУРВ). И хотя подобные системы способствовали повышению дисциплины и безопасности, в большинстве случаев они оказались неэффективными в части улучшения бизнес-показателей и удовлетворения потребностей персонала. Теперь бизнес переходит к более продвинутым системам, способным одновременно удовлетворять бизнес-потребности, желания персонала, требования клиентов и обеспечивать соблюдение трудового законодательства.

Виды систем автоматизации управления персоналом

Существует широкий спектр систем и инструментов, предназначенных для оптимизации различных HR-процессов. Зачастую многие из них сочетают функционал друг друга. Наиболее известные виды систем автоматизации управления персоналом:

• Системы управления кадрами (HRIS).
• Системы управления персоналом (WFM).
• Системы управления человеческими ресурсами (HRM).
• Системы подбора и найма персонала (ATS).
• Системы управления обучением (LMS).
• Системы учета рабочего времени и контроля доступа (СУРВ/СКУД).
• Системы управления задачами и проектами (Task Trackers).
• Системы оценки эффективности и управления производительностью (PMS).
• Системы управления талантами (TMS).

1. Системы управления кадрами (HRIS)

HRIS представляют собой интегрированные платформы, которые объединяют в себе функции хранения, обработки и управления всей информацией о сотрудниках.

Функциональность:

• Учет персональных данных сотрудников.
• Управление штатным расписанием и организационной структурой.
• Ведение истории трудовых отношений и карьерного роста.
• Управление льготами и компенсациями.
• Генерация отчетности.

Примеры: SAP SuccessFactors, Oracle PeopleSoft, Workday.

2. Системы управления персоналом (WFM)

Системы управления рабочей силой (WFM) предназначены для оптимизации использования персонала с целью повышения производительности и снижения затрат. Они помогают эффективно планировать, прогнозировать и управлять рабочими графиками сотрудников, особенно в отраслях с нерегулярной рабочей нагрузкой.

Функциональность:

• Прогнозирование рабочей нагрузки.
• Планирование графиков работы.
• Учет рабочего времени.
• Управление отсутствиями.
• Соответствия трудовому законодательству.
• Аналитика и отчетность.

Примеры: TARGControl, NICE Workforce Management, Goodt.

3. Системы управления человеческими ресурсами (HRM)

Системы управления человеческими ресурсами (HRM) являются комплексными платформами, объединяющими различные аспекты управления персоналом. Они интегрируют функции кадрового учета, рекрутинга, обучения, оценки эффективности и другие процессы в единой системе.

Функциональность:

• Кадровый учет.
• Рекрутинг и онбординг.
• Обучение и развитие.
• Оценка эффективности.
• Самообслуживание сотрудников.
• Аналитика HR-данных.

Примеры: Namely, BambooHR, Gusto.

4. Системы подбора и найма персонала (ATS)

ATS автоматизируют процессы рекрутинга, начиная от размещения вакансий до найма кандидатов. Они помогают управлять потоками резюме, отслеживать этапы собеседований и взаимодействовать с кандидатами.

Функциональность:

• Размещение вакансий на различных платформах.
• Автоматизированный сбор и сортировка резюме.
• Планирование и проведение интервью.
• Оценка и сравнение кандидатов.
• Управление коммуникацией с кандидатами.

Примеры: Jobvite, Lever, Greenhouse.

5. Системы учета рабочего времени и контроля доступа (СУРВ/СКУД)

Эти системы автоматизируют учет рабочего времени, опозданий, переработок и позволяют контролировать доступ сотрудников на территорию предприятия.

Функциональность:

• Регистрация времени прихода и ухода.
• Управление графиками смен.
• Интеграция с системами оплаты труда.
• Контроль доступа в помещения.

Примеры: TARGControl, Sigur, Deputy.

6. Системы управления обучением (LMS)

LMS предназначены для организации, проведения и мониторинга обучающих программ внутри компании. Они позволяют создавать курсы, управлять контентом и отслеживать прогресс обучения сотрудников.

Функциональность:

• Создание и управление обучающими материалами.
• Проведение онлайн-тренингов и вебинаров.
• Оценка знаний через тестирование и экзамены.
• Отслеживание прогресса и успеваемости сотрудников.
• Сертификация и выдача электронных дипломов.

Примеры: TalentLMS, Moodle, SAP Litmos.

7. Системы управления задачами и проектами (Task Trackers)

Системы управления задачами и проектами, или таск-трекеры, предназначены для организации, распределения и отслеживания выполнения задач внутри команды или организации.

Функциональность:

• Создание и управление обучающими материалами.
• Проведение онлайн-тренингов и вебинаров.
• Оценка знаний через тестирование и экзамены.
• Отслеживание прогресса и успеваемости сотрудников.
• Сертификация и выдача электронных дипломов.

Примеры: TARGPatrol, Битрикс, YouTrack.

8. Системы оценки эффективности и управления производительностью (PMS)

Такие системы помогают устанавливать цели для сотрудников, отслеживать их достижение и проводить регулярные оценки эффективности.

Функциональность:

• Постановка индивидуальных и командных целей.
• Мониторинг показателей эффективности.
• Проведение регулярных оценочных сессий.
• Сбор обратной связи от коллег и руководителей.
• Планирование развития и карьерного роста.

Примеры: Reflektive, 15Five, BetterWorks.

9. Системы управления талантами (TMS)

Эти системы объединяют процессы подбора, адаптации, обучения, развития и удержания талантливых сотрудников.

Функциональность:

• Планирование карьеры и преемственности.
• Управление программами развития и менторства.
• Оценка потенциала и производительности сотрудников.
• Интеграция с LMS и системами оценки эффективности.

Примеры: PageUp, Workday Talent Management, Oracle Taleo.

Как выбрать автоматизированную систему управления персоналом

Выбор подходящей системы автоматизации управления персоналом — это стратегическое решение, которое зависит от специфических потребностей и целей вашей организации. Учитывая масштаб бизнеса, отраслевые особенности, бюджет и техническую инфраструктуру, компании должны тщательно оценить доступные варианты. Важно не только выбрать систему с необходимой функциональностью, но и обеспечить ее совместимость с существующими процессами и готовность персонала к изменениям.

Если кратко, то в зависимости от конкретных целей вашей организации можно выделить следующие направления и соответствующие системы:

1. Автоматизация учета и хранения персональных данных — HRIS/Системы электронного документооборота.
2. Автоматизация и оптимизация графиков работы персонала — WFM/HRM.
3. Автоматизация подбора, найма и обучения персонала — ATS/LMS.
4. Автоматизация учета и доступа — СУРВ/СКУД.
5. Автоматизация управления задачами и производительностью — Таск Трекеры/PMS/TMS.

Преимущества автоматизации

Автоматизация управления персоналом предоставляет широкий спектр преимуществ, которые положительно влияют на различные аспекты деятельности компании. Среди ключевых преимуществ можно выделить следующие:

• Повышение эффективности и производительности.
• Сокращение ошибок и повышение точности данных.
• Улучшение принятия решений благодаря аналитике.
• Усиление вовлеченности и удовлетворенности сотрудников.
• Сокращение затрат.
• Обеспечение соответствия законодательству.
• Повышение конкурентоспособности.

Результаты на примере внедрения WFM-системы

58% — Автоматизированное планирование повысит эффективность управления персоналом.

57% — Система WFM позволит быстрее принимать и реализовывать общеорганизационные инициативы.

48% — Автоматизация расчета заработной платы позволят вашей организации более гибко подходить к вопросу оплаты труда сотрудников.

45% — Опыт сотрудников улучшится напрямую за счет гибких рабочих графиков.

44% — Система WFM позволит использовать более рентабельную рабочую силу.

41% — Автоматизированное планирование освободит время менеджеров и позволит им сосредоточиться на стратегических решениях.

23% — Ваша организация будет принимать обоснованные кадровые решения благодаря полным данным и аналитике.

Недостатки автоматизации

Несмотря на значительные преимущества автоматизации, компаниям предстоит столкнуться с определенными вызовами. Зачастую главными препятствиями являются высокие первоначальные затраты, изменения в привычных бизнес-процессах и сопротивление со стороны сотрудников. Эти факторы могут замедлить внедрение новых технологий и требуют особого внимания со стороны руководства.

• Высокие первоначальные затраты.
• Сопротивление изменениям со стороны сотрудников.
• Риски безопасности и конфиденциальности.
• Зависимость от технической инфраструктуры.
• Недостаточная персонализация.
• Обновление и поддержка систем.
• Возможность снижения человеческого взаимодействия.

Для успешного внедрения систем управления персоналом компании должны балансировать между технологическими инновациями и сохранением человеческого фактора. Важно не только выбрать подходящую систему с необходимой функциональностью, но и обеспечить ее интеграцию с существующими процессами, подготовить персонал к изменениям и адаптировать решения под специфические потребности бизнеса.

Попробовать

Что мы можем Вам предложить:

WFM TARGControl — система эффективного управления персоналом: прогнозирование спроса и планирование графиков.

Как работает:

В систему загружаются ваши бизнес-метрики/настраивается интеграция, WFM прогнозирует потребность, на основе которой составляет оптимальный рабочий график с учетом доступностей персонала и ТК.

Что получите:

• Полноценная система учета рабочего времени.
• Прогнозирование потребности в персонале.
• Автоматическое планирование графика работы в соответствии со спросом.
• Биржа смен.

СУРВ TARGControl — автоматизированная система учета рабочего времени.

Как работает:

На объектах устанавливается наше оборудование/ваш планшет либо ведете учет с помощью смартфона. Сотрудники отмечаются на устройстве, все данные попадают в нашу систему, где вы ведете полноценный учет, от рабочих графиков до отчетов по нарушениям.

Что получите:

• Точный учет рабочего времени.
• Автоматический табель учета рабочего времени.
• Интеграция с ERP-системами.
• Рабочие графики с учетом отпусков и событий.
• Аналитика в режиме реального времени.
• Обширная отчетность.
• Оперативные уведомления.

TARGPatrol — таск трекер с чек-листами и цифровыми обходами.

Как работает:

В системе создаете расписание сотрудников с задачами, чек-листами, локациями и маршрутами обхода, используя QR-коды, RFID (NFC) и GPS.

Что получите:

• Расписание задач сотрудников.
• Гибкие чек-листы.
• Регистрация инцидентов и нарушений.
• Цифровые обходы с QR, NFC и GPS.
• Уведомления и отчетность.

Приступить бесплатно — TARGPatrol.