Что такое потребность в персонале

Потребность в персонале — это количество сотрудников нужных ролей, должностей или квалификаций, которое необходимо для выполнения работы в заданный период времени.

Потребность важно считать не только «в людях», но и в человеко-часах, потому что одна и та же работа может быть закрыта разными вариантами графика: одним сотрудником на полный день, двумя сотрудниками на короткие смены или усилением только в пиковые часы.

Как рассчитывается потребность в персонале

Потребность можно рассчитывать несколькими способами: от штатного расписания, плановой нагрузки, нормы обслуживания или фонда рабочего времени. На практике эти методы часто комбинируют.

1. Расчёт от штатного расписания

Базовый подход — планирование от утверждённой численности: сколько сотрудников должно быть в подразделении, смене, филиале, цехе или на объекте.

Например: в смене должно быть 2 администратора, на линии — 4 оператора, на складе — 5 комплектовщиков.

Метод подходит для стабильных процессов, где нагрузка почти не меняется. Недостаток — штатное расписание показывает нормативную численность, но не всегда отражает реальную потребность в конкретный день, смену или час.

2. Расчёт от плановой нагрузки

Более точный подход — считать потребность от объёма работы: заказов, чеков, операций, пациентов, отгрузок, производственных заданий или других показателей нагрузки.

Формула:

Плановая нагрузка ÷ Норма выработки = Требуемые человеко-часы

Например:

600 операций ÷ 60 операций в час = 10 человеко-часов

После этого человеко-часы распределяются по сменам, ролям и сотрудникам с учётом режима работы.

3. Расчёт по норме обслуживания

Метод используют, когда сотрудник обслуживает определённое количество объектов, клиентов, зон, рабочих мест, оборудования или площади.

Формула:

Количество объектов обслуживания ÷ Норма на одного сотрудника = Потребность в сотрудниках

Например:

3 200 м² ÷ 800 м² = 4 сотрудника

Подход часто применяется в клининге, охране, медицине, производстве, логистике и сервисных подразделениях.

4. Расчёт с учётом графика и режима работы

После расчёта трудоёмкости нужно определить, сколько сотрудников потребуется с учётом сменности, выходных, отпусков, больничных, перерывов, ночных смен и ограничений по рабочему времени.

Формула:

Требуемые часы работы за период ÷ Фонд рабочего времени одного сотрудника = Требуемая численность

Например:

84 часа в неделю ÷ 40 часов = 2,1 сотрудника

Результат округляется в большую сторону: для закрытия графика потребуется минимум 3 сотрудника. Если есть отпуска, больничные или высокая текучесть, дополнительно закладывают резерв.

5. Сравнение с доступным персоналом

После расчёта потребность сравнивают с фактической доступностью сотрудников.

Формула:

Доступный персонал − Расчётная потребность = Избыток или дефицит персонала

Если результат отрицательный — сотрудников не хватает. Если положительный — есть избыток людей или лишние часы.

Такой расчёт показывает, где нужно усилить смену, перераспределить сотрудников, открыть дополнительные смены, подключить временный персонал или, наоборот, сократить лишние часы.

Как автоматизировать планирование потребности в персонале

Автоматизация планирования потребности в персонале позволяет уйти от ручных расчётов в Excel и связать нагрузку, нормативы, графики и фактические выходы сотрудников в единую систему. Для этого используют WFM-системы — программы для планирования потребности в персонале и управления рабочим временем.

Рассмотрим принцип работы планирования на примере WFM TARGControl.

1. Исторические данные и интеграции как основа прогноза

Планирование потребности в TARGControl начинается с загрузки исторических и плановых данных, которые отражают реальную нагрузку на персонал. Чем точнее и регулярнее поступают данные, тем точнее система рассчитывает будущую потребность.

Данные могут передаваться через интеграции с внутренними системами компании:

• POS-системы — выручка, чеки, продажи, гостевой поток;

• WMS — приёмка, сборка, отгрузки, складские операции;

• ERP, 1С, SAP, MES — производственный план, номенклатура, линии, смены, штатное расписание;

Если интеграция пока не настроена, данные можно загружать через Excel, CSV или JSON. Это удобно на первом этапе, когда компания только начинает автоматизировать расчёт потребности.

Например, склад может передавать в TARGControl данные из WMS: количество строк заказа, паллет, операций приёмки и отгрузки. Если на понедельник запланировано 1 200 операций вместо обычных 800, система рассчитает дополнительную потребность в человеко-часах и покажет, какие смены нужно усилить.

2. Датасеты для расчёта нагрузки

В TARGControl данные приводятся к датасетам — структурированным наборам данных, на основе которых система рассчитывает потребность. Датасет помогает связать операционный показатель с конкретным объектом, временем, ролью или производственным процессом.

Датасет может включать: дату и час, объект или подразделение, показатели нагрузки (выручка, чеки, заказы, операции) и дополнительные факторы.

Так система видит не только общую нагрузку за день, а её распределение по часам и локациям. Это важно, потому что дефицит часто возникает не на весь день, а в отдельные пиковые интервалы.

В производстве датасет может быть привязан не к часу или выручке, а к продукту или операции. Например, один датасет = один продукт.

3. Шаблоны смен и нормативы

После загрузки данных и настройки датасетов в системе задаются шаблоны и нормативы. Они описывают, как перевести нагрузку в потребность: сколько сотрудников, каких ролей и на сколько часов нужно вывести.

Для ресторана шаблон может быть привязан к количеству чеков:

• до 50 чеков в час — 1 кассир, 2 повара;

• 50–100 чеков в час — 2 кассира, 3 повара, 1 сотрудник зала;

• более 100 чеков в час — 3 кассира, 4 повара, 2 сотрудника зала, менеджер смены.

Для склада расчёт может строиться по норме выработки:

1 200 операций ÷ 60 операций в час = 20 человеко-часов

Если смена длится 8 часов:

20 человеко-часов ÷ 8 часов = 2,5 → 3 сотрудника

Шаблоны и нормативы позволяют не считать потребность вручную каждый раз. TARGControl автоматически переводит прогнозную или плановую нагрузку в человеко-часы, количество сотрудников и конкретную расстановку по ролям.

4. Сопоставление потребности с плановым графиком

Когда потребность рассчитана, TARGControl сопоставляет её с плановым графиком: уже созданным в системе или загруженным из внешнего источника. На этом этапе видно, насколько расписание покрывает прогнозную нагрузку по часам, сменам, объектам и ролям.

Например:

• расчётная потребность на пятницу — 120 человеко-часов;

• плановый график закрывает 96 человеко-часов;

• дефицит — 24 человеко-часа.

Это значит, что текущего расписания недостаточно: нужно усилить смены, добавить сотрудников в пиковые часы, перераспределить персонал между объектами или открыть дополнительные смены.

Если ситуация обратная — потребность составляет 100 человеко-часов, а график закрывает 130, система показывает избыток. В этом случае можно сократить лишние часы, изменить длительность смен или перераспределить сотрудников на участки с большей нагрузкой.

5. Выявление дефицита и балансировка графика

TARGControl показывает не только общий дефицит или избыток человеко-часов, но и конкретные отклонения: где, когда и каких сотрудников не хватает.

Балансировка может выполняться по нескольким параметрам:

• количество человеко-часов;

• роли и должности;

• квалификации, навыки и допуски;

• доступность сотрудников;

• ограничения по рабочему времени и отдыху;

• объекты, участки, линии и смены.

Например, если в одном ресторане на вечер пятницы не хватает 2 сотрудников зала, а в другой точке в это же время запланирован избыток, руководитель может перераспределить людей между объектами.

В производстве балансировка может идти по линиям и квалификациям. Например, людей в смене достаточно, но не хватает сотрудника с нужным допуском или наладчика на конкретную линию. Такой дефицит невозможно увидеть только по общей численности — его важно считать по ролям и требованиям к смене.

6. Закрытие дефицита через биржу смен

Если дефицит нельзя закрыть перераспределением, TARGControl автоматически формирует открытую смену на основе расчётной потребности.

Сотрудники могут откликнуться на открытую смену, а система подсвечивает, подходит ли кандидат по роли, квалификации, доступности, графику и ограничениям рабочего времени. Финальное решение остаётся за менеджером: он подтверждает сотрудника и закрывает смену.

Например, если не хватает 8 человеко-часов на вечер с 16:00 до 00:00, TARGControl формирует открытую смену. Менеджер публикует её на бирже, а подходящие сотрудники откликаются.

Для сетевых компаний это снижает количество ручных звонков, ускоряет закрытие дефицита и помогает заранее укомплектовать смены перед пиковыми периодами.

7. Корректировка прогноза по факту

После смены TARGControl сравнивает прогноз, плановый график и фактические данные: кто вышел, сколько часов отработал, где возникли переработки, дефицит или лишние часы.

Если по субботам вечером фактическая нагрузка регулярно выше прогноза на 15–20 %, шаблоны и нормативы можно скорректировать. Если утром сотрудники стабильно недозагружены, график можно пересобрать и сократить лишние часы.

8. Автоматический табель и интеграция с 1С

Помимо планирования TARGControl фиксирует фактическое рабочее время сотрудников и автоматически формирует табель на основе явок, отсутствий, ночных часов, сверхурочных и переработок.

После данные передаются в 1С для дальнейшего расчёта зарплаты. Это снижает ручной ввод, ускоряет закрытие периода и уменьшает риск ошибок при переносе данных из графиков и табелей.

Практический эффект от автоматизации планирования потребности в WFM

Эффект от внедрения WFM зависит от масштаба компании, качества исходных данных и зрелости процессов. Но в большинстве случаев автоматизация помогает точнее планировать смены, снижать переработки, быстрее закрывать дефицит и контролировать ФОТ до конца расчётного периода.

👉 Переработки
Сверхурочные часы могут снизиться примерно на 10–25% за счёт более точного расчёта потребности, контроля нормы часов и раннего выявления дефицита.

👉 ФОТ
Перерасход фонда оплаты труда может сократиться на 5–15% за счёт контроля лишних часов, недозагрузки, переработок и неравномерного распределения смен.

👉 Время руководителей
Время на составление графиков, поиск замен, балансировку смен и сверку табелей может снизиться на 30–50%.

👉 Точность графиков
Расписание становится ближе к реальной нагрузке: сотрудники выводятся не «по привычке», а под прогноз заказов, операций, чеков, производственного плана или потока клиентов.

👉 Закрытие дефицита
Открытые смены формируются автоматически на основе расчётной потребности, а биржа смен помогает быстрее находить подходящих сотрудников без ручных звонков и переписок.

👉 Табель и расчёт зарплаты
Автоматический учёт рабочего времени снижает количество ручных исправлений, спорных интервалов и ошибок при передаче данных в 1С.

👉 Контроль ФОТ и отклонений
Руководители видят риски перерасхода заранее: где не хватает людей, где запланированы лишние часы, где появляются переработки и как это влияет на затраты.

Хотите увидеть, как это работает на практике? Закажите демо TARGControl — мы покажем на реальных примерах, как система прогнозирует нагрузку, рассчитывает потребность и формирует графики.