Табель учета рабочего времени — обязательный документ для организаций любого масштаба и формы собственности. В небольших компаниях с фиксированным графиком и штатом до 20–25 сотрудников его ведение может и не представлять серьезных сложностей. Однако с увеличением числа работников, особенно при сменных графиках, совместителях, неполной занятости и необходимости учитывать отпуска, больничные и отгулы, составление табеля становится трудоемким процессом.
И это только часть задачи — ведь помимо заполнения важно учитывать фактически отработанное время, переработки и возможные отклонения. Теперь представьте, что у вас строительная компания с несколькими тысячами сотрудников, десятками объектов, суммированным учетом или вахтовым методом работы. В таком случае ведение табеля вручную не только сложно, но и практически невозможно без высокой вероятности ошибок.
Именно поэтому многие компании переходят на автоматизированные решения, которые позволяют не только автоматизировать процесс составления табеля, но и обеспечивают прозрачность учета, снижают нагрузку на отдел кадров и помогают избежать ошибок в расчетах.
Автоматический табель учета рабочего времени — это табель, который ведется в электронном виде в специализированных программах или заполняется без ручного ввода, используя автоматизированные методы фиксации прихода и ухода сотрудников.
Автоматический табель учета рабочего времени можно вести в специализированных программах, системах учета рабочего времени (СУРВ), WFM-системах, системах контроля и управления доступом (СКУД) и ERP-решениях.
На отечественном рынке не так много специализированных сервисов для ведения электронного табеля учета рабочего времени, и многие компании по-прежнему используют Excel для этих целей. Однако более продвинутые системы предлагают автоматизацию и расширенные функции, позвол яя минимизировать ручной труд и снизить вероятность ошибок.
Среди ключевых возможностей таких решений можно выделить:
Говоря о преимуществах автоматизации табеля учета рабочего времени, можно выделить как минимум следующие пункты:
В этой статье мы рассмотрим ключевые методы и программы, которые позволяют автоматизировать составление табеля учета рабочего времени, снизить ошибки, упростить учет и оптимизировать рабочие процессы.
Для начала выделим наиболее популярные решения, которые помогают автоматизировать составление табеля учета рабочего времени. Они различаются по функционалу, возможностям интеграции и сферам применения. Отметим, что зачастую автоматизация табеля является лишь одной из функций более комплексных систем.
1. Табличные и простые сервисы
Такие инструменты нельзя назвать полностью автоматизированными, но они позволяют вести табель учета рабочего времени в электронном виде. Они требуют ручного заполнения и значительных трудозатрат, но могут подойти небольшим компаниям.
2. Системы учета рабочего времени (СУРВ)
Автоматизируют учет рабочего времени, фиксируют опоздания, переработки, отпуска и больничные. Позволяют вести табель с минимальным участием человека, могут использоваться как для сотрудников на местах, так и для офисных или удаленных сотрудников, работающих за компьютером.
3. ERP-системы с модулем учета рабочего времени
Комплексные решения, объединяющие кадровый учет, расчет заработной платы и интеграцию с другими бизнес-процессами. Используются в крупных компаниях, где управление персоналом является частью единой экосистемы.
4. Системы контроля и управления доступом (СКУД)
СКУД фиксируют время входа и выхода сотрудников на рабочие места через биометрию, RFID-карты, пин-коды или другие методы идентификации. Включают базовый учет рабочего времени с автоматическим формированием табеля.
5. WFM-системы (Workforce Management)
Эти решения можно назвать более продвинутыми системами учета рабочего времени. Помимо автоматизации учета и табеля, они включают функции автоматического планирования смен, прогнозирования нагрузки, учета доступности сотрудников и оптимизации персонала. Такие системы востребованы в крупных организациях с гибкими графиками и сложной структурой рабочих смен.
Google Sheets / Microsoft Excel
Простые и доступные инструменты для создания и ведения табеля учета рабочего времени. Позволяют использовать шаблоны, формулы и совместное редактирование, но требуют ручного обновления данных. Подходят для небольших компаний с простыми графиками.
Плюсы:
Минусы:
Онлайн-сервис для заполнения табеля учета рабочего времени с возможностью экспорта в форматы Т-12 и Т-13. Предоставляет функции расчета заработной платы, формирования отчетов и интеграции с другими системами. Подходит для компаний, ищущих более эффективный способ ведения учета.
Плюсы:
Минусы:
Сервис позволяет быстро заполнить табель учета рабочего времени онлайн, предлагая интуитивно понятный интерфейс и гибкие настройки. Рекомендуется для предприятий с численностью более 10 сотрудников и частыми изменениями в расписании.
Плюсы:
Минусы:
Программа учета рабочего времени и расчета зарплаты, позволяющая вести табель онлайн по видам работ и проектам. Предоставляет функции учета отсутствий, повременной и сдельной оплаты, а также учета выплат сотрудникам.
Плюсы:
Минусы:
Онлайн-сервис для формирования табеля учета рабочего времени с возможностью скачивания готового файла в формат е MS Excel. Автоматически учитывает праздничные и выходные дни в зависимости от выбранного периода и рабочей недели.
Плюсы:
Минусы:
Облачная система учета рабочего времени с широкими возможностями идентификации сотрудников (биометрия, QR-коды, NFC, мобильные приложения). Позволяет автоматизировать составление табеля, включая форму Т-13, белый табель и различные отчеты (по нарушениям, переработкам и другим параметрам).Также позволяет управлять гибкими графиками, учитывать отпуска, больничные, фиксировать нарушения и переработки. Включает гибкие настройки отчетности, уведомления и API для интеграции с ERP.
Плюсы:
Минусы:
Система учета рабочего времени, ориентированная на российский и азиатский рынки. Поддерживает мобильное приложение, автоматическое формирование табелей, расчет зарплаты и интеграцию с другими сервисами. Отличается развитым функционалом для гибких схем оплаты труда.
Плюсы:
Минусы:
Система учета рабочего времени от ООО “Биолинк Солюшенс” с биометрической идентификацией, QR-кодами и картами. Позволяет вести графики, фиксировать опоздания, переработки, отпускные и формировать отчеты, включая табель Т-13.
Плюсы:
Минусы:
Система учета рабочего времени и мониторинга продуктивности сотрудников. Подходит для удаленн ых и офисных команд, позволяя фиксировать рабочее время, отслеживать активность на компьютере и формировать табели и отчеты. Включает тайм-трекинг, скриншоты экранов, учет задач и интеграции с бизнес-инструментами.
Плюсы:
Минусы:
Советуем подробнее ознакомиться с такими системами в статье Обзор лучших российских систем учета рабочего времени.
1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом)
Популярная в России ERP-система для автоматизации управления персоналом, учета рабочего времени и расчета заработной платы. Позволяет автоматически формировать табель, учитывать переработки, отпуска и больничные. Интегрируется с гос. сервисами (ФНС, ПФР, ФСС) и бухгалтерскими системами.
Плюсы:
Минусы:
Комплексная ERP-система, широко используемая в госсекторе и крупных предприятиях. Включает модули учета рабочего времени, табелирования, расчета зарплат и кадрового администрирования.
Плюсы:
Минусы:
ERP-система, ориентированная на государственные и крупные коммерческие предприятия. Включает автоматическое табелирование, расчет зарплат и учет рабочего времени с учетом сложных графиков.
Плюсы:
Минусы:
СКУД с поддержкой автоматизированного табеля учета рабочего времени. Использует турникеты, RFID-карты, биометрические терминалы и программное обеспечение PERCo-Web, которое фиксирует рабочее время и формирует табель автоматически.
Плюсы:
Минусы:
СКУД с возможностью автоматизированного учета рабочего времени, интеграцией с 1С:ЗУП и кадровыми системами. Позволяет фиксировать рабочее время через RFID-карты, биометрию и мобильные идентификаторы и на основе этих данных составлять табель автоматически.
Плюсы:
Минусы:
СКУД с расширенными возможностями учета рабочего времени, формированием табелей и интеграцией с кадровыми системами. Использует биометрию, RFID-карты и мобильные устройства для составления табеля.
Плюсы:
Минусы:
Naumen ориентирована на автоматизацию учета рабочего времени в колл-центрах и других компаниях с высокой динамикой работы. Система позволяет вести учет по посекундной или посменной системе, учитывая загрузку сотрудников в режиме реального времени. Акцент на планирование смен, учет рабочего времени и аналитику в высокодинамичных процессах.
Плюсы:
Минусы:
Комплексная WFM-система с ИИ-прогнозированием, предназначенная для ав томатизации управления персоналом. Позволяет не только автоматически формировать графики и учитывать рабочее время, но и интегрируется с ERP-системами, обеспечивая гибкое управление ресурсами. Подходит для компаний с различными рабочими режимами и сложными требованиями к учету и ведению табеля.
Плюсы:
Минусы:
WFM-система для ритейла, автоматизирующая составление табелей, планирования графиков, учет рабочего времени, переработок и загрузки персонала. Подходит для сетевого ритейла, где важно учитывать часы работы, спрос и загруженность сотрудников.
Плюсы:
Минусы:
Советуем подробнее ознакомиться с такими системами в статье Обзор лучших российских WFM-систем.
Современный рынок предлагает множество решений для автоматизации рутинных процессов, включая учет рабочего времени и составление табеля. Выбор подходящей системы зависит от размера компании, специфики бизнеса и требований к управлению персоналом.
Небольшие компании могут использовать бесплатные или простые сервисы, например, электронные таблицы или базовые программы для учета рабочего времени.
Если стоит задача полностью автоматизировать составление табеля на основе фактических данных, подойдут СКУД или СУРВ:
1. СКУД (системы контроля и управления доступом) – более простое решение, эффективно фиксирующее время прихода/ухода сотрудников. Однако встроенные модули учета рабочего времени зачастую менее гибкие и не всегда удобны для сложных графиков.
2. СУРВ (системы учета рабочего времени) – более гибкий инструмент с широкими возможностями настройки, подходящий для компаний с особыми требованиями к учету рабочего времени и сменным графикам.
WFM-системы представляют собой наиболее продвинутый класс решений, выходя за рамки учета времени и затрагивая бизнес-процессы. Они включают функции ИИ-прогнозирования, автоматического планирования персонала, анализа загрузки сотрудников, помогая не только вести учет, но и оптимизировать работу персонала.
При выборе системы важно сравнивать функционал и тестировать доступные решения, чтобы найти наиболее подходящий вариант для вашего бизнеса.
Про другие системы автоматизации рабочих процессов в компании можно узнать в статье Обзор лучших систем контроля работы сотрудников.