Топ программ для составления графиков работы
Автоматизация графиков работы: когда Excel уже не справляется
На первый взгляд, составление графиков кажется простой задачей, особенно если у вас небольшой штат из 20-25 сотрудников с фиксированным расписанием. В таком случае даже обычная таблица в Excel может быть вполне эффективным решением.
Однако ситуация меняется, когда количество сотрудников превышает 50 человек, особенно при сменных графиках, неполной занятости и совместителях, и, конечно, добавить сюда необходимость учета отпусков, больничных и отгулов. В таких случаях составление графиков превращается в трудозатратный процесс.
Но проблема заключается не только в затратах времени, но и в необходимости грамотного распределения персонала, т.е. чтобы нужный сотрудник находился на нужной позиции и в нужное время. Ведь при текущем дефиците кадров оптимизация графиков работы напрямую влияет на оптимизацию затрат.
Неудивительно, что компании все чаще ищут способы автоматизировать составление графиков работы. В этой статье мы рассмотрим системы автоматизации, которые помогут упростить планирование и выбрать решение в зависимости от ваших потребностей и особенностей бизнеса.
Про виды графиков работ и систем
Существуют разные виды графиков, которые позволяют эффективно организовать рабочее время сотрудников в зависимости от специфики бизнеса и потребностей персонала. Рассмотрим основные виды графиков работы и их особенности:
Пятидневная рабочая неделя.
Шестидневная рабочая неделя.
Сменный график.
Скользящий график.
Гибкий график.
Вахтовый метод.
Удаленная работа.
Неполный рабочий день/неделя.
В зависимости от определенных задач бизнеса, можно выделить различные программы и целые системы для автоматизации составления графиков, от простого планирования до комплексной оптимизации трудовых ресурсов. Основные виды:
Простые инструменты и планировщики смен
Инструменты для ручного составления графиков с использованием формул и шаблонов. Подходят для небольших команд с фиксированным расписанием.
Системы учета рабочего времени (СУРВ)
Автоматизируют составление графиков на основе данных о рабочем времени, переработках и перерывах. Подходят для компаний с фиксированными и сменными графиками.
WFM-системы (Workforce Management)
Продвинутые решения для планирования персонала с учетом рабочей нагрузки, прогнозирования спроса и оптимизации смен. Идеальны для компаний с большими штатами и сложными графиками.
Таск менеджеры с функцией планирования
Позволяют составлять графики для выполнения задач и проектов. Подходят для офисных команд, удаленных или выездных сотрудников.
Перед тем как перейти к разбору, важно отметить, что составление и планирование графиков работы чаще всего являются лишь одной из функций таких систем, дополняясь возможностями учета времени, аналитики и управления задачами.
Простые инструменты и планировщики смен
Простой сервис для создания сменных графиков и расчета заработной платы, но имеет ограниченный функционал.
Плюсы:
Понятный интерфейс для создания и редактирования сменных графиков.
Функционал по расчету заработной платы и калькулятор часов в сменах.
Есть бесплатная версия.
Минусы:
Ограниченный функционал в бесплатной версии.
Мало возможностей для аналитики и отчетов.
Интуитивно понятный инструмент для планирования смен и учета изменений. Подходит для малого бизнеса, однако не поддерживает сложные графики и аналитические отчеты
Плюсы:
Простой сервис для планирования смен и учета изменений.
Интуитивно понятный интерфейс.
Минусы:
Ограниченные функции для крупных компаний.
Платный сервис.
Не поддерживает сложное планирование с учетом переработок и отпусков.
Системы учета рабочего времени (СУРВ)
СУРВ не только включают функцию планирования графиков, но и позволяют автоматизировать учет рабочего времени, фиксировать нарушения и переработки, а также вести детальную аналитику. Их главное преимущество — работа со сложными графиками и контроль дисциплины сотрудников, что делает их особенно полезными для компаний с гибкими или сменными режимами работы.
Советуем подробнее ознакомиться с такими системами в статье Обзор лучших российских систем учета рабочего времени.
Украинская система для автоматизации составления сменных графиков с функцией уведомлений сотрудников и учета рабочего времени.
Плюсы:
Удобное создание и редактирование смен.
Возможность обмена сменами между сотрудниками.
Интеграция со сторонними системами.
Минусы:
Ограниченный функционал.
Не подходит для сложных графиков с нестандартными условиями.
Облачная система учета рабочего времени, предназначенная для автоматизации создания графиков работы и учета посещаемости сотрудников. Система учитывает фактическое рабочее время, переработки, отпуска, больничные и другие календарные события, обеспечивая точное табелирование и расчет заработной платы.
Плюсы:
Обширные настройки под различные потребности.
Различные виды графиков.
Автоматизация табеля урв.
Интеграция с бухгалтерией через открытый API.
Минусы:
Может потребоваться обучение для эффективного использования всех возможностей.
Фокус на модуле WFM, многие функции могут быть избыточными.
Облачная система учета рабочего времени и составления графиков с расширенным функционалом для расчета заработной платы.
Плюсы:
Удобный интерфейс и легкость внедрения.
Возможность расчета заработной платы.
Минусы:
Ограниченные функционал для крупных компаний и сложных графиков.
Возможны проблемы с доступностью в отдельных регионах.
Система для мониторинга продуктивности сотрудников за компьютером с функцией учета рабочего времени.
Плюсы:
Автоматический тайм-трекинг и фиксация активности.
Скриншоты экранов для контроля задач.
Минусы:
Подходит только для сотрудников, работающих за ПК.
WFM-системы (Workforce Management)
Продвинутые системы управления персоналом, включающие планирование графиков на основе прогноза спроса, требований трудового законодательства и доступности сотрудников. Эти системы особенно полезны для компаний со сложными сменными графиками, большим штатом и динамичной организацией труда.
Советуем подробнее ознакомиться с такими системами в статье Обзор лучших российских WFM-систем.
WFM-система с ИИ-прогнозированием, которая автоматизирует составление графиков и учет рабочего времени, а также интегрируется с ERP-системами.
Плюсы:
Гибкая настройка и адаптация под потребности бизнеса.
Возможность доработок и расширенного функционала.
Минусы:
Чаще доработки предоставляются на платной основе.
WFM-система для управления персоналом, предлагающая инструменты для планирования смен, учета рабочего времени и аналитики в колл-центрах.
Плюсы:
Продвинутый функционал в части аналитики.
Подходит для крупных организаций с высокой динамикой процессов.
Минусы:
Фокус на колл-центрах.
WFM-система, специализирующаяся на ритейле. Автоматизирует составление графиков, учет времени и переработок.
Плюсы:
Глубокая экспертиза в розничной торговле.
Удобный функционал для сменного планирования.
Минусы:
Ограниченная применимость в других отраслях.
Таск менеджеры с функцией планирования
Таск менеджеры с функцией планирования объединяют управление проектами и организацию рабочего времени. Они позволяют планировать расписание, распределять задачи и отслеживать их выполнение.
Платформа для автоматизации задач, учета рабочего времени и планирования графиков. Включает чек-листы, фотофиксацию выполнения задач и идентификацию через QR, NFC или GPS.
Плюсы:
Гибкие инструменты и широкие настройки планирования.
Подходит для выездных сотрудников и работы на местах.
Минусы:
Не подходит для удаленных команд.
Многофункциональная CRM и таск менеджер с функциями планирования задач, распределения ролей и совместной работы. Подходит для офисных команд и бизнеса любого размера.
Плюсы:
Интеграция с CRM и другими инструментами.
Удобный интерфейс для командной работы.
Минусы:
Перегруженность функционала для небольших компаний.
Инструмент для управления задачами и проектами, позволяющий планировать рабочее время сотрудников, отслеживать прогресс и вести учет выполнения задач. Подходит для IT, маркетинга и проектных команд.
Плюсы:
Простота использования и интеграция с экосистемой Яндекса.
Поддержка Agile-досок и аналитики.
Минусы:
Платные расширения для крупных команд.
Вывод
На современном рынке существует множество способов автоматизации рабочих процессов: от простых инструментов до полноценных комплексных систем. Выбор подходящего решения всегда зависит от специфики задач компании, масштабов бизнеса и особенностей работы сотрудников.
Современные системы стремительно развиваются, предлагая новые инструменты, в основу которых закладывается не только учет потребностей бизнеса, но и интересы сотрудников. Они помогают не только упрощать управление задачами и графиками, но и создавать более комфортные условия труда.
При выборе системы важно учитывать не только текущие, но и будущие потребности компании. Также важно сравнивать функционал и тестировать доступные решения, чтобы выбрать наиболее подходящий инструмент.
