Автоматизация графиков работы: когда Excel уже не справляется
На первый взгляд, составление графиков кажется простой задачей, особенно если у вас небольшой штат из 20-25 сотрудников с фиксированным расписанием. В таком случае даже обычная таблица в Excel может быть вполне эффективным решением.
Однако ситуация меняется, когда количество сотрудников превышает 50 человек, особенно при сменных графиках, неполной занятости и совместителях, и, конечно, добавить сюда необходимость учета отпусков, больничных и отгулов. В таких случаях составление графиков превращается в трудозатратный процесс.
Но проблема заключается не только в затратах времени, но и в необходимости грамотного распределения персонала, т.е. чтобы нужный сотрудник находился на нужной позиции и в нужное время. Ведь при текущем дефиците кадров оптимизация графиков работы напрямую влияет на оптимизацию затрат.
Неудивительно, что компании все чаще ищут способы автоматизировать составление графиков работы. В этой статье мы рассмотрим системы автоматизации, которые помогут упростить планирование и выбрать решение в зависимости от ваших потребностей и особенностей бизнеса.
Про виды графиков работ и систем
Существуют разные виды графиков, которые позволяют эффективно организовать рабочее время сотрудников в зависимости от специфики бизнеса и потребностей персонала. Рассмотрим основные виды графиков работы и их особенности:
Пятидневная рабочая неделя: Классический график с фиксированным режимом работы: 5 рабочих дней и 2 выходных (обычно суббота и воскресенье).
Шестидневная рабочая неделя: Рабочий график с одним выходным днем (чаще всего воскресенье).
Сменный график: Работа в несколько смен, которые чередуются (например, утренняя, дневная и ночная смены).
Скользящий график: График, при котором выходные дни распределяются индивидуально в зависимости от рабочего расписания.
Гибкий график: Позволяет сотрудникам выбирать время начала и окончания рабочего дня в пределах оговоренных рамок.
Вахтовый метод: Сотрудники работают на удаленных объектах в течение длительного периода (например, 14/14 или 30/30).
Удаленная работа: Сотрудники выполняют свои обязанности вне офиса, чаще всего с гибким графиком и фиксацией задач или рабочего времени.
Неполный рабочий день/неделя: Сокращенный график работы: либо уменьшение количества часов в день, либо количества рабочих дней в неделю.
В зависимости от определенных задач бизнеса, можно выделить различные программы и целые системы для автоматизации составления графиков, от простого планирования до комплексной оптимизации трудовых ресурсов. Основные виды:
Простые инструменты и планировщики смен
Инструменты для ручного составления графиков с использованием формул и шаблонов. Подходят для небольших команд с фиксированным расписанием.
Системы учета рабочего времени (СУРВ)
Автоматизируют составление графиков на основе данных о рабочем времени, переработках и перерывах. Подходят для компаний с фиксированными и сменными графиками.
WFM-системы (Workforce Management)
Продвинутые решения для планирования персонала с учетом рабочей нагрузк и, прогнозирования спроса и оптимизации смен. Идеальны для компаний с большими штатами и сложными графиками.
Таск менеджеры с функцией планирования
Позволяют составлять графики для выполнения задач и проектов. Подходят для офисных команд, удаленных или выездных сотрудников.
Перед тем как перейти к разбору, важно отметить, что составление и планирование графиков работы чаще всего являются лишь одной из функций таких систем, дополняясь возможностями учета времени, аналитики и управления задачами.
Простые инструменты и планировщики смен
Простые программы и сервисы позволяют быстро создавать графики, но требуют больше времени и ручного контроля. В основном, подходят для небольших команд и простых расписаний.
Google Sheets/Microsoft Excel
Удобные бесплатные инструменты для работы с таблицами и формулами с возможностью совместного редактирования. Позволяют настраивать шаблоны и расчеты, но требует ручного обновления данных. Подходят для комп аний с маленьким штатом с простыми графиками.
Плюсы:
- Бесплатный и доступный инструмент.
- Широкие возможности для кастомизации с формулами и шаблонами.
- Возможно совместное редактирование.
Минусы:
- Ручной ввод данных требует времени.
- Сложность в освоении формул.
- Ограниченный функционал для сложных графиков и учета времени.
Простой сервис для создания сменных графиков и расчета заработной платы, но имеет ограниченный функционал.
Плюсы:
- Понятный интерфейс для создания и редактирования сменных графиков.
- Функционал по расчету заработной платы и калькулятор часов в сменах.
- Есть бесплатная версия.
Минусы:
- Ограниченный функционал в бесплатной версии.
- Мало возможностей для аналитики и отчетов.
Интуитивно понятный инструмент для планирования смен и учета изменений. Подходит для малого бизнеса, однако не подд ерживает сложные графики и аналитические отчеты
Плюсы:
- Простой сервис для планирования смен и учета изменений.
- Интуитивно понятный интерфейс.
Минусы:
- Ограниченные функции для крупных компаний.
- Платный сервис.
- Не поддерживает сложное планирование с учетом переработок и отпусков.
Системы учета рабочего времени (СУРВ)
СУРВ не только включают функцию планирования графиков, но и позволяют автоматизировать учет рабочего времени, фиксировать нарушения и переработки, а также вести детальную аналитику. Их главное преимущество — работа со сложными графиками и контроль дисциплины сотрудников, что делает их особенно полезными для компаний с гибкими или сменными режимами работы.
Советуем подробнее ознакомиться с такими системами в статье Обзор лучших российских систем учета рабочего времени.
Украинская система для автоматизации составления сменных графиков с функцией уведомлений сотрудников и учета рабочего времени.
Плюсы:
- Удобное создание и редактирование смен.
- Возможность обмена сменами между сотрудниками.
- Интеграция со сторонними системами.
Минусы:
- Ограниченный функционал.
- Не подходит для сложных графиков с нестандартными условиями.
Облачная система учета рабочего времени и составления графиков с расширенным функционалом для расчета заработной платы.
Плюсы:
- Удобный интерфейс и легкость внедрения.
- Возможность расчета заработной платы.
Минусы:
- Ограниченные функционал для крупных компаний и сложных графиков.
- Возможны проблемы с доступностью в отдельных регионах.
Система для мониторинга продуктивности сотрудников за компьютером с функцией учета рабочего времени.
Плюсы:
- Автоматический тайм-трекинг и фиксация активности.
- Скриншоты экранов для контроля задач.
Минусы:
- Подходит только для сотрудников, работающих за ПК.
WFM-системы (Workforce Management)
Продвинутые системы управления персоналом, включающие планирование графиков на основе прогноза спроса, требований трудового законодательства и доступности сотрудников. Эти системы особенно полезны для компаний со сложными сменными графиками, большим штатом и динамичной организацией труда.
Советуем подробнее ознакомиться с такими системами в статье Обзор лучших российских WFM-систем.
WFM-система с ИИ-прогнозированием, которая автоматизирует составление графиков и учет рабочего времени, а также интегрируется с ERP-системами.
Плюсы:
- Гибкая настройка и адаптация под потребности бизнеса.
- Возможность доработок и расширенного функционала.
Минусы:
- Чаще доработки предоставляются на платной основе.
WFM-система для управления персоналом, предлагающая инструменты для планирования смен, учета рабочего времени и аналитики в колл-центрах.
Плюсы:
- Продвинутый функционал в части аналитики.
- Подходит для крупных организаций с высокой динамикой процессов.
Минусы:
- Фокус на колл-центрах.
WFM-система, специализирующаяся на ритейле. Автоматизирует составление графиков, учет времени и переработок.
Плюсы:
- Глубокая экспертиза в розничной торговле.
- Удобный функционал для сменного планирования.
Минусы:
- Ограниченная применимость в других отраслях.
Таск менеджеры с функцией планирования
Таск менеджеры с функцией планирования объединяют управление проектами и организацию рабочего времени. Они позволяют планировать расписание, распределять задачи и отслеживать их выполнение.
Платформа для автоматизац ии задач, учета рабочего времени и планирования графиков. Включает чек-листы, фотофиксацию выполнения задач и идентификацию через QR, NFC или GPS.
Плюсы:
- Гибкие инструменты и широкие настройки планирования.
- Подходит для выездных сотрудников и работы на местах.
Минусы:
- Не подходит для удаленных команд.
Многофункциональная CRM и таск менеджер с функциями планирования задач, распределения ролей и совместной работы. Подходит для офисных команд и бизнеса любого размера.
Плюсы:
- Интеграция с CRM и другими инструментами.
- Удобный интерфейс для командной работы.
Минусы:
- Перегруженность функционала для небольших компаний.
Инструмент для управления задачами и проектами, позволяющий планировать рабочее время сотрудников, отслеживать прогресс и вести учет выполнения задач. Подходит для IT, маркетинга и проектных команд.
Плюсы:
- Простота использования и интеграция с экосистемой Яндекса.
- Поддержка Agile-досок и аналитики.
Минусы:
- Платные расширения для крупных команд.
Вывод
На современном рынке существует множество способов автоматизации рабочих процессов: от простых инструментов до полноценных комплексных систем. Выбор подходящего решения всегда зависит от специфики задач компании, масштабов бизнеса и особенностей работы сотрудников.
Современные системы стремительно развиваются, предлагая новые инструменты, в основу которых закладывается не только учет потребностей бизнеса, но и интересы сотрудников. Они помогают не только упрощать управление задачами и графиками, но и создавать более комфортные условия труда.
При выборе системы важно учитывать не только текущие, но и будущие потребности компании. Также важно сравнивать функционал и тестировать доступные решения, чтобы выбрать наиболее подходящий инструмент.
