Коротко о функциях системы WFM TARGControl

WFM TARGControl — это WFM-система для прогнозирования нагрузки, планирования персонала, управления графиками и учета рабочего времени. Она помогает компаниям выводить на смены оптимальное количество сотрудников, контролировать фактическое время работы, формировать табели, управлять отклонениями и анализировать эффективность использования персонала.

Система особенно полезна для бизнеса с линейным, сменным и распределенным персоналом: ресторанов, кафе, ритейла, производственных предприятий, складов, медицинских центров, сервисных компаний и сетевых организаций.

Главная задача TARGControl — связать в единую систему весь цикл управления персоналом: от прогноза потребности в сотрудниках до фактического учета времени и передачи данных в 1С, ERP или BI.

Функции системы WFM TARGControl

1. Прогнозирование нагрузки

Работа с персоналом начинается не с графика, а с понимания будущей нагрузки. TARGControl помогает прогнозировать, сколько сотрудников потребуется в конкретные дни и часы, чтобы бизнес не сталкивался с нехваткой людей в пиковые периоды и не переплачивал за лишние часы в спокойное время.

Система может учитывать:

• исторические данные по продажам;

• количество чеков;

• поток клиентов;

• заказы;

• производственные планы;

• объем операций;

• сезонность;

• праздники;

• особенности отдельных объектов и подразделений.

Для ресторанов и кафе прогноз может строиться на основе данных из POS-систем, например iiko или r_keeper. Для производства, складов и логистики — на основе данных из ERP, MES, WMS или внутренних учетных систем.

Такой подход позволяет планировать персонал не “по опыту”, а на основе фактической и прогнозируемой нагрузки.

2. Расчет потребности в персонале

После прогноза нагрузки TARGControl помогает рассчитать, сколько сотрудников нужно вывести на смену по часам, ролям, подразделениям и объектам.

Система позволяет определить:

• сколько сотрудников потребуется в каждый временной интервал;

• какие роли должны быть закрыты;

• какие навыки и квалификации нужны;

• где возможна нехватка персонала;

• где есть риск избыточного количества сотрудников;

• как нагрузка распределяется между объектами;

• как график влияет на фонд оплаты труда.

Например, в ресторане система может рассчитать, сколько кассиров, поваров и сотрудников зала нужно в разные часы дня. На производстве — сколько операторов, мастеров и специалистов требуется на конкретной линии. На складе — сколько сотрудников нужно под приемку, сборку, упаковку или отгрузку.

3. Автоматическое планирование графиков

На основе прогноза и расчетной потребности TARGControl помогает формировать рабочие графики сотрудников.

Система учитывает:

• плановую нагрузку;

• роли и должности сотрудников;

• навыки и квалификацию;

• доступность сотрудников;

• нормы рабочего времени;

• ограничения трудового законодательства;

• отпуска, больничные и другие события;

• переработки и недоработки;

• требования конкретных объектов;

• равномерность распределения смен.

Это позволяет формировать графики быстрее и точнее, чем при ручном планировании в Excel. Руководитель получает не просто календарь смен, а расписание, которое связано с реальной потребностью бизнеса.

TARGControl помогает избежать двух типичных проблем: когда сотрудников слишком мало и бизнес теряет выручку или качество сервиса, и когда сотрудников слишком много, из-за чего растет ФОТ.

4. Управление сменами

TARGControl позволяет создавать, редактировать и контролировать смены для разных подразделений и объектов.

В системе можно:

• создавать шаблоны смен;

• задавать рабочие часы;

• настраивать перерывы;

• формировать сменные, скользящие и индивидуальные графики;

• копировать графики на будущие периоды;

• назначать сотрудников на смены;

• контролировать пересечения;

• отслеживать незакрытые смены;

• быстро вносить изменения при росте нагрузки или невыходе сотрудника.

Графики становятся не статичным документом, а управляемым инструментом, который можно корректировать в зависимости от ситуации.

5. Балансировка нагрузки между сотрудниками

TARGControl помогает распределять смены более равномерно и прозрачно.

Система позволяет контролировать:

• количество запланированных часов;

• фактически отработанные часы;

• переработки;

• недоработки;

• распределение смен между сотрудниками;

• нагрузку по объектам;

• соблюдение норм рабочего времени.

Это снижает риск перегрузки одних сотрудников и недозагрузки других. Для бизнеса это означает более предсказуемый ФОТ, а для сотрудников — более понятное и справедливое расписание.

6. Быстрое перепланирование

В реальной операционной работе график редко остается неизменным. Сотрудники болеют, меняется поток клиентов, появляются срочные задачи, открываются дополнительные смены.

TARGControl помогает быстро реагировать на такие изменения:

• находить замену сотруднику;

• корректировать смены;

• перераспределять людей между объектами;

• учитывать доступность сотрудников;

• проверять квалификацию;

• контролировать переработки;

• согласовывать изменения;

• фиксировать все корректировки в системе.

Это особенно важно для ресторанов, ритейла, складов, производства и других направлений, где нехватка одного сотрудника может повлиять на весь операционный процесс.

7. Биржа смен

Биржа смен в TARGControl помогает быстро закрывать открытые смены, невыходы и временную нехватку персонала за счет внутренних сотрудников, сотрудников с других объектов или аутсорс-персонала.

Сценарий работы:

• Руководитель публикует открытую смену в системе.

• Сотрудники видят доступную смену в мобильном приложении.

• Сотрудник отправляет заявку на смену.

• Руководитель согласовывает назначение.

• Смена попадает в график и далее автоматически учитывается в табеле.

Если на объекте не хватает людей, руководитель может привлечь сотрудника с другой локации: например, отправить работника из одного ресторана, магазина, склада или производственного участка на другой объект. При этом система учитывает его доступность, график, квалификацию, ограничения по рабочему времени и согласование со стороны ответственных руководителей.

Также биржа смен может использоваться для работы с аутсорс-персоналом. Если внутреннего ресурса недостаточно, компания может закрывать временную потребность за счет внешних сотрудников: на пиковые часы, сезонную нагрузку, замены, дополнительные смены или краткосрочные проекты.

Биржа смен позволяет быстрее закрывать невыходы, сезонные пики, дополнительные часы и временную потребность без срочного расширения штата. Для сотрудников это возможность брать дополнительные смены и увеличивать доход. Для бизнеса — инструмент гибкого управления персоналом без хаоса в чатах, ручных согласований и потери контроля над графиками, табелями и затратами.

8. Обмен сменами

Сотрудники могут инициировать обмен сменами через систему, а руководитель — контролировать и согласовывать такие изменения.

TARGControl проверяет:

• доступность сотрудников;

• пересечения по времени;

• соответствие роли;

• наличие нужных навыков;

• влияние на норму часов;

• допустимость замены.

Это упрощает управление графиками и снижает количество ручных переписок между сотрудниками и руководителями.

9. Контроль план-факт

После публикации графика важно понимать, насколько фактическая работа соответствует плану.

TARGControl позволяет сравнивать:

• плановые часы и фактические часы;

• запланированную численность и фактический выход;

• плановый ФОТ и фактические затраты;

• график и реальные отметки прихода/ухода;

• потребность в персонале и фактическое покрытие смен.

Руководитель видит, где возникли отклонения: нехватка персонала, переработка, недоработка, опоздание, невыход или работа вне графика.

10. Учет рабочего времени

TARGControl фиксирует фактическое время прихода, ухода, перерывов и других событий рабочего дня. Эти данные используются для контроля дисциплины, расчета отработанных часов, формирования табелей и передачи информации в учетные системы.

Система учитывает время прихода и ухода, перерывы, опоздания, ранние уходы, неявки, пропущенные отметки, работу вне графика и др.

Для фиксации рабочего времени могут использоваться разные способы идентификации:

• биометрические терминалы;

• RFID-карты;

• PIN-коды;

• Face ID;

• фотоверификация;

• мобильное приложение;

• планшет с приложением TimePad;

• GPS-отметки;

• интеграция с POS-системами или СКУД.

Компания может выбрать способ учета под конкретный объект: ресторан, склад, производство, офис, удаленную площадку или временную точку.

11. Мобильные отметки и геолокация

Для распределенного и мобильного персонала TARGControl поддерживает отметки через мобильное приложение.

Сотрудник может фиксировать начало и окончание работы со смартфона, а система — проверять геопозицию и соответствие разрешенной зоне.

Геозоны помогают убедиться, что сотрудник действительно находится на нужном объекте в момент отметки.

12. TimePad для учета времени на объекте

TARGControl TimePad — это приложение для планшета или смартфона, которое используется как точка регистрации рабочего времени на объекте.

Сотрудники могут отмечаться через:

• PIN-код;

• RFID-карту;

• QR-код;

• фотоверификацию.

TimePad подходит для объектов, где не требуется установка полноценного терминала: небольших точек, временных площадок, удаленных объектов, ресторанов, складов и сервисных зон.

Такой формат позволяет быстро запустить учет рабочего времени без сложной инфраструктуры.

13. Автоматическое формирование табелей

На основе графиков, фактических отметок, отсутствий и правил учета TARGControl автоматически формирует табели рабочего времени.

В табелях могут учитываться: фактически отработанные часы, плановые часы, переработки, ночные часы, отпуска, больничныеи др.

Пользователь выбирает сотрудников, период и формат табеля, после чего система рассчитывает данные автоматически. Это снижает количество ручных ошибок и ускоряет подготовку информации для зарплаты.

14. Учет отсутствий и событий

TARGControl позволяет вести учет событий, которые влияют на рабочее время сотрудника.

В системе можно учитывать: отпуска, больничные, командировки, отгулы, неявки и другие календарные события.

Сотрудник может также указать причину отклонения, а специалист — проверить и согласовать событие.

15. Контроль нарушений

TARGControl автоматически фиксирует нарушения и отклонения от графика.

Система может отслеживать: опоздания, ранние уходы, отсутствие отметки, невыход на смену и др.

Руководители получают уведомления о нарушениях и могут быстро реагировать: уточнять причину, согласовывать событие, корректировать график или назначать замену.

В TARGControl можно настроить процессы согласования для табелей, событий, нарушений и корректировок рабочего времени.

16. Расчет планируемой зарплаты и ФОТ

TARGControl помогает анализировать затраты на персонал еще на этапе планирования графиков.

Система может использоваться для:

• расчета планируемой заработной платы;

• оценки стоимости смен;

• прогноза ФОТ;

• анализа переработок;

• сравнения планового и фактического ФОТ;

• оценки эффективности расписания;

• контроля затрат по объектам и подразделениям.

Это особенно важно для компаний, где расходы на персонал напрямую влияют на маржинальность бизнеса.

17. Аналитика и отчеты

TARGControl формирует отчеты для руководителей, HR, бухгалтерии и операционных менеджеров.

В системе доступны разнообразные отчеты по нарушениям, балансу рабочего времени, объектам и подразделениям и прочее.

18. Дашборды для руководителей

Руководители получают доступ к дашбордам, где отображается текущая ситуация по персоналу.

На дашбордах можно видеть:

• кто вышел на смену;

• кто опоздал;

• кто отсутствует;

• какие смены не закрыты;

• где есть переработки;

• сколько часов уже отработано;

• где есть отклонения от плана;

• как меняется нагрузка и др.

Это позволяет управлять персоналом в режиме реального времени, а не разбирать проблемы постфактум.

19. Мобильное приложение для сотрудников

Мобильное приложение делает график и учет времени более прозрачными для сотрудника и снижает нагрузку на менеджеров.

TARGControl отправляет уведомления сотрудникам и руководителям, чтобы важные изменения не терялись в чатах и ручных сообщениях.

Сотрудники получают напоминания о сменах, уведомления об изменении графика, персональные сообщения и информацию после идентификации на терминале или в мобильном приложении.

Руководители получают уведомления о невыходах, опозданиях, нарушениях, открытых сменах, событиях на согласование и изменениях в расписании.

20. Оценка работы сотрудников

В системе можно выставлять оценку работе сотрудников за период, смену, задачу или проект.

Эта функция может применяться для контроля качества работы, оценки дисциплины, выполнения задач и сравнения сотрудников по заданным критериям.

21. Разграничение прав доступа

TARGControl поддерживает гибкую настройку ролей и прав доступа.

Можно настроить отдельные права и видимость для администраторов, HR-специалистов, бухгалтерии, директоров.

Например, руководитель филиала может видеть только сотрудников своего объекта, управлять их графиками и согласовывать табели, но не иметь доступа к данным других подразделений.

Это помогает защитить персональные данные и адаптировать систему под структуру компании.

22. Интеграции с ERP, 1С и корпоративными системами

TARGControl интегрируется с 1С, SAP, Галактикой и другими корпоративными решениями.

Из ERP или 1С в TARGControl могут передаваться:

• сотрудники;

• табельные номера;

• структура компании;

• подразделения;

• должности;

• графики;

• кадровые события;

• производственные или операционные данные.

Из TARGControl в ERP или 1С могут передаваться:

• фактические интервалы работы;

• табели;

• отсутствия;

• отклонения;

• данные для расчета зарплаты;

• план-факт по рабочему времени;

• аналитика по ФОТ.

Интеграция исключает двойной ввод данных и превращает процесс “факт → табель → зарплата” в управляемый цифровой поток.

23. Открытый API

TARGControl имеет открытый API для интеграции с внешними системами.

API можно использовать для обмена данными с ERP, 1С, HRM-системами, BI-системами, POS-системами, WMS, MES, СКУД и внутренними корпоративными платформами.

Это позволяет встроить TARGControl в существующую ИТ-инфраструктуру компании и автоматизировать обмен данными между разными системами.

24. Интеграции с POS-системами

Для ресторанов, кафе и ритейла TARGControl может использовать данные из POS-систем для прогнозирования нагрузки и планирования персонала.

Система может анализировать:

• продажи по часам;

• количество чеков;

• поток гостей;

• средний чек;

• пики нагрузки;

• сезонность;

• разницу между днями недели;

• влияние праздников и мероприятий.

На основе этих данных TARGControl помогает планировать нужное количество сотрудников в конкретные часы и снижать лишние расходы на персонал без потери качества сервиса.

24. Интеграции с MES, WMS и производственными системами

Для производства, складов и логистики TARGControl может использовать данные из MES, WMS, ERP и других систем.

Это позволяет связывать графики персонала с:

• производственным планом;

• объемом заказов;

• загрузкой линий;

• трудоемкостью операций;

• сменными заданиями;

• складскими процессами;

• отгрузками и приемкой;

• фактической выработкой.

Такой подход помогает планировать персонал под реальную операционную нагрузку, а не по усредненному расписанию.

25. Централизация данных о персонале

TARGControl объединяет данные о прогнозе нагрузки, графиках, фактическом времени, событиях, нарушениях, табелях и аналитике в единой системе.

Это помогает отказаться от разрозненного учета в Excel, бумажных табелях, чатах и отдельных файлах.

В результате компания получает единую базу данных по рабочему времени и персоналу, где можно быстро проверить историю смен, отклонений, согласований и начислений.

Итог

TARGControl — это WFM-платформа, которая помогает компаниям прогнозировать нагрузку, рассчитывать потребность в персонале, планировать графики, контролировать фактический выход сотрудников, формировать табели и анализировать эффективность работы.

Система объединяет прогнозирование, автопланирование, учет времени, мобильные отметки, биржу смен, табели, интеграции и аналитику в едином интерфейсе.

В результате компания получает управляемый процесс работы с персоналом: от расчета нужного количества сотрудников до передачи корректных данных в 1С, ERP или BI. Это помогает снижать лишние расходы на ФОТ, быстрее закрывать смены, повышать прозрачность учета и управлять линейным персоналом на всех объектах компании.