Эффективное планирование рабочего времени
В мире, где время стало одним из самых ценных ресурсов, умение им управлять превращается в критический навык. По данным исследований, 89% сотрудников ежедневно сталкиваются с задачами, которые не успевают выполнить в срок, а 40% рабочего времени тратится на рутину и непродуктивные действия. Эффективное планирование — это не просто расписание дел, а стратегия, которая позволяет достигать целей без перегрузок и выгорания.
Что такое эффективное планирование рабочего времени?
Эффективное планирование рабочего времени — это процесс распределения рабочего времени сотрудников таким образом, чтобы максимально соответствовать потребностям бизнеса при соблюдении законодательства, интересов работников и стандартов компании.
Грамотно выстроенное планирование должно:
- обеспечивать нужное количество персонала в нужное в ремя;
- учитывать прогнозы спроса, сезонность, графики отпусков и больничных;
- учитывать нормативы по продолжительности и режимам труда;
- балансировать интересы бизнеса и сотрудников;
- адаптироваться к изменениям в режиме реального времени.
В идеале оно ведет к максимальной загрузке персонала без перегрузок, снижению издержек, сокращению простоев и повышению удовлетворенности сотрудников.
Сначала рассмотрим планирования рабочего времени на уровне графиков, а далее перейдем к обзору планирования и постановки задач.
Ошибки при планировании рабочего времени
В постсоветском пространстве до сих пор широко распространен архаичный подход к управлению рабочим временем. Основные ошибки, которые мешают компаниям достигать эффективности:
1. Ориентация на штатное расписание, а не на реальные потребности
Графики формируются «по привычке» — кто в каком отделе работает, тот и выходит в смену. Р еальный спрос, объем заказов или поток клиентов в расчет не берутся.
2. Отсутствие гибкости
Во многих компаниях используется один и тот же шаблон смен уже годами. Но потребности бизнеса не стоят на месте: сегодня — высокий трафик, завтра — затишье. Гибкое планирование позволяет адаптироваться под ситуацию.
3. Планирование “вручную”
Заведующие, мастера или руководители отделов составляют графики в Excel или даже на бумаге. Это приводит к ошибкам, несогласованностям, несоблюдению нормативов и постоянным переработкам.
4. Игнорирование законодательства
Переработки, отсутствие выходных, нарушение норм труда и отдыха — всё это не только снижает мотивацию персонала, но и может привести к штрафам и судебным искам.
5. Недостаточная прозрачность
Сотрудники не понимают, почему они работают именно в эти смены, не видят полной картины и чувствуют несправедливость. Это снижает вовлеченность и усиливает текучесть кадров.
Как происходит эффективное планирование рабочего времени
Эффективное планирование рабочего времени — это не просто “сделать график”. Это целый комплексный процесс, включающий аналитику, прогнозирование и управление в реальном времени. Рассмотрим основные этапы:
1. Сбор данных
На этом этапе система или специалист собирает информацию о:
1) текущем графике работы сотрудников;
2) кадровых ресурсах (кто доступен, кто в отпуске, на больничном и т. д.);
3) объемах заказов, клиентском потоке, производственных планах;
4) правилах и ограничениях (коллективный договор, трудовое законодательство, внутренние регламенты);
5) компетенциях сотрудников (кто что умеет делать и кого можно заменить кем).
2. Прогнозирование нагрузки
На основе личного опыта или автоматизированных систем управления персоналом прогнозируется будущая нагрузка: количество покупателей, заказы, звонки, отгрузки, производство. На основе этих данных рассчитывается потребность в персонале по часам, дням и неделям.
3. Планирование графика
На основе прогноза специалист вручную формирует оптимальные смены:
1) определяется нужное количество людей в конкретный временной интервал;
2) подбираются подходящие сотрудники (учитывая навыки, доступность, желания);
3) соблюдаются ограничения: нормы времени, перерывы, выходные, переработки.
Если используется современное WFM-решение (Workforce Management), то всё это делается автоматически с учетом всех переменных.
4. Управление в реальном времени
На этом этапе специалисты ведут учет рабочего времени, количество отработанных часов, явок, отпусков и прочее. Бывают форс-мажоры: кто-то заболел, не вышел на смену, резко вырос поток клиентов. В таких случаях важна гибкость и оперативность.
5. Аналитика и корректировка
После завершения периода специалист анализирует: отклонения от плана, переработки, нарушения, эффективность.
Рассмотрим, какие инструменты помогают автоматизиро вать данные процессы.
Система планирование рабочего времени персонала
Чтобы автоматизировать планирование рабочего времени персонала, нужно внедрить инструменты и процессы, которые снимают ручной труд с руководителей и обеспечивают гибкость, точность и контроль.
На уровне графиков используются WFM-системы.
WFM (Workforce Management) — это система управления персоналом, которая автоматизирует планирование, распределение и учёт рабочего времени с учётом спроса, бизнес-процессов и законодательства.
Если раньше смены составлялись вручную по шаблонам и табелям, то с WFM это делает алгоритм, который:
- анализирует потребности бизнеса (трафик, заказы, загрузку);
- учитывает правила (ТК, графики, доступность сотрудников);
- формирует оптимальные графики с равномерной и точной загрузкой персонала.
Основные функции WFM
1. Прогнозирование нагрузки
На основе истории, сезонности, расписаний, заказов, потока клиентов или обращений — WFM определяет, сколько людей потребуется в каждый час.
Пример: в логистике система анализирует объемы отгрузок и поступлений по дням и часам — и планирует, когда нужно больше комплектовщиков, операторов и водителей.
2. Формирует графики автоматически
Система подбирает оптимальное количество сотрудников, распределяя смены с учетом доступности, навыков, норм и пожеланий.
1) Учитывает Трудовой кодекс (сменность, выходные, переработки);
2) Обеспечивает равномерную загрузку и минимизирует простои;
3) Убирает человеческий фактор и ошибки при ручном планировании.
3. Учитывает отклонения
Заболел, опоздал, не вышел — система:
1) уведомляет руководителя;
2) предлагает замену;
3) фиксирует нарушения и отклонения.
4. Управляет сменами в реальном времени
Сотрудники через мобильное приложение:
1) получают смены;
2) могут подавать заявки на смену или отпуск;
3) участвуют в «бирже смен».
Руководитель — видит, кто работает, кто отсутствует, и может быстро реагировать.
5. Составляет табели и аналитику
На основе фактических выходов и графиков система:
1) формирует табель учета рабочего времени;
2) считает переработки и нарушения;
3) предоставляет аналитику по KPI, загрузке, откл онениям.
Что дает WFM?
- +20–30% к производительности труда;
- Меньше переработок и штрафов;
- Оптимальная загрузка смен на основе ИИ — без «перенабора» и «провалов»;
- Прозрачность и контроль в режиме реального времени;
- Повышение удовлетворенности сотрудников — они знают свои смены заранее и могут влиять на них;
- Экономия времени руководителей — от рутинного ручного планирования.
Где применяется WFM
Ритейл (торговля, супермаркеты, аптеки);
Производство (сменные бригады, распределение по участкам);
Сфера услуг (колл-центры, логистика, клининг, медицина);
HoReCa (рестораны, гостиницы, отели).
Далее рассмотрим автоматизацию планирования рабочего времени на уровне задач.
Автоматизация планирование рабочего времени
Автоматизация на уровне задач — это использование систем управления задачами и проектами(task trackers, task managers), которые позволяют ставить, распределять, отслеживать и завершать конкретные задания, задачи и проекты внутри команды.
Если WFM отвечает на вопрос «Кто и когда работает?», то таск-трекеры отвечают на вопрос «Кто и что делает?»
Что автоматизируется:
- Постановка задач с дедлайнами и приоритетами;
- Распределение задач между сотрудниками;
- Мониторинг прогресса по задачам и проектам;
- Комментарии, файлы, чек-листы, статусы выполнения;
- Отчеты по эффективности и срокам;
- Визуализация загрузки сотрудников;
- Интеграция с календарями, мессенджерами, CRM, ERP.
Как это работает:
- Руководитель или сотрудник создаёт задачу — например, «Подготовить отчёт по продажам до пятницы».
- Присваивает исполнителя, срок, подзадачи, приоритет.
- Сотрудник получает уведомление, работает, отмечает прогресс.
- Руководител ь отслеживает статус, прогресс, загруженность.
- По завершении задача уходит в архив с результатами.
Что дает автоматизация задач:
Прозрачность: все знают, кто за что отвечает;
Контроль: легко отследить дедлайны и прогресс;
Цифровой след: вся история работы сохраняется;
Снижение хаоса: меньше устных договоренностей и пропущенных задач;
Повышение ответственности: всё зафиксировано;
Удобство в удалённых командах.
Системы управления рабочим временем
TARGPatrol — это специализированная система управления задачами для сотрудников на местах и удаленных объектах. Она сочетает в себе функционал таск-трекера, чек-листов и отчетности.
Функционал
- Планирование задач и смен;
- Чек-листы для контроля выполнения работ;
- Фотоотчеты и регистрация инцидентов;
- Идентификация сотрудников через QR-коды, NFC или GPS;
- Удобна для клининга, охраны, логистики, ритейла, ТСЖ и сервисных служб.
Эта система подходит там, где важна не только постанов ка задач, но и факт физического присутствия на объекте.
Bitrix24 — это универсальная корпоративная платформа для офисных сотрудников и компаний со смешанным форматом.
Включает инструменты для:
- Управления задачами и проектами;
- CRM и продаж;
- Видеосвязи и внутренних чатов;
- Внутреннего портала, HR-модуля и документооборота.
Система мощная, но сложная в освоении и требует настройки под конкретные процессы. Подходит для средних и крупных компаний, где нужно единое цифровое рабочее пространство для офиса и удаленных сотрудников.
Asana — это гибкий и интуитивно понятный таск-трекер, особенно популярен в IT-командах, агентствах и стартапах.
Она позволяет:
- Строить проекты и задачи по Agile или Kanban;
- Устанавливать дедлайны и отслеживать прогресс;
- Визуализировать зависимости между задачами;
- Интегрироваться с Jira, Slack, GitHub и другими сервисами.
Подходит для тех, кто работает в проектной среде, ценит простоту, гибкость и визуальное планирование.
Заключение
Автоматизация планирования рабочего времени — это уже не «преимущество», а необходимость. Для максимальной эффективности важно интегрировать оба уровня автоматизации:
- WFM определяет, когда сотрудник доступен и где он должен быть;
- Трекер задач — что он должен делать в эти часы;
- Вместе они позволяют не только быть на месте, но и выполнять нужные действия в нужное время.
В некоторых WFM-системах уже встроен модуль задач, а в таск трекерах появляются элементы учета рабочего времени (тайм-трекинг, календарь, расчёт загрузки). Интеграция позволяет руководителям видеть полную картину: от графика до KPI по задачам.
