Нехватка персонала? Смотрим на проблему под другим углом

О дефиците кадров, нехватке рабочих рук и возросшей конкуренции за сотрудников в мировом масштабе сегодня беспокоятся во многих компаниях из самых разных сфер. Действительно, трудности с поиском персонала – это глобальная проблема, с которой каждый работодатель справляется по-своему. Одни вводят новые способы мотивации, другие – повышают зарплаты, третьи – нанимают людей без опыта и вкладываются в обучение. Обсудили эту проблему и новые подходы к ее решению с директором компании «БиоСофтТрейд» Дмитрием Цукаревым.

«При нехватке людей начинает раскручиваться спираль роста зарплат без привязки к производительности труда»

– Дмитрий, на ваш взгляд, насколько остро стоит вопрос нехватки кадров на рынке?

– Уверен, что данная проблема стоит достаточно остро. В подтверждение моих слов достаточно ввести в поиск слова «дефицит кадров» и увидеть десятки, если не сотни заголовков в ресурсах с бизнес-тематикой. И большинство из материалов были опубликованы за последний год. «Кадровый голод и рост затрат…», «Проблема дефицита кадров будет сохраняться», «Нехватка кадров становится острее» – количество и частота появления публикаций с такой проблематикой в деловой прессе только подчеркивает актуальность данной проблемы для бизнеса. Об этом свидетельствует возрастающее количество запросов, которые получает наша компания от партнеров.

– В каких сферах сегодня наблюдается дефицит кадров и как это отражается на бизнесе?

– Этот вопрос сегодня актуален для всех сфер экономики. Однако если мы проанализируем список ТОП-15 крупнейших работодателей с открытыми вакансиями в Беларуси за последний год, то увидим там 13 компаний из ритейла.

Не понаслышке знаем, что постоянный поиск и набор персонала происходит в сетевом фастфуде.

О чем говорит подобное количество открытых вакансий в отрасли? О том, что у компаний не укомплектован штат и при сложившихся в организациях бизнес-процессах они не могут оказывать услуги в полном объеме и со стабильным уровнем качества. А если и могут, то поддерживают желаемый уровень сервиса и качество работ лишь периодически, и то в стрессовых условиях для всего бизнеса. При этом возрастает количество форс-мажорных ситуаций. Как результат: недовольные сотрудники, которые начинают искать новую работу, снижающееся качество обслуживания, недовольные покупатели и бизнес, который не может развиваться и расти.

– И что дальше? Как обычно работодатели справляются с нехваткой сотрудников?

– Дальше? Дальше начинают бороться за доступных сотрудников на рынке. А в условиях, когда спрос превышает предложение, начинает расти цена. При этом ростом одних зарплат дело не ограничивается. Дополнительно начинают расти затраты на поиск персонала и на службу HR. Возрастают затраты (времени и денег) на постоянное обучение новых сотрудников. Также в условиях нехватки сотрудников приоритетом для бизнеса становится и удержание текущего персонала, что также приводит к пересмотру заработной платы. И мы получаем классическую ситуацию, когда затраты на персонал растут, производительность труда падает, а проблема дефицита практически не решается.

Пока проблема не закрыта, работодатели латают дыры имеющимся ресурсом. В процессе общения с нашими потенциальными клиентами не раз слышали про такие кейсы, когда часть персонала из одних городов периодически командируют в другие. При этом затраты возрастают кратно, ведь дополнительно появляются такие расходы, как транспорт, жилье и командировочные. Это все реальные ситуации.

Хочу отметить, что нехватка рабочих – не только наша проблема. По разным причинам (экономический рост, демография, пандемия и т.д.) с ней сталкивались и сталкиваются работодатели по всему миру. Однако западные компании борются с проблемой дефицита, работая не только над привлечением и удержанием сотрудников, но и над постоянным увеличением производительности их труда. На западе, где каждая рабочая единица стоит дорого, давно поняли, что имеющийся ресурс нужно использовать максимально эффективно. Бизнес постоянно ищет и регулярно внедряет новые решения, пересматривает существующие процессы и организовывает их таким образом, чтобы сотрудники были максимально загружены работой. Сейчас утрирую, но менеджер постоянно озадачен вопросом: «Что можно сделать, чтобы объем работ, который выполняли десять сотрудников, был выполнен, например, девятью?».

– Что вы имеете в виду?

– Я имею в виду, что на проблему, которая сегодня стоит перед белорусским и российским бизнесом, можно и нужно посмотреть с другой стороны. А именно не «Где взять людей?», а «Что мы можем поменять в своих бизнес-процессах, чтобы более качественно использовать уже имеющихся?». Я сейчас говорю про то, что в мире активно используются и внедряются программные решения, которые помогают компаниям оптимизировать и автоматизировать процессы управления персоналом для увеличения производительности труда и снижения потребности бизнеса в дополнительных сотрудниках. Если говорить про ритейл в частности, то крупный западный сетевой ретейл давно внедрил и использует WFM-системы. Также сейчас мы наблюдаем активный рост количества запросов на WFM-решения и от российского бизнеса.

«В нужное время, в нужном месте, в нужном количестве (ни больше ни меньше) работали нужные люди»

– Что такое WFM?

– Дословно это Workforce Management – управление рабочей силой. WFM – это системы, которые за счет автоматизации помогают более эффективно закрывать все 5 базовых функций управления: планирование, организацию, мотивацию, координацию и контроль. Такие системы нужны, чтобы повышать производительность труда.

Развитие этих систем начиналось с простой функции контроля. Для того чтобы контролировать приход и уход сотрудников, еще два-три десятилетия назад на западе стали появляться первые программы по автоматизированному учету рабочего времени персонала. Особенно активно эта тема развивалась в странах, где была почасовая оплата труда. Затем западный бизнес все чаще стал задаваться вопросом: «А зачем нам просто контролировать присутствие сотрудника на рабочем месте? Было бы круто, чтобы у нас в нужное время, в нужном месте, в нужном количестве (ни больше ни меньше) работали нужные люди. Т.е. чтобы люди в свое рабочее время не просто отсиживали положенные часы, а были оптимально загружены работой и приносили максимальный результат». Тем самым бизнес сформировал запрос на автоматизацию таких управленческих функций, как планирование и организация. С развитием мобильных приложений в последующем были автоматизированы функции координации и мотивации.

Аналогичный путь прошла и наша система TARGControl. Только с учетом накопленного в мире опыта и развития технологий мы прошли его чуть менее чем за 10 лет.

– Вы 10 лет назад поняли, что на нашем рынке будет потребность в подобном продукте?

– Если честно, то мы тогда и не знали про такой продукт. Начинали с разработки СКУД (систем контроля и управления доступом), работали над алгоритмами и оборудованием для биометрической идентификации людей Bioscan. Потом мы увидели, что на постсоветском рынке начал формироваться запрос на системы УРВ (системы учета рабочего времени). К 2018 году Bioscan перерос в TARGControl. Мы были одними из первых, кто предложил рынку облачный сервис в сфере СКУД, УРВ, который продавался по подписке. Появились первые клиенты, обратная связь и постоянная работа над развитием и совершенствованием продукта. Во многом благодаря нашим первым клиентам, в особенности белорусским франчайзи KFC, мы накапливали экспертизу и опыт, видели современные подходы и мировые стандарты в сфере управления персоналом. Так постепенно, с учетом новых запросов от клиентов, изучением продуктов на американском и европейском рынках, наша программа трансформировалась в полноценную WFM-систему, и работы по развитию решения продолжаются.

Так получилось, что, работая с компаниями, которые используют передовые практики в управлении персоналом, мы создали продукт раньше, чем в Беларуси появился рынок. Фактически потребность только формируется. По поступающим запросам мы видим, что на рынках Беларуси и России именно сейчас, в условиях возрастающего дефицита кадров, к бизнесу приходит осознание того, что для успешного функционирования и развития надо менять подход к оперативному управлению.

– Почему вы верите, что WFM поможет решить проблему нехватки кадров?

– Конечно, небольшой компании с 20 сотрудниками, которые работают с 8 до 17, подобная система вряд ли поможет. Но если мы говорим про средний и большой бизнес, где сотни или тысячи сотрудников работают по сменным графикам на разных позициях и объектах, то здесь я просто уверен.

Вы знаете, как сейчас выстроены процессы планирования рабочих графиков и учета рабочего времени на большинстве наших предприятий и организаций? ТОП-менеджеры даже не подозревают, какие есть резервы для оптимизации.

Да, существуют учетные программы вроде 1С, где есть штатное расписание и базовый график работ, но оперативное планирование и вывод людей на смены…

Как и 50 лет назад, сейчас в ходу бумажные графики и заметки-пометки, написанные от руки в ежедневниках и тетрадках зав.магазином, администраторов, мастеров и т.д. В лучшем случае графики ведутся в таблицах Excel.

Все это делают определенные люди на основе своего опыта и компетенций. А вот все ли из них имеют достаточно опыта и компетенций? Хватает ли им времени для качественной проработки большого объема информации? Это уже другие вопросы. Да и зачастую графики строят по уже сложившемуся в голове шаблону, и человеку сложно выйти за эти рамки и что-то поменять.

Вдобавок ко всему могут возникать различные форс-мажорные ситуации: от болезней до прогулов. И, конечно, не забываем про обычную человеческую усталость, спешку, невнимательность. Могут ли специалисты, при наличии всех факторов, одинаково хорошо спрогнозировать нужную численность персонала и составить оптимальный график работ? Вряд ли. А если мы еще усложним задачу и попросим при планировании учитывать неравномерную потребность в людях в течение дня и возможные ограничения в доступности самих сотрудников?

Суть системы WFM как раз и состоит в том, что она быстро и беспристрастно обрабатывает очень большое количество информации, которое человеку эффективно обработать просто невозможно в ограниченном промежутке времени. Постоянно обучающийся на BIGDATA искусственный интеллект системы спрогнозирует предстоящий объем работ в соответствии с существующими в компании стандартами и имеющимися ограничениями, моментально переберет тысячи вариантов и составит график, который максимально задействует имеющийся персонал, равномерно распределив нагрузку в течение рабочего дня. Если, например, штатных работников не хватает, система может опубликовать открытые смены, уведомить доступных и подходящих сотрудников с других объектов, которые могут эти смены закрыть и дополнительно заработать.

Наш бизнес привык отталкиваться от штата, но мы предлагаем взглянуть на ситуацию под другим углом и идти от стандарта обслуживания клиентов, стандартов выпуска. То есть вместо того, чтобы просто распределять имеющееся количество сотрудников по сменам, мы предлагаем выводить людей на смены в соответствии с реальной потребностью бизнеса, не нарушая трудовое законодательство и минимизируя профицит и дефицит сотрудников на каждом временном отрезке в течение дня.

«Меньшим числом работников вы сможете закрывать больший объем работ»

– За счет чего система WFM может принести компании пользу? На чем поможет сэкономить или что оптимизирует?

– Первый условный пример. Вы владеете тремя магазинами одного формата, в каждом из которых у вас работает по 30 человек. Два магазина приносят выручку примерно по 300 000 руб., а один, допустим, 230 000 руб. Если вы продолжите составлять графики от существующего штатного расписания, а не от выполняемого объема работ, то в третьем магазине люди будут оставаться на 20% меньше загружены работой, чем в первых двух. Если графики будет составлять система WFM, опираясь на данные стандартов обслуживания и объем работ, очень скоро вы придете к тому, что оптимизируете численность в третьем магазине и оставите работать 25-26 человек. В итоге вы получите рост производительности, снижение затрат (на фонд оплаты труда) и, соответственно, улучшение финансовых показателей.

Второй пример. Вы владеете теми же тремя магазинами, в них работают те же люди, и эти магазины приносят примерно одинаковую выручку. Но объем работы в течение дня – не постоянная величина и имеет как пики, так и ямы. В одни часы у вас в магазинах появляются очереди и пустеют полки, а в другие сотрудники практически ничем не заняты. Чтобы выйти на более высокий уровень производительности и максимально загрузить сотрудников, нужно начать использовать гибкие смены, выводя дополнительный персонал только в нужные моменты. На рынке труда всегда есть люди, которые готовы посвятить работе только часть дня (например, студенты) или подработать в свой выходной. У кого-то свободно утро, у кого-то день, у кого-то вечер, кто-то может по вторникам, а кто-то хочет по субботам. Например, у кассира из вашего магазина А завтра выходной, а в магазине Б на завтра в пиковую нагрузку есть открытая смена на 4 часа. Если кассиру А хочется подработать, он может откликнуться на эту открытую смену. Имея инструмент, который позволяет оперативно прогнозировать, планировать, организовывать, координировать и учитывать, работодатель может эффективно использовать труд таких людей. Решение WFM приведет к тому, что меньшим числом сотрудников вы сможете закрывать больший объем работ. С одной стороны, минимизируете непроизводственные потери рабочего времени, с другой – минимизируете потери из-за нехватки персонала.

Теперь перенесите эти примеры на среднего белорусского сетевого ретейлера, в котором работает около 5 тысяч человек. И вы увидите, что реально штат может быть оптимизирован на 300-400 человек, а экономия на ФОТ по году составит не менее 6-8 миллионов рублей.

Главная польза WFM-систем в том, что они помогают найти баланс между тем, что нужно бизнесу, чего хотят люди, и тем, что требует законодательство.

«В идеале собираемся прийти к тому, чтобы с системой можно было работать с закрытыми глазами»

– Как обычно происходит процесс внедрения системы? Сколько времени это занимает? И сколько стоит?

– Для внедрения системы должна быть команда, заинтересованная в результате. Сперва мы встречаемся с заказчиком, чтобы оценить его потребности. На встрече презентуем наш базовый функционал – рассказываем, как устроена система и чем она может помочь. Далее, если клиенту это интересно, мы заключаем с ним договор и проводим пилотный проект. Условно говоря, если у человека сеть на 50 ресторанов, то мы запускаем «пилот» на одном или двух объектах. Обычно на подготовку адаптированного под нужды конкретного бизнеса «пилота» уходит около двух месяцев.

В рамках пилота мы проводим первичное обучение, помогаем настроить систему и внести необходимые данные (при необходимости на этом этапе можем сделать интеграцию нашей системы с учетными системами заказчика) – и партнеры тестируют продукт. Если они видят результат, то, соответственно, мы разворачиваем WFM на всю их сеть. На стороне клиента − только администрирование и ведение системы, на нашей стороне − все остальное, включая техподдержку. Весь продукт находится на внешних серверах − если у клиента возникают какие-то вопросы, мы можем оперативно подключиться и решить их.

Что касается стоимости, то она зависит от количества тарификационных единиц – то есть от количества персонала.

– Требует ли система обучения сотрудников?

– Ничего сложного в работе с системой нет. Да, нужно потратить немного времени на обучение, но все это проходит с нашей поддержкой. Отмечу, что мы постоянно совершенствуем наш продукт и в идеале собираемся прийти к тому, чтобы с системой можно было работать, что называется, с закрытыми глазами.

– Вы работаете только на белорусском рынке?

– Изначально по учету рабочего времени мы охватывали рынок постсоветских стран, а также работали с компаниями из стран Балтии, Польши, Германии. По системе WFM наш основной фокус сейчас – это Россия и Беларусь. На сегодня у нас параллельно идет несколько «пилотов» с очень крупными российскими компаниями, в Беларуси по WFM мы работаем только с франшизой KFC.

– Как вы планируете развивать систему в дальнейшем? Есть ли планы по возможному расширению функционала?

– Мы постоянно развиваемся, тестируем новые идеи, изучаем конкурентов, прислушиваемся к пожеланиям наших клиентов. Вообще этот рынок у нас только формируется. Собственники бизнесов видят, что есть проблемы с персоналом, с его загруженностью и эффективностью. Ответом на эти вызовы как раз и являются автоматизированные программы.

Источник: Myfin.by “Нехватка персонала? Смотрим на проблему под другим углом”