Нарушение режима рабочего времени

Режим рабочего времени — это установленная законодательством и внутренними регламентами организация труда, включающая продолжительность рабочего дня, время начала и окончания смен, перерывы и периодичность выходных. Соблюдение этих правил критично: оно влияет на производительность, безопасность, дисциплину и, в конечном счете, на финансовые показатели компании. Нарушения режима приводят к переработкам, штрафам, увеличению расходов на фонд оплаты труда (ФОТ) и рискам конфликтов с сотрудниками и контролирующими органами.

Нарушение режима рабочего времени — это любое отклонение сотрудника от установленного работодателем или трудовым законодательством графика труда. К таким отклонениям относятся:

• Опоздания — приход позже установленного начала смены.
• Самовольные ранние уходы — завершение работы до официального окончания смены.
• Прогулы — отсутствие на рабочем месте без уважительной причины и согласования.
• Переработки без оформления — превышение нормальной продолжительности рабочего дня или недели без официального учета и согласия сторон.
• Неверные или отсутствующие перерывы — отсутствие обязательных перерывов либо их превышение.
• Несоблюдение утвержденного графика смен — выход в неустановленное время или обмен сменами без разрешения.

Любое из этих действий считается нарушением, отражается в табеле учета рабочего времени и может приводить к дисциплинарным взысканиям, перерасчету заработной платы или административным штрафам для работодателя.

Нарушение рабочего времени — последствия

Нарушения рабочего режима ударяют по пяти ключевым зонам:

• Закон: переработки без оформления и некорректные табели ведут к штрафам, доплатам и судам.
• Деньги: опоздания и сверхурочные искажают ФОТ, вызывают простои и потерю выручки.
• Процессы: хаотичные приходы-уходы ломают ритм работы, создают очереди и перегружают команду.
• Репутация: клиенты видят усталых сотрудников и задержки, персонал теряет доверие, растёт текучесть.
• Здоровье: постоянные переработки повышают травматизм, вызывают выгорание и рост больничных.

Поэтому оперативное выявление и пресечение таких нарушений — критически важная задача для любой компании.

Виды контроля и учета нарушений рабочего времени

1. Ручной (бумажные журналы, Excel)

Отмечаются время прихода/ухода, подписи сотрудников.
Минусы: высокий риск ошибок, фальсификаций, затраты времени на проверку.

2. Проходные с пластиковыми картами или PIN-кодами

Данные автоматически фиксируются в системе доступа.
Минусы: возможен «передача карты», совместное использование кодов.

3. Биометрические терминалы (отпечаток, лицо, венцы ладони)

Исключают передачу идентификатора, обеспечивают точную фиксацию.
Минусы: стоимость оборудования, необходимость регулярного обслуживания.

4. GPS-трекеры и мобильные приложения (для выездного персонала)

Контроль местоположения и времени в полевых условиях.
Минусы: требует стабильного интернета и точной конфигурации геозон.

5. Видеоаналитика

Сопоставление записей доступа и видеопотока для проверки нарушений.
Минусы: высокие затраты на хранение и обработку данных.

Автоматизация учета нарушений сотрудников

Чтобы минимизировать человеческий фактор и оперативно выявлять нарушения, компании внедряют автоматизированные системы, такие как системы контроля и управления доступом (СКУД), системы учета рабочего времени (СУРВ), Таск Менеджеры, ERP-системы и WFM-системы.

Выбор той или иной системы будет зависеть от специфики бизнеса: масштаба компаний, отрасли, количества сотрудников, бюджета и др.

Коротко разберем ключевые функции систем, их минусы и области внедрения.

1. СКУД (системы контроля и управления доступом)

Что делают: фиксируют проходы (карта, PIN, биометрия), управляют турникетами и замками, ведут базовый журнал входа-выхода.

Минусы: минимальная аналитика, зачастую неудобный интерфейс, высокая стоимость оборудования.

Где чаще всего применяются: офисы, склады, промышленные цеха и любые объекты, где в приоритете безопасность периметра.

2. СУРВ (системы учета рабочего времени)

Что делают: автоматически формируют табели, фиксируют опоздания, ранние уходы и переработки, выгружают данные в зарплатные программы.

Минусы: зачастую также требуют вложения в оборудование, но могут работать и без них.

Где применяются: офисы, сервисные компании, строительство, где главное — точный табель без сложной сменной структуры.

3. Таск-менеджеры

Что делают: разбивают проекты на задачи, назначают исполнителей, отслеживают статусы и дедлайны, объединяют коммуникацию команды.

Минусы: не фиксируют фактическое присутствие и рабочие часы, зачастую нет интеграции с ТК или расчетом зарплаты.

Где применяются: креативные и проектные команды, разработки ПО, маркетинговые агентства.

4. ERP-системы

Что делают: объединяют кадры, расчет зарплаты, финансы и склад в единую платформу; поддерживают сложные бизнес-процессы и отчётность.

Минусы: дорогостоящее и длительное внедрение, избыточный функционал для малого бизнеса.

Где применяются: крупный ритейл, холдинги с производством и логистикой, финансовые корпорации.

5. WFM-системы (Workforce Management)

Что делают: строят прогноз нагрузки на основе истории продаж/трафика, автоматически планируют смены с учетом ТК и доступности персонала, поддерживают мобильные приложения и аналитику KPI.

Минусы: выше стоимость лицензии по сравнению с простыми СКУД или СУРВ; требуется качественный массив данных для точного прогноза.

Где применяются: ритейл, логистические центры, клининг, HoReCa, call-центры и другие сферы с посменной, нестабильной нагрузкой.

Итог

• Если нужно лишь контролировать входы и обеспечить безопасность, достаточно СКУД.
• Если критично фиксация рабочего времени без вложений в дорогостоящее оборудование — подойдут СУРВ.
• Для проектного учета задач хватит таск-менеджера.
• ERP оправдана, когда нужно сквозное управление финансами, кадрами и складом в одной системе.
• WFM-платформа оптимальна, когда бизнесу важно прогнозировать спрос на персонал, автоматически строить смены и получать детальную аналитику эффективности.

TARGContol — учет нарушений рабочего графика

TARGControl — это WFM-система, которая прогнозирует спрос, планирует численность персонала и автоматически составляет графики работы с требованиями ТК.

Если приоритет — это учет отработанных часов и контроль нарушений, то достаточно модуля УРВ. Система автоматически сопоставляет фактические события доступа (Работа, Обед, Выход) с утвержденным графиком сотрудника. Любое отклонение мгновенно фиксируется и попадает в журнал нарушений, который руководитель видит в режиме реального времени или получает по уведомлению. Это позволяет оперативно реагировать на дисциплинарные проблемы, корректно начислять зарплату и соблюдать требования Трудового кодекса.

Основные типы нарушений

• Опоздание – сотрудник отмечает начало работы позже установленного времени смены.
• Ранний уход – завершение работы раньше планового конца смены.
• Недоработка – фактическая длительность смены короче, чем предусмотрено графиком.
• Прогул – сотрудник опоздал сверх заданного лимита или не вышел на смену вовсе.
• Неявка на работу – отсутствует отметка «Работа» при наличии запланированной смены.
• Нарушения обеденного перерыва (при активной опции «строгий обед»).
• Автозакрытие – система принудительно закрыла смену, потому что сотрудник забыл отметиться на выход.

Каждое из этих отклонений заносится в журнал нарушений, сопровождается фотофиксацией (при наличии терминалов TC F1/планшетов/смартфонов) и может автоматически уведомлять руководителя для оперативной реакции.

Для строительных площадок и производственных зон TARGControl может дополняться алкотестером: при нарушении трезвости событие «Работа» не регистрируется, а система блокирует доступ и уведомляет руководителя.

Кроме того, все зарегистрированные отклонения автоматически попадают в табель, а при формировании отчета система показывает, какая смена нарушена и по какой причине. Если у сотрудника есть уважительная причина — например, больничный или командировка — TARGControl поддерживает встроенный процесс согласований: руководитель утверждает документ онлайн, после чего отметка «нарушение» автоматически снимается или пересчитывается по правилам компании.

Инструктажи и справки

Чтобы упростить контроль обязательных документов, в системе есть раздел «Инструктажи и справки». Когда срок действия документа подходит к концу, специалист по охране труда получает уведомление на e-mail или в Telegram, а сам сотрудник увидит напоминание на экране терминала при идентификации. Это позволяет вовремя продлевать контракты, инструктажи, справки и др., не допуская к работе сотрудников с просроченными документами и избегать штрафов за нарушение требований безопасности.

Вывод

Автоматизированный контроль режима рабочего времени в TARGControl решает сразу несколько задач: исключает человеческий фактор, повышает дисциплину, снижает затраты на расчет заработной платы и помогает компании всегда соответствовать требованиям трудового законодательства и охраны труда. Учет рабочих часов, управление нарушениями, а также раздел «Инструктажи и справки» делают систему комплексным инструментом для HR-, HSE- и безопасностных служб.

Если вам важно контролировать рабочую дисциплину, автоматически фиксировать все нарушения и всегда иметь под рукой актуальные данные по персоналу и их документам — свяжитесь с нашим менеджером. Мы покажем TARGControl в действии и подберем оптимальное решение именно для вашего бизнеса.