Сервисы для автоматизации HR- процессов: что скрывают и о чем молчат на демо?
Сервисы для автоматизации HR- процессов: что скрывают и о чем молчат на демо?
Компании всё чаще автоматизируют найм, обучение и кадровые процессы. Но при выборе сервисов многие ориентируются на демо от продаж и базовую стоимость — и сталкиваются с ограничениями уже после внедрения.
В статье Наталья Данилова, HRD IT-компании Artsofte и Фёдор Мельников, руководитель проектного офиса сервиса КЭДО Nopaper, рассказали, на что обращать внимание при выборе HR-систем и какие нюансы вендоры не проговаривают заранее.
Автоматизация стала нормой, но выбирать стало сложнее
Компании используют сразу несколько HR-инструментов: системы подбора, обучения, кадрового документооборота.
Автоматизация помогает снизить нагрузку и ускорить операции. Например, оформление сотрудника, которое раньше занимало часы, можно сократить до десятков минут за счёт сервисов кадрового ЭДО.
Сервисов для автоматизации процессов за последние 5 лет стало кратно больше, и сравнивать их стало сложнее. Ошибка на этапе выбора может привести к тому, что новый инструмент не даст желаемого результата в будущем. И в итоге компания потратит время и деньги.
! Скачать сравнение сервисов КЭДО
«Чаще всего сервисы сравнивают по демо, которое до этого менеджер несколько раз отрепетировал. В итоге когда сервис начинает работать на реальном сценарии компании, оказывается что не всё так быстро и удобно как нам обещали», — Наталья Данилова, HRD Artsofte.
На что обратить внимание при выборе сервиса и общении с менеджерами по продажам — разбираем дальше.
Стоимость лицензия — только часть расходов
На этапе выбора чаще всего сравнивают стоимость лицензии. Она часто есть на сайте вендора, и её легко найти.
Однако нужно учитывать, что входит в эту стоимость: включена ли техническая поддержка и обучение сотрудников, интеграции с учётными системами, перенос данных из одной системы в другую, доработки, пролонгации и пр.
Предположим, вы сравниваете две системы КЭДО: «А» и «Б».
Система «А» стоит 1000 рублей за лицензию на одного сотрудника, система «Б» — 1500 рублей. Кажется, выгоднее брать систему «А». Однако, если посмотреть глубже, выяснится, что в стоимость лицензии «Б» входят поддержка и обучение, перенос данных и полноценная интеграция с 1С, а в системе «А» за все это придётся доплачивать.
Основные расходы проявляются уже на этапе внедрения. Это интеграции, миграция данных, обучение пользователей, доработки под процессы, расширенный API, поддержка выше базовой и обновления.
«По моему опыту, обучение сотрудников — один из самых сложных этапов внедрения любой системы. Поэтому заранее уточняйте, проводит ли система обучение, отвечает ли их поддержка на вопросы сотрудников. Можно самим попробовать задать вопрос по работе сервиса в поддержку и замерить, как быстро придёт ответ», — Фёдор Мельников, руководитель проектного офиса Nopaper.
«Мы обычно сравниваем стоимость лицензии. Потому что это единственное, что сразу видно. На сайте показывают тарифы: базовый, профессиональный, кастомный. А дальше, когда начинается разговор про внедрение, появляются детали. Перенос базы — отдельная стоимость. Усиленная поддержка — отдельная стоимость. А бюджет был рассчитан только на лицензию», — Наталья Данилова, HRD Artsofte.
Ещё один риск, который нужно учитывать на этапе выбора — изменение стоимости.
Часто сервисы предлагают спецусловия на первый месяц или год использования, а затем повышают цену. В итоге компания может оказаться в ситуации, когда сменить систему уже сложно.
«Если мы понимаем, что хотим долго работать с сервисом, и он нам подходит, лучше сразу договариваться о двухлетнем контракте. И фиксировать стоимость на текущий период, и на следующий», — Наталья Данилова, HRD Artsofte.
Чтобы не пересобирать бюджет в процессе, важно сразу разложить стоимость по составляющим. Не ограничиваться лицензией, а уточнять: как формируется цена, что входит в базовый тариф, какие работы оплачиваются отдельно и по каким правилам стоимость может измениться.
Попросите коммерческое предложение на 2–3 года, включая стоимость лицензии, внедрения, поддержки, доработок, интеграций, обучения и роста числа пользователей.
Например, у нас достаточно подробно описано, что входит в наш КЭДО, вплоть до мелочей.
Интеграции: сервис не существует отдельно
У любой компании, которая существует несколько лет, уже есть какой-то набор инструментов: 1С, почта, мессенджеры, внутренние сервисы, базы знаний и другие.
Новый HR-сервис должен встроиться в эту инфраструктуру. Но часто о сервисах забывают.
«Например, компания выбирает сервис КЭДО и учитывает интеграцию только с 1С, но не думает, как КЭДО может быть интегрирован с внутренним мессенджером, чтобы сотрудникам приходили уведомления о новых документах», — Наталья Данилова, HRD Artsofte.
В итоге новый инструмент вроде бы работает, но остаётся изолированным. Сотрудники им не пользуются, потому что это неудобно.
Чтобы этого избежать, важно подключать IT-специалистов и разобраться, какие сервисы уже используются в компании и для каких задач. Также стоит определить, с какими системами потребуется интеграция.
Перед выбором сервиса важно провести аудит: понять, какими инструментами пользуются сотрудники и как именно они с ними работают. На встречу с вендором лучше приходить со списком этих систем и сразу уточнять, как можно встроить новый сервис в существующую IT-инфраструктуру компании.
Само наличие возможностей интеграции не означает, что системы будут работать так, как вам нужно.
«Например, вендор заявляет: “у нас есть интеграция с 1С”. Но может оказаться, что она работает только с определённой версией, передаёт данные в одну сторону и не позволяет забирать документы обратно. В Nopaper интеграция с 1С работает в обе стороны. Кадровый специалист работает в 1С и видит все те же самые статусы и документы, что и сотрудник в Nopaper»,— Фёдор Мельников, руководитель проектного офиса Nopaper.
И ещё один частый тезис — «у нас есть открытый API».
«Открытый API не означает, что всё автоматически интегрируется. Часто он требует донастройки, а часть методов может быть недоступна или работать только на продвинутых тарифах», — Наталья Данилова, HRD Artsofte.
Поэтому на этапе выбора стоит подключить IT-специалиста. IT-специалист после изучения документации сразу обозначит ограничения: что не получится реализовать и с какими системами возникнут сложности. Эти моменты важно зафиксировать и вынести на обсуждение с вендором. Советуем запросить письменный ответ по каждому сценарию: что точно поддерживается, что невозможно, а что требует дополнительной проработки.
Функционал: важно не наличие, а качество
Чаще всего потенциальные клиенты оценивают функциональность в бинарной логике: есть функция или нет.
Например, все сервисы по поиску кандидатов говорят, что у них есть сохранение резюме кандидатов. Это воспринимается как базовый функционал, который «должен быть у всех» Проблема в том, что за этим «есть» скрывается разный уровень реализации.
Один вариант: резюме сохраняется, но при загрузке новой версии предыдущие исчезают. Формально функция есть, но пользоваться ей неудобно. Другой вариант: все версии лежат рядом, их легко сравнить, понятно, какая актуальная. Ничего не теряется, данные автоматически привязываются к кандидату.
Функция одна и та же, но опыт работы совершенно разный.
Поэтому важно оценивать не только наличие функции, но и её качество: насколько она соответствует вашим задачам и как влияет на работу команды.
Отдельный момент — если функционала нет. Ответ «нет» тоже бывает разным.
Первый вариант, когда функции нет и её не планируют. Второй — функции нет, но она уже в разработке, с понятными сроками релиза.
«Сейчас рынок меняется быстрее. Если раньше вендоры говорили „будет через год“, то сейчас чаще называют конкретные даты релизов», — Наталья Данилова, HRD Artsofte.
Важно учитывать не только наличие функций, но и их важность именно для вашей компании.
Например, если у компании большая база кандидатов, критичным становится функционал поиска и фильтрации внутри системы.
В другой компании эта же функции могут не иметь значения. Если нагрузка небольшая, а процессы простые, приоритеты смещаются. Например, на формы обратной связи или удобство интерфейса.
В итоге два HR-директора могут выбрать разные системы с одинаковым набором функций — потому что задачи у них разные.
Чтобы верно оценить возможности системы рекомендуем:
→ определить, какие функции для вас приоритетные
→ оценивать функционал по заранее сформулированной шакле.
Например:
— функция реализована полностью и соответствует задачам компании;
— функция есть, но с ограничениями критичными/не критичными для компании;
— функции нет, но она в разработке до даты X;
— функции нет и не планируется.
Даже такая простая градация помогает увидеть различия между сервисами и принять более точное решение.
Гибкость на словах, но не на реальных сценариях
На демо показывают идеальный сценарий. Например, сотрудник подаёт заявление на отпуск, оно автоматически уходит в работу, кадровик его обрабатывает. Всё выглядит просто и быстро.
При этом целый блок согласований теряется.
«На демо всегда показывают идеальный маршрут, и кажется, что всё работает. А потом выясняется, что реальный процесс в компании устроен совсем по-другому», — Наталья Данилова, HRD Artsofte.
В компаниях часто есть сложные схемы: несколько юрлиц, матричные структуры, разные уровни согласования. Под такие процессы нужна гибкая настройка.
И порой оказывается, что нужная гибкость доступна только на более дорогом тарифе.
Ещё одна проблема — само понимание «гибкости».
«Когда говорят “у нас настраиваемый workflow”, не всегда уточняют, что без участия вендора его не изменить. А участие вендора — это почти всегда дополнительные расходы», — Наталья Данилова, HRD Artsofte.
Во многих системах нет конструктора, где можно самостоятельно собрать процесс. Есть заранее заданные сценарии. Если они не подходят, их нужно дорабатывать. Поэтому один из ключевых вопросов на демо — как устроены согласования. Не в общем виде, а на конкретных примерах вашей компании.
Записаться на онлайн демо сервисов КЭДО и ЭДО Nopaper
Удобный сервис: так ли это
На демо интерфейс выглядит логичным, переходы — очевидными.
«На демо всё выглядит легко, потому что показывает человек, который знает систему идеально. Пользователь в этот момент просто смотрит», — Наталья Данилова, HRD Artsofte.
Поэтому удобство нельзя оценить по демо. Его проверяют только на практике, через реальные задачи и пользователей.
«Даже если на встрече менеджер вам говорит, что есть инструкции. Этого недостаточно уже, нужен дизайн приложения с интуитивно понятным интерфейсом. У человека сейчас десятки сервисов, с которыми нужно работать. Он не будет открывать базу знаний и разбираться как работает именно этот сервис. Он просто будет делать всё, чтобы им не пользоваться», — Наталья Данилова, HRD Artsofte.
Как оценить реальное удобство системы для вашей компании:
Первое — договориться о расширенном доступе: не на неделю, а хотя бы на пару недель, лучше - на месяц. И выдать его разным категориям сотрудников, которые хотят быть “тестировщиками”.
«Лучше, чем сами пользователи, никто не оценит, насколько удобна система. Если решение принимает только HR-директор, есть риск ошибиться», — Наталья Данилова, HRD Artsofte.
Второй шаг — собрать фокус-группу и дать им простые задания. Например, если вы выбираете систему для обучения, задания могут быть такими:
— зайти в систему с разных типов устройств;
— найти курс и назначить его себе;
— пройти его и скачать отчёт.
Третий шаг — собрать обратную связь: понятно ли, куда идти, сколько времени заняло выполнение задач, возникали ли сложности, хочется ли вернуться к работе с системой снова?
Такая проверка показывает, насколько интерфейс действительно удобен и понятен.
Также можно попросить менеджера сервиса проводить демонстрацию на аккаунте вашей компании
«Мы всегда просим показывать не демо-стенд, а наш аккаунт. Потому что на демо всё работает идеально, а в реальной версии может оказаться иначе .Например, на демо доступны функции, которых нет в базовой версии или интерфейсы отличаются», — Наталья Данилова, HRD Artsofte.
Когда вы проверяете сервис в своём аккаунте, сразу становится понятно, как он будет работать после внедрения.
Мобильная версия: фактор, который часто недооценивают
Если в сервисе заявлено мобильное приложение, его удобство нужно оценивать отдельно.
Для части HR-процессов мобильный доступ обязателен. Обучение чаще проходят с телефона. Подписать документ в мобильном приложении часто быстрее, чем с компьютера.
При этом мобильная версия может формально существовать, но быть ограниченной. Например, работать как адаптированный браузер без нормального интерфейса или не поддерживать часть функций. Поэтому для оценки удобства приложения также можно собрать фокус-группу и попросить выполнить задание и оставить отзыв об удобстве.
Например, вы выбираете сервис КЭДО. Можно попросить сотрудников в мобильном приложении:
→ выпустить подпись
→ создать заявление на отпуск
→ подписать его
→ а потом найти в архиве подписанный документ
Если сотруднику неудобно работать со смартфона, он откладывает действия или не выполняет их вовсе.
Вывод
На этапе выбора сервиса важно оценить, как сервис будет работать в конкретной компании.
Для этого до встречи с менеджером:
— Опишите ключевые процессы: если выбираете сервис для найма — как сейчас проходит найм, если сервис КЭДО — как согласовываются и подписываются документы.
— Определите, какие функции для вас критичны, а какие вторичны.
— Разработайте шкалу для оценки функционала и возможностей сервиса.
— Соберите список всех систем, которые уже используются в компании.
Что запросить и спросить у представителя сервиса:
— Попросите демонстрацию работы системы именно на примере ваших сценариев.
— Уточните, какие интеграции есть и как именно они работают.
— Запросите, что входит в стоимость лицензии, как будет меняться стоимость в следующие года и сколько стоят конкретные доработки.
— Попросите тестовый доступ и попросите сотрудников оценить удобство сервиса.
Если на демо всё выглядит идеально — это не всегда показатель качества, а повод задать больше вопросов. Чем раньше выявить ограничения сервиса, тем ниже вероятность, что после внедрения придётся перестраивать процессы или искать новое решение.
Получить консультацию, записаться на онлайн демо сервисов электронного документооборота Nopaper.
