KFC — крупнейшая сеть фастфуда в Беларуси с более чем 80 ресторанами. Еженедельно на работу выходят более тысячи сотрудников, и составление гибких графиков для них требует около 1 часа работы менеджеров. Ежедневно. Эффективное планирование является ключевым фактором для оптимизации затрат на зарплаты, которые составляют значительную долю в бюджете компании — от 40% до 60%. И сокращение этой доли можно достичь, оптимизируя распределение рабочего времени и улучшая планирование.

Организация учета рабочего времени в KFC

Идеальный вариант для бизнеса – оплачивать сотрудникам только фактически отработанное время. То есть учитывать перерывы, учитывать опоздания и ранние уходы. Для KFC это тоже важно. Поэтому мы начали с настройки полноценной системы УРВ и установки оборудования СКУД.

В ресторанах KFC для идентификации сотрудников используют биометрические терминалы TARGControl с сенсорным экраном, сканерами отпечатков пальцев и терминалы с функцией Face ID. В качестве основного идентификатора выбрали отпечаток пальца и изображение лица (свой палец работники уж точно не потеряют и не забудут в другом рюкзаке). В качестве запасного – пин-код – альтернативный вариант для людей со слабовыраженным или поврежденным рисунком на подушечках пальцев. Функция Face ID нивелирует риски обмана со стороны сотрудников – никто не сможет отметить начало работы за своего коллегу.При приеме сотрудника на работу и оформлении документов сотрудник отдела кадров регистрирует информацию о нем в системе управления персоналом TARGControl и с помощью USB-сканера сканирует отпечаток пальца (также предусмотрена возможность регистрации сотрудников и добавления отпечатков пальцев и изображений лиц на местах, при помощи терминалов). Подробнее о принципе работы терминала TC D1 вы можете узнать в этом видео.

Как осуществляется учет рабочего времени в KFC

Перед началом рабочего дня сотрудник подходит к терминалу и прикладывает палец к сканеру. Терминал считывает отпечаток, идентифицируя по нему сотрудника, и на экран выводится кнопка начала рабочего дня. Чтобы уйти на перерыв, работник вновь подходит к терминалу, идентифицируется и жмет на кнопку «Перерыв». В конце рабочей смены сотрудник сканирует палец и выбирает «Завершить работу». В момент каждого сканирования отпечатка пальца, система фотографирует сотрудника и сохраняет информацию о событии и фото.

На этом этапе возможности системы УРВ от TARGControl закрыли несколько задач:

• решена проблема контроля учета рабочего времени персонала, исключена возможность подтасовок и сговоров с менеджерами на местах;
• точный учёт позволил быстро и безошибочно проводить расчёт зарплат и составление табелей
• руководство офиса компании получило инструмент удаленного учета рабочего времени и контроля персонала, треть которого находится за пределами Минска;
• информация о посещаемости, нарушениях и больничных, наконец, стала актуальной и обновляемой в режиме реального времени;
• прямо в системе появилась возможность считать выработку в человеко-часах ресторана с разбивкой в течение дня;
• TARGControl стал органайзером, который напоминает об истечении сроков действия разрешительных документов, таких как санкнижка или инструктаж;
• для работы с системой не потребовалось нанимать или выделять в штате отдельного бухгалтера и кадровика.

По окончании месяца топ-менеджеры работают с уже готовыми документами учета рабочего времени, которые предварительно «закрыли» менеджеры ресторанов, т.е. внесли в систему все данные по больничным и отпускам, прикрепили сканы этих документов, проверили фактически отработанное время по сотрудникам и т.д. Данные по фактически отработанному времени автоматически выгружаются в программу 1С, где и происходит начисление заработной платы.

Пример автоматического табеля в TARGControl. При необходимости внесения изменений менеджер может это сделать вручную, либо сохранить табель (закрыть) без изменений.

Планирование потребности в персонале и построение графиков работы

Захотелось большего - создание системы WFM (Workforce Management System) - чтобы система сама строила и распределяла смены между доступными для работы сотрудниками, при этом учитывала все возможные ограничения. WFM прогнозирование потребностей было нужно для того, чтобы знать, сколько людей потребуется на смене для того, чтобы качественно обслужить предполагаемое количество гостей и получить ожидаемую сумму выручки.

Для прогнозирования персонала в TARGControl была разработана нейронная сеть, которая анализирует исторические данные (количество чеков, погодные условия, праздничные дни и т.д) и формирует прогноз на определенный период.

Однако, чтобы нейросеть могла прогнозировать численность персонала, сперва была разработана интеграция между кассовым оборудованием, используемым KFC, и системой TARGControl. Данные из кассовых аппаратов загружались на сервера TARGControl для обучения модели прогнозирования под конкретный ресторан, т.к. исторические данные у всех разные. Как только нейросеть научилась находить закономерности между количеством транзакций и днями недели, включая выходные и праздничные дни, она уже была способна спрогнозировать количество транзакций на аналогичный период в будущем и скорректировать прогноз с учётом актуальных данных продаж. Т.е. если в текущем месяце или неделе наблюдается всплеск покупательской активности, система это учитывает.

Для создания графика смен на основе исторических данных используется специальный шаблон, в котором указываются позиции и количество транзакций, при которых сотрудники должны быть на определенном месте (например, Касса или Зал). То есть формируется таблица, в которой указывается, что при 10 чеках за интервал времени должны выйти люди с определенными позициями, при 20 - их должно стать больше и т.д.

Чтобы спрогнозировать численность персонала и количество смен, менеджеру нужно нажать всего пару кнопок – далее происходит прогнозирование транзакций на следующую неделю, после чего формируется смены. После этого смены автоматически распределяются между сотрудникам в зависимости от их квалификации, доступности для работы в это время и правил расстановки в конкретном ресторане. Если же смены не могут распределиться, то они остаются “Открытыми” - доступными для выбора сотрудниками. Сотрудники с соответствующей квалификацией могут самостоятельно выбирать такие смены, а администраторы могут оперативно утверждать их выбор.

Пример автоматического прогнозирования персонала и расстановки смен в KFC в модуле TARGControl WFM

Чтобы упростить коммуникацию и обеспечить оперативное уведомление об изменении графика рабочего времени и заменах, мы интегрировали их в систему. С помощью мобильного приложения TARGControl App сотрудники могут проверять свой график, устанавливать доступное для работы время, согласовывать рабочий график и отправлять запросы на отпуска и больничные, а также загружать необходимые документы для отдела кадров. А администраторы также могут эффективно обрабатывать запросы сотрудников через мобильное приложение и использовать все основные функции веб-приложения TARGControl, включая создание и редактирование графиков работ, просмотр рабочих отчетов, контроль нарушений и табелей.

Итоги внедрения WFM-системы в KFC

KFC платит сотрудникам деньги за реально отработанное время и масштабирует свой бизнес, существенно не расширяя штат офисных работников. Мы начали сотрудничать с франчайзи KFC, когда они только запускались и у них было открыто менее 10 ресторанов по всей Беларуси. На момент написания этой статьи по всей стране уже работает 82 ресторана, а фактические затраты на персонал стали в большей степени соответствовать плановым и лучше соотноситься с полученной выручкой.