Технологии и модели управления персоналом
Как и все бизнес-процессы, управление персоналом — это стратегический путь
Осознание значимости человеческого капитала и связанных с ним практик, инструментов и стратегий растет как в отдельных организациях, так и в отрасли в целом. Управление талантами, где сосредоточены усилия по развитию и поддержке сотрудников, стало ключевой областью, влияющей на производительность компании и бизнес-результаты. В последнее десятилетие основное внимание и инновации в HRM были сосредоточены на поиске, оценке и развитии талантов.
Но ключевые элементы управления персоналом претерпели значительные изменения, не только за счет использования новых технологий и платформ, но и за счет понимания того, что время (и его соответствующие вклады в расчет заработной платы) и планирование — это то, как мы реализуем опыт наших сотрудников и используем наши таланты. Эти важные процессы также помогают лучше управлять рисками, обеспечивать соблюдение норм и отслеживать данные. В то же время эти данные помогают руководителям бизнеса не только оптимизировать затраты и производительность сегодня, но и дать им возможность более точно планировать будущее.
Управление персоналом как основа трансформации
В июне 2019 года опрос, проведенный m.Research, показал, что сегодня компании осознают необходимость привлечения и удержания сотрудников с ключевыми навыками, особенно среди руководящих кадров. Однако, поскольку неопределенность теперь является единственной оставшейся определенностью на мировом экономическом рынке, компании сталкиваются с трудностями в балансировке этой потребности с контролем затрат и соблюдением норм (см. рисунок 1).
Важным навыком, которым должен обладать лидер в любой организации, является способность сбалансировать эти приоритеты для своих работодателей. В условиях возросших требований руководители и менеджеры отвечают за развитие навыков своих сотрудников, управление бюджетами, соблюдение норм и обучение персонала. Управление персоналом играет ключевую роль в этом процессе, потому что именно здесь принимаются решения о том, кто, где и когда должен работать, и кого следует назначать на определенные смены, проекты или задачи. Мониторинг данных по мере выполнения этой работы помогает оценивать влияние этих решений и корректировать курс по мере необходимости.
Когда организации оценивают свои потребности в управлении рабочей силой в свете текущих бизнес-проблем, пять ключевых аспектов, перечисленных ниже, были оценены как критические почти одинаковым процентом респондентов. Потребность в точных и доступных данных стимулирует внедрение WFM-систем для автоматизации учета рабочего времени и планирования. Поскольку компании стремятся повысить производительность и поддерживать рост, переход от ручных процессов к автоматизации — это только первый шаг на пути к достижению этих целей.
5 основных проблем управления персоналом:
- Аналитика рабочего времени и трудозатрат.
- Улучшение самообслуживания сотрудников и менеджеров.
- Контроль расходов на сверхурочную работу.
- Лучшее согласование между HR, оплатой и персоналом.
- Точность расчета заработной платы.
Источник: m.Research, Управление рабочей силой 2019
Эволюция моделей управления персоналом
Поскольку управление персоналом охватывает широкий спектр вопросов, требования бизнеса значительно различаются, как и применение технологий в разных организациях. Мы увидели тенденцию игнорировать эту важную особенность, поскольку и заказчики, и продавцы технологий полагаются исключительно на инструменты для получения ответов. Однако, как и любые технологии, WFM-системы могут действительно обеспечить превосходные результаты, только если они используются в контексте стратегии и возможностей вашей организации.
При выборе WFM-системы важно не только удовлетворить текущие потребности, но и выбрать решение, которое будет развиваться вместе с вашими будущими требованиями. Независимо от того, являются ли ваши текущие усилия по управлению персоналом транзакционными, операционными или трансформационными, мы рассмотрим, как получить максимальную ценность на любом этапе и какие шаги можно предпринять для дальнейшего развития.
Рисунок 2: Модели управления персоналом
Транзакционное управление персоналом
Транзакционное управление персоналом фокусируется на повышении эффективности и использовании технологий для быстрого достижения безошибочных результатов. Автоматизация является ключевым аспектом, поскольку, несмотря на рост технологий HCM, многие организации по-прежнему используют ручные процессы для основных функций управления персоналом. Это справедливо для организаций всех размеров, но по мере того, как вы выходите за рамки численности сотрудников более 1000 человек, потребность в автоматизации возрастает. А в секторе малого и среднего бизнеса (компании с численностью от 51 до 1000 человек) 27% компаний по-прежнему полагаются на ручные процессы для учета рабочего времени и посещаемости, а 38% используют ручное планирование (рисунок 3).
Рисунок 3: Уровень автоматизации
Автоматизация управления персоналом
Технологические достижения за последние два десятилетия (например, продолжающийся переход корпоративного ПО в облако) смогли значительно повысить степень точности и эффективности без непомерных затрат на программное обеспечение или время, затрачиваемое на внедрение и поддержку этих решений. Поскольку поставщики выходят на рынок с комплексными решениями по управлению рабочей силой, часто адаптированными к конкретному размеру, сложности или отрасли организации, автоматизация и интеграция процессов учета времени и планирования предоставляют пользователям множество преимуществ.
Более половины опрошенных отметили сокращение времени на обработку данных для расчета заработной платы, снижение ошибок в расчетах и упрощение создания отчетов после внедрения систем учета рабочего времени и планирования (рисунок 4).
Рисунок 4: Влияние автоматизации учета рабочего времени и планирования
Эффективность и точность, обеспечиваемые автоматизацией WFM-систем, важны для каждого заинтересованного лица в процессе управления персоналом. Для менеджеров это означает меньше времени на администрирование и больше возможностей для стратегических задач, таких как планирование и управление. WFM-решения также укрепляют доверие сотрудников, обеспечивая прозрачность и подотчетность. Если сотруднику не платят вовремя или не платят правильно, как мы можем ожидать, что он доверит нам свое профессиональное развитие? Кроме того, автоматизация и интеграция упрощают доступ к данным для отчетности и аналитики, что улучшает управление бизнесом.
Операционное управление персоналом
Правильно реализованная автоматизация закладывает основу для операционного управления персоналом. Организации, которые перешли на автоматизацию, могут лучше управлять соблюдением стандартов, эффективно планировать рабочее время и улучшать пользовательский опыт, предлагая предсказуемые графики и легкий доступ к информации о расписании. Технология управления персоналом — это не просто сбор данных, а использование их для принятия обоснованных решений и содействия совместной работе. Решения, которые делают данные видимыми и помогают их интерпретировать, являются важными следующими шагами после автоматизации. Эти улучшения решают ключевые бизнес-проблемы и потребности в управлении персоналом, указанные ранее на рисунках 1 и 2. Также автоматизация обеспечивает ключевой набор операционных целей, связанных с повышением производительности, гарантируя, что все пользователи — администраторы, сотрудники и руководство — будут иметь отличный пользовательский опыт (рисунок 5).
Рисунок 5: Влияние автоматизации на сотрудников
Хотя оптимизация расходов на рабочую силу является ключевым атрибутом управления персоналом, важно помнить, что иногда такая оптимизация может иметь непредвиденные последствия. Например, если вы сосредоточитесь только на снижении расходов, игнорируя пожелания сотрудников или коллективные соглашения, это может привести к серьезным проблемам. Или если ваши графики не (или редко) учитывают доступность и предпочтения сотрудников, вы можете быстро столкнуться с недовольством сотрудников и текучкой кадров. Это, в свою очередь, приводит к эффекту снежного кома: менеджерам приходится с трудом находить людей для заполнения смен и/или тратить значительное время и деньги на найм новых людей.
Учитывая важность эффективности, соблюдения норм и опыта сотрудников, проведен анализ влияния WFM-систем на бизнес. Оценены данные компаний, достигших «операционного совершенства», и выявлены три ключевых возможности автоматизации, способствующих этому:
- Сотрудники имеют предсказуемые графики работы.
- Табели учета рабочего времени составляются и утверждаются своевременно.
- Последовательное соблюдение норм по заработной плате и рабочему времени.
Исследование показало, что компании, автоматизирующие операционные процессы, достигают значительных бизнес-результатов. Как видно на рисунке 6, организации, внедрившие WFM-системы, в два-три раза чаще улучшают показатели безопасности на рабочем месте, удовлетворенности клиентов, а также удержания и вовлеченности сотрудников по сравнению с другими компаниями.
Рисунок 6: Ключевые показатели роста
Сколько бы мы ни слышали о стремлении к гибкости в работе, современным сотрудникам также необходима стабильность. Например, для работника знать заранее, что он/она никогда не будет работать по вторникам, потому что у него/нее весь день занятия по вторникам, может быть очень значимым. Это также устраняет необходимость проверять расписание каждый день и тратить время на поиск того, с кем можно поменяться сменами.
Благодаря точности, эффективности и соблюдению трудового законодательства компании с высоким уровнем операционной эффективности в десять раз чаще сообщают, что их сотрудники могут рассчитывать на своевременное информировании о расписании; в четыре раза чаще учитывают доступность и предпочтения сотрудников при составлении расписаний; и в восемь раз чаще обеспечивают последовательное соблюдение норм по явке.
Эти компании в семь раз чаще применяют проактивный подход к управлению расходами на персонал и отсутствием сотрудников. Такой подход позволяет им сбалансировать потребности бизнеса с опытом сотрудников, повысить производительность и укрепить лояльность как клиентов, так и сотрудников. Хотя эти результаты не являются напрямую причинно-следственными, они демонстрируют масштаб потенциального влияния на вашу организацию за счет большей предсказуемости, своевременности и соблюдения норм. В то же время, хотя ваш собственный внутренний анализ может помочь в отслеживании целей, внешняя оценка ваших процессов также важна. Поставщики решений, которые могут сравнить ваши показатели с показателями отрасли, региона или конкурентов, предоставляют ценную отправную точку для количественной оценки ваших усилий по управлению персоналом.
Трансформационное управление персоналом
Трансформационное управление персоналом выходит за рамки точного и эффективного отслеживания и анализа данных. Изменение касается стратегической и прогностической стороны управления персоналом и использования ее как конкурентного преимущества для стимулирования роста бизнеса. Современные технологии управления персоналом предоставляют более быстрый доступ к данным и высокую вычислительную и аналитическую мощность, что позволяет работодателям точно собирать, рассчитывать и безопасно хранить необходимые данные. Автоматизация и интеграция закладывают основу для эффективной отчетности и аналитики, объединяя данные о персонале с бизнес-данными (рисунок 7).
Рисунок 7: Автоматизация и интеграция. Отчетность и аналитика
Возможность быстрой и масштабной обработки данных позволяет многим заинтересованным сторонам в организации использовать информацию по управлению персоналом различными способами. Менеджеры сталкиваются с растущим давлением для обеспечения соответствия требованиям и предоставления ключевых отчетов и аналитики. Руководителям необходим быстрый и удобный доступ к данным о заработной плате для принятия решений по затратам и производительности. Сотрудникам важно, чтобы их личная информация передавалась безопасно, а заработная плата рассчитывалась точно и поступала вовремя. Предоставляя доступ и определенную степень управления данными с различных устройств разным пользователям, компании могут освободить ресурсы HR для помощи руководителям в преобразовании данных в бизнес-инсайты (рисунок 8).
Рисунок 8: Возможности автоматизации
Различные программные обеспечения, в том числе и WFM-системы, играет ключевую роль в современной HR-орга низации. Тем не менее, компаниям важно постоянно развивать свои возможности управления трудовыми ресурсами, чтобы поддерживать операционную эффективность бизнеса. Вот несколько аспектов, которые следует учитывать:
- Технологическая и стратегическая зрелость строятся на основе предыдущих этапов. Стремление к административному совершенству не прекращается при переходе к улучшению вовлеченности и опыта сотрудников. Важно, чтобы технологии помогали автоматизировать процессы, позволяя сосредоточиться на более значимых задачах. Убедитесь, что достигнутые успехи сохраняются, а компания продолжает развиваться и достигать лучших бизнес-результатов.
- Когда ваши технологии проходят этап внедрения и интеграции, используйте этот момент, чтобы пересмотреть и обновить свою стратегию управления. Если инвестиции в новые технологии невозможны, пересмотрите стратегию и внедрите новые идеи в текущие инструменты, чтобы улучшить бизнес-процессы.
- Все ваши технологические и стратегические решения должны способствовать достижению главной цели — направить ваши трудовые ресурсы на выполнение значимых задач, которые принесут лучшие результаты для потребителей ваших товаров или услуг. Ключевым является целенаправленное вовлечение сотрудников и согласование их усилий для достижения этих результатов.
О ДАННЫХ
Данные для этой статьи были собраны в мае и июне 2019 года компанией m.Research для исследования по управлению персоналом 2019 года. Из 503 респондентов 10% были представителями малого бизнеса (организации с численностью сотрудников от 1 до 50 человек), 70% — представители среднего бизнеса (от 51 до 1000 человек) и 20% — представители компании с более 1001 человек. Респонденты представляли различные отрасли, включая производство (14%), здравоохранение (12%), некоммерческие организации (10%), розничную торговлю (8%) и образование (7%), и большинство (96%) были из компаний со штаб-квартирой в Северной Америке.
Подготовлено на основании: WORKFORCE MANAGEMENT IMPACT MODEL
