Автоматизация учета рабочего времени

Традиционные методы, такие как ручное заполнение табелей или использование бумажных журналов, уже давно не отвечают современным требованиям. Они не только отнимают время, но и значительно увеличивают вероятность ошибок и фальсификаций данных. Кроме того, такие подходы практически не предоставляют прозрачности в учете рабочего времени и централизованного сбора данных.

Особенно остро эта проблема ощущается в организациях со штатом более 100 человек, да еще и при наличии нескольких удаленных объектов. В таких условиях отслеживание фактического рабочего времени сотрудников, составление табелей, ведение графиков и учет отпускных становятся крайне трудоемким и времязатратным делом.

Именно поэтому бизнес ищет способы автоматизации учета рабочего времени, чтобы эффективно управлять ресурсами, минимизировать потери времени и повысить общую продуктивность.

О системах учета рабочего времени

Система учета рабочего времени (СУРВ) — это программное обеспечение, предназначенные для регистрации, анализа и управления рабочим временем сотрудников. Вот основные компоненты, которые обычно включают системы учета рабочего времени:

• Учет рабочего времени
  

1. Фиксация начала и окончания рабочего дня, явок и отсутствий.
2. Автоматическое формирование табелей для расчета заработной платы.
3. Учет нарушений, перерывов и календарных событий.

• Идентификация

1. Биометрия: распознавание лица, отпечатков пальцев или радужной оболочки глаза.
2. Карточки: использование RFID-меток или пропусков.
3. PIN-коды: ввод пароля для регистрации рабочего времени.
4. Мобильные устройства: мобильное приложение, GPS-трекеры, NFC, Wi-Fi или QR-коды.

• Дополнительные возможности

1. Уведомления.
2. Контроль за нарушениями.
3. Ведение графиков.
4. Мобильные приложения.
5. Интеграции с ERP-системами.

Виды систем учета рабочего времени

Системы учета рабочего времени (СУРВ) можно разделить на различные категории в зависимости от их функциональности, используемых технологий и методов внедрения. К примеру:

• По способу фиксации данных: биометрические, электронные, механические.
• По способу реализации: локальные или облачные.
• По типу управления: автономные или интегрированные.

Мы предлагаем выделить следующие системы учета рабочего времени:

1. СКУД с программным обеспечением

Зачастую системы контроля и управления доступом (СКУД) имеют свою программную часть, так называемый модуль “УРВ”. В таких решениях есть как свои плюсы, так и минусы:

• Основные расходы связаны с покупкой оборудования, а программное обеспечение часто предоставляется бесплатно.
• Программная часть таких систем обычно ограничена базовым функционалом, так как поставщики сосредоточены больше на оборудовании, чем на гибкости и возможностях ПО.

2. Автоматизированные системы учета рабочего времени

Такие системы ориентированы на фиксацию рабочего времени с использованием различных способов идентификации:

• с помощью оборудования (даже при учете по Wi-Fi скорее всего потребуется дополнительное оборудование);
• через смартфоны или планшеты;
• через мобильное приложение.

Ремарка об учете рабочего времени по Wi-Fi
В последнее время руководители, особенно в небольших компаниях, все чаще ищут бюджетные и простые решения для учета рабочего времени. Это обычно подразумевает минимальные вложения, а зачастую и полный отказ от покупки оборудования. На этом фоне способ идентификации сотрудников по Wi-Fi становится все более популярным. Однако такой метод имеет ряд существенных недостатков: 1) необходимость дополнительного оборудования; 2) зависимость от качества связи и параметров работы провайдера; 3) отсутствие дополнительных механизмов верификации.

В большинстве случаев для точного и надежного учета рабочего времени требуется устройство для сбора данных. Одним из оптимальных вариантов, не требующих значительных затрат, является использование планшетов с установленным приложением, которое обеспечивает удобную фиксацию рабочего времени и включает функцию фотоверификации.

Еще одним доступным способом является использование мобильных приложений. Это гибкое решение, особенно для выездных сотрудников. Однако оно имеет ограничения: проверить фактическое время работы бывает сложно, даже при наличии GPS или фотоверификации.

Также эффективным вариантом является интеграция с уже существующим оборудованием, что позволяет снизить затраты и упростить внедрение.

3. Системы учета рабочего времени за компьютером

Эти системы сосредоточены на контроле активности сотрудников, работающих за компьютером, и предоставляют детальный анализ их продуктивности. Основные функции:

• Фиксация времени включения и выключения компьютера.
• Отслеживание использования приложений и посещенных веб-сайтов.
• Анализ активности и классификация задач на продуктивные и непродуктивные.

Рассмотрим наиболее оптимальные решения для учета рабочего времени, опираясь на приведенную выше классификацию.

Топ систем учета рабочего времени (СУРВ)

TARGControl

Облачная система учета рабочего времени, предоставляющая широкий выбор способов ведения УРВ и идентификации, включая: собственное биометрическое оборудование, мобильное приложение и приложения для планшетов и телефонов, выполняющие функции СКУД.

Функциональность

• Фиксация времени прихода и ухода сотрудников.
• Автоматическое формирование табелей учета рабочего времени.
• Управление графиками работы.
• Учет отпусков, больничных и других событий.
• Фиксация нарушений.
• Расчет планируемой заработной платы.
• Генерация подробной отчетности.
• Разнообразные методы идентификации.
• Уведомления и запросы.
• Мобильное приложение.
• Открытый API для интеграции с ERP-системами.

Среди преимуществ системы можно выделить ее гибкость и удобство интерфейса, а также обширные настройки, позволяющие адаптировать ее под специфические требования. Из недостатков — текущий фокус компании на развитии WFM-модуля, который включает ИИ-прогнозирование спроса, планирование персонала и составление графиков работы. С одной стороны, это добавляет системе передовые функции, с другой — такие нововведения могут усложнить ее использование для некоторых пользователей.

Workly

Система учета рабочего времени и управления персоналом, разработанная в Узбекистане и адаптированная для использования на российских и азиатских рынках.

Функциональность

• Учет рабочего времени сотрудников.
• Автоматическое формирование табелей.
• Управление графиками работы.
• Расчет заработной платы.
• Генерация отчетности.
• Поддержка различных методов идентификации.
• Мобильное приложение для сотрудников.
• Интеграция с другими системами через API.

Одним из значимых преимуществ Workly является ее обширный функционал для расчета заработной платы, что особенно актуально для компаний с нестандартными графиками и сложными расчетами. Среди недостатков можно отметить возможные сложности с оплатой сервиса в России из-за регуляторных ограничений, поскольку программное обеспечение может попадать под категорию недружественных.

FaceTimer

Система учета рабочего времени, использующая технологию распознавания лиц для идентификации сотрудников.

Функциональность

• Учет рабочего времени сотрудников.
• Отслеживание опозданий.
• Идентификация по лицу.
• Уведомления и обработка запросов сотрудников.
• Генерация отчетов.

FaceTimer выделяется простотой использования и минимальными требованиями к настройке, что делает ее удобным решением для контроля времени прихода и ухода сотрудников. Однако система обладает ограниченным функционалом и недостатком гибких настроек, что может быть неудобно для компаний с более сложными требованиями к учету рабочего времени.

BioTime

Система цифрового учета рабочего времени, разработанная компанией ООО “Биолинк Солюшенс”. Она предоставляет возможность регистрации рабочего времени сотрудников с использованием биометрической идентификации, QR-кодов и карт.

Функциональность

• Фиксация приходов и уходов сотрудников.
• Отчеты, включая форму Т13.
• Ведение графиков работ.
• Регистрация нарушений.
• Различные виды идентификации.
• Уведомления.
• Интеграции с ERP-системами.

Из плюсов можно выделить обширную отчетность, а также поддержку современных методов идентификации. Из минусов — неудобство интерфейса и возможные сложности с внедрением в небольших компаниях.

Выводы:

• FaceTimer: Подходит для небольших компаний, которым необходим базовый контроль прихода и ухода сотрудников без сложных настроек и дополнительных функций.
• BioTime: Оптимален для средних и крупных предприятий, требующих детализированной отчетности и разнообразных методов идентификации.
• Workly: Предназначен для компаний, которым важны расширенные возможности по расчету заработной платы.
• TARGControl: Предлагает широкий спектр функций и настроек, что делает его подходящим для организаций с особыми требованиями к учету рабочего времени.

СКУД с программным обеспечением

Современные системы контроля и управления доступом (СКУД) все чаще включают в себя модули учета рабочего времени (УРВ), предоставляя компаниям не только инструменты для обеспечения безопасности, но и решения для автоматизации процессов контроля рабочего времени. Рассмотрим подробнее функционал на примере двух систем.

1. Sigur

CКУД с модулем УРВ, которая позволяет автоматизировать фиксацию и анализ рабочего времени сотрудников.

Функциональность

• Создание рабочих графиков.
• Поддержка различных методов идентификации и оборудования.
• Сбор данных о проходах сотрудников через точки доступа.
• Формирование отчетов и табелей учета рабочего времени.
• Экспорт данных в «1С:Предприятие» для расчета заработной платы.

2. PERCo

Еще одна популярная система СКУД, включающая модуль УРВ, предназначенный для автоматизации учета рабочего времени и управления доступом.

Функциональность

• Настройка различных типов графиков работы.
• Поддержка широкого спектра методов идентификации.
• Интеграция с бухгалтерскими системами, такими как «1С:Предприятие».
• Контроль доступа.
• Генерация отчетов и мониторинг нарушений графиков.

Другие СКУД:

RusGuard — поддерживает точный учет рабочего времени с интеграцией биометрии, QR-кодов и карт.

Орион — система, дополненная функциями охранной сигнализации и мониторинга.

Parsec — ориентирована на крупные компании, с возможностью работы на нескольких объектах.

Данные СКУД предлагают надежный инструментарий для учета рабочего времени, однако имеют свои недостатки: высокую стоимость оборудования, базовый функционал и ограниченные возможности настройки.

Выбор подходящей системы зависит от потребностей организации, ее масштаба и готовности инвестировать в модернизацию. Такие решения наиболее эффективны для компаний с фиксированным графиком работы, тогда как для более гибких требований могут потребоваться дополнительные доработки или интеграции.

Системы учета рабочего времени за компьютером

Monitask

Сервис для мониторинга продуктивности сотрудников, позволяющий контролировать рабочее время, фиксировать начало и конец работы, а также делать скриншоты экрана. Подходит для команд любого размера, особенно удаленных.

Стахановец

Программное обеспечение для контроля активности сотрудников и защиты конфиденциальной информации. Анализирует поведение персонала, включая интернет-активность, нажатия клавиш и работу с корпоративными документами.

CrocoTime

Система автоматического учета рабочего времени, фиксирующая активность за компьютером и создающая «фотографию» рабочего дня. Позволяет выявлять неэффективные процессы и оптимизировать бизнес-процессы, интегрируется с корпоративными инструментами.

Другие похожие системы:

ОфисМЕТРИКА — помогает выявлять отклонения, оптимизировать процессы и повышать эффективность работы.

Инсайдер — обеспечивает мониторинг корпоративных ресурсов, предотвращение утечек данных и анализ поведения для выявления потенциальных угроз.

Выводы

• Для удаленных команд: Monitask — простой и доступный вариант.
• Для глубокого анализа и защиты данных: Стахановец или Инсайдер.
• Для офисных команд: ОфисМЕТРИКА или CrocoTime, в зависимости от требований к аналитике и масштаба компании.

В качестве вывода

Системы учета рабочего времени по-прежнему остаются важным инструментом управления персоналом. Однако их восприятие меняется: сегодня они уже кажутся многим компаниям недостаточно прогрессивыными. Да, с одной стороны, такие системы способствуют улучшению дисциплины, снижают нагрузку на кадровиков и бухгалтеров, упрощают учет данных и обеспечивают порядок. С другой стороны, в условиях кадрового дефицита и растущей потребности в гибкости жесткий контроль, на который ориентируются эти системы, могут оказывать негативный эффект.

Системы учета рабочего времени: зачем они все же нужны?

И все же нельзя отрицать, что системы учета рабочего времени остаются фундаментом управления персоналом. Они дают компаниям возможность фиксировать ключевые данные: время прихода, ухода, опозданий, переработок. Это помогает не только отслеживать соблюдение графиков, но и оптимизировать трудовые процессы.

Кроме того, СУРВ играют важную роль в систематизации. Отчеты, табели, графики — все это становится проще и прозрачнее, когда автоматизированные решения берут рутину на себя. Это особенно важно для крупных компаний, где учет сотен сотрудников вручную становится просто невозможным.

Вызовы и ограничения

Но в современных условиях недостатки СУРВ становятся более заметными. Системы редко выходят за рамки базового функционала. Они не помогают планировать, обучать или вовлекать сотрудников — те задачи, которые сейчас особенно важны для бизнеса. А избыточный контроль в конечном итоге снижает мотивацию и лояльность. Все это делает СУРВ недостаточно универсальным инструментом, если компания стремится не просто фиксировать данные, а выстраивать современные бизнес-процессы.

Что дальше?

Передовые компании все чаще делают шаг вперед, интегрируя в свою работу более сложные системы: управления кадрами, наймом, обучением, задачами. Но при этом не стоит недооценивать ценность традиционного учета. СУРВ остаются той самой основой, с которой начинается автоматизация. Эти системы не решают всех проблем, но они дают прозрачность, дисциплину и порядок — те элементы, которые необходимы, чтобы двигаться дальше. Отталкиваясь от этих данных, компании могут внедрять WFM, HRM, Таск Трекеры и другие инструменты, которые расширят функционал и создадут действительно гибкую и эффективную систему управления.

Заключение

Системы учета рабочего времени могут казаться устаревшими, но это не отменяет их значимости. Они — базис, который дает бизнесу возможность начать трансформацию. Пусть СУРВ не так гибки и многофункциональны, как современные HR-инструменты, но без них сложно представить прозрачное управление персоналом.