Системы контроля охранников: учёт рабочего времени и контроль обходов

Управление работой сотрудников охраны включает несколько взаимосвязанных процессов: составление сменных графиков, контроль выхода на объект, учёт отработанных часов, организацию обходов, фиксацию нарушений и подготовку табеля. Если эти процессы ведутся вручную, информация оказывается распределена между бумажными журналами, Excel, мессенджерами и отдельными отчётами.

Для автоматизации этих процессов можно использовать два решения:

• TARGControl — для планирования графика работы охранников, контроля явок, учёта рабочего времени и табеля;

• TARGPatrol — для контроля работы охранников на объектах, обходов, фиксации инцидентов и проверки выполнения обязательных действий.

Такой подход позволяет контролировать не только присутствие сотрудника на рабочем месте, но и фактическое выполнение задач в течение смены.

Автоматизация графика работы охранников

График работы охранников необходимо формировать с учётом режима каждого объекта, количества постов, продолжительности смен, доступности сотрудников, замен, отпусков и ограничений по рабочему времени. Чем больше объектов и сотрудников, тем сложнее поддерживать актуальность графика вручную.

TARGControl объединяет планирование смен, регистрацию фактически отработанного времени и подготовку табеля охранника в одной системе.

Перед составлением графика в TARGControl формируется единая база для планирования и учёта рабочего времени. В систему вносятся:

• структура охранной организации, объекты и посты;

• сведения о сотрудниках: должности, табельные номера, квалификации и допуски;

• способы идентификации: карты, PIN- и QR-коды, отпечатки пальцев;

• точки регистрации начала и окончания смены.

Данные можно внести вручную, загрузить из Excel или получить из 1С и других корпоративных систем.

После этого для каждого объекта задаются потребность в сотрудниках, продолжительность смен и правила рабочего времени. На основе этих данных TARGControl формирует график с учётом квалификации и доступности персонала, отсутствий и уже запланированных смен.

Автоматизация учёта рабочего времени охранника

1. Контроль выхода сотрудников охраны на объект

В начале и конце смены охранник регистрирует приход и уход. Для этого в TARGControl есть несколько способов:

• Android-планшеты/смартфоны с фотофиксацией;

• мобильное приложение с GPS;

• терминалы Face ID;

• RFID-карты, PIN-код, QR-коды.

Выбранный способ зависит от особенностей объекта. Например, на постоянном посту можно установить терминал, а на удалённом или временном объекте использовать мобильную регистрацию.

Система сопоставляет фактическое время прихода с графиком. Руководитель получает информацию об опозданиях, невыходах, ранних уходах и незакрытых сменах. Это упрощает контроль сотрудников охраны и позволяет быстрее организовать замену.

2. Учет рабочего времени сотрудников охраны

Все события регистрации автоматически попадают в систему. На их основе рассчитываются:

• фактически отработанные часы;

• дневные и ночные часы;

• опоздания и ранние уходы;

• переработки и недоработки;

• работа в выходные и праздничные дни;

• отсутствия;

• отклонения от утверждённого графика.

Учёт рабочего времени охранника ведётся по каждому сотруднику, объекту и посту. Руководитель может сравнить плановые и фактические показатели, проверить спорные интервалы и скорректировать данные до закрытия расчётного периода.

Особенно это важно для охранных компаний, сотрудники которых работают на разных объектах заказчиков. Система помогает определить, где именно и сколько времени работал сотрудник, а также разделить часы между объектами.

3. Автоматическое формирование табеля охраны

На основании подтверждённых данных в TARGControl автоматически формируется табель учёта рабочего времени. Ответственному сотруднику не требуется вручную переносить сведения из журналов дежурств, графиков и отчётов руководителей объектов.

Через открытый API TARGControl интегрируется с 1С или другой учётной системой и передаёт: данные о фактически отработанных часах либо готовый табель учёта рабочего времени.

Краткая последовательность работы выглядит так:

1. В систему загружаются сотрудники, объекты и посты.

2. Формируется плановый график работы охранников.

3. Сотрудники регистрируют начало и окончание смены.

4. Система сопоставляет плановое и фактическое время.

5. Ответственный сотрудник проверяет отклонения.

6. Формируется итоговый табель.

7. Данные передаются в 1С или другую учётную систему.

Таким образом, TARGControl позволяет создать единый контур от планирования смены до расчёта фактически отработанных часов. Руководитель получает актуальные данные, а бухгалтерия — подготовленный и проверенный табель.

Автоматизация контроля обходов охранников

Присутствие сотрудника на объекте ещё не подтверждает, что все предусмотренные обходы выполнены. Охранник должен пройти установленный маршрут, проверить контрольные точки, осмотреть помещения и территорию, зафиксировать нарушения и передать информацию ответственным сотрудникам.

TARGPatrol предназначен для контроля работы охранников непосредственно во время смены. Система помогает организовать маршруты, проверять прохождение точек и фиксировать результаты осмотра.

1. Создание маршрутов и графиков обхода

В системе создаются объекты, зоны и контрольные точки. Для каждого маршрута обхода задаются периодичность, допустимое время прохождения и обязательная последовательность точек. Например, обход может выполняться каждые два часа, один раз за смену или в установленный временной интервал.

Такой подход обеспечивает системный контроль обходов охранников и помогает исключить ситуации, когда проверка выполняется только формально или отдельные зоны остаются без внимания.

2. Подтверждение присутствия на контрольной точке

При прохождении маршрута охранник подтверждает посещение каждой точки. Для этого могут использоваться:

• QR-коды;

• NFC-метки;

• GPS-координаты;

• фотография или видео с места проверки.

Система фиксирует сотрудника, объект, контрольную точку и время выполнения действия. Руководитель видит, был ли маршрут пройден полностью, соблюдена ли установленная последовательность и не было ли пропущенных или просроченных точек.

3. Выполнение чек-листов

На каждой точке охраннику может быть назначен чек-лист. Он определяет, что именно необходимо проверить, например: двери и окна закрыты, посторонние лица отсутствуют, пожарные выходы свободны и др.

Ответы могут быть в виде текста, числа, фотографии или видео. Поэтому система контроля сотрудников охраны фиксирует не только факт посещения точки, но и результат проведённой работы.

4. Регистрация инцидентов

Если во время обхода обнаружено нарушение, охранник регистрирует инцидент в мобильном приложении. Он может указать категорию проблемы, добавить описание, фотографию или видео.

Информация сразу становится доступна руководителю. По инциденту можно поставить задачу ответственному сотруднику, определить срок устранения и проконтролировать результат. Благодаря этому контроль работы охранников становится частью общего процесса управления происшествиями.

Последовательность работы с TARGPatrol выглядит следующим образом:

1. В систему добавляются объекты и зоны контроля.

2. На объекте размещаются QR-коды или NFC-метки либо задаются GPS-точки.

3. Создаются маршруты, графики обходов и чек-листы.

4. Охранник получает задание в мобильном приложении.

5. Во время обхода он подтверждает посещение точек и выполняет проверки.

6. Обнаруженные нарушения фиксируются с фото, видео и комментарием.

7. Руководитель контролирует выполнение маршрута и работу с инцидентами.

8. Данные сохраняются в отчётах и аналитике.

Комплексная система контроля сотрудников охраны

TARGControl и TARGPatrol решают разные, но связанные задачи.

Совместное использование решений позволяет контролировать три основных уровня работы охраны: кто должен выйти на смену, кто фактически присутствовал на объекте и какие действия сотрудник выполнил в течение рабочего времени.

Вывод

Системы контроля охранников должны охватывать не только фиксацию прихода и ухода, но и планирование смен, контроль обходов, выполнение обязательных проверок и регистрацию происшествий.

TARGControl автоматизирует график работы охранников, учёт рабочего времени и подготовку табеля. TARGPatrol обеспечивает контроль обходов охранников, подтверждение посещения контрольных точек, выполнение чек-листов и работу с инцидентами.

В результате руководитель получает единые и проверяемые данные о работе охраны: от запланированной смены и фактической явки до конкретных действий, выполненных сотрудником на объекте.