Оптимизация расчета персонала склада

Эффективная работа склада — это не только организация логистических процессов, но и грамотное управление персоналом. Ошибки в планировании смен, перерасход фонда оплаты труда, перегрузка сотрудников или, наоборот, простои — все это прямые издержки бизнеса. В этой статье разберем, как автоматизировать расчет необходимого количества складского персонала и оптимизировать графики работы с учетом сезонности, прогнозов нагрузки и бизнес-задач.

Почему важно правильно рассчитывать численность персонала

Работа склада отличается высокой динамикой: объем заказов, отгрузок и приемок может резко меняться в зависимости от дня недели, сезона или рекламной кампании. Если персонала не хватает — страдает скорость обработки, возникает брак, падает качество. Если персонала слишком много — это избыточные расходы.

Правильный расчет численности сотрудников позволяет:

• Снизить затраты на оплату труда на 7–15%.
• Уменьшить количество ошибок и потерь.
• Снизить износ персонала за счет равномерного распределения нагрузки.
• Увеличить удовлетворенность клиентов за счет соблюдения сроков.

📊 По данным исследования McKinsey (2023), компании, которые оптимизируют численность персонала с помощью цифровых инструментов, экономят от 8 до 15% затрат на оплату труда без потери эффективности.

📰 В 2024 году «Почта России» заявила о внедрении системы динамического планирования смен в сортировочных центрах — за счет автоматизированного расчета персонала удалось сократить переработки на 22%.

Это наглядно показывает, что расчет численности сотрудников — это не «гадание на пальцах», а управляемый процесс, напрямую влияющий на прибыль.

Что влияет на расчет персонала

При планировании численности сотрудников учитываются:

• Объем работы: количество заказов, посетителей, отгрузок, операций.
• Нормы времени: сколько времени тратится на каждую операцию.
• Производительность одного сотрудника: выработка в час/день.
• Режим работы: график, сменность, перерывы.
• Коэффициенты замещения: отпуска, болезни, текучесть.
• Сезонность, пиковые периоды и промо-акции.

Этапы расчета персонала

🔹 1. Сбор данных и прогноз нагрузки
На этом этапе собираются данные:

• Объем заказов за предыдущие периоды.
  
• Ожидаемая динамика спроса.
  
• Планируемые изменения (распродажи, выход на новые рынки).
  

Пример: В среднем склад в марте обрабатывает 45 000 заказов. В апреле ожидается рост на 20% (54 000). Один сотрудник обрабатывает 200 заказов в день.

🔹 2. Определение нормативов
Это данные о том, сколько времени уходит на выполнение одной задачи:

• Оформление заказа — 5 мин.
• Упаковка — 4 мин.
• Погрузка — 6 мин.

Нормативы могут быть установлены на основе хронометража, опыта или стандартов отрасли.

Пример расчета:
1 заказ = 5 + 4 + 6 = 15 минут.
1 сотрудник за смену может обработать 32 заказа.
54 000 заказов / 30 дней = 1 800 в день.
Нужно: 1 800 / 32 ≈ 57 сотрудников.

🔹 3. Корректировка с учетом коэффициентов
Добавляются коэффициенты:

• Текучесть — 5%.
• Больничные — 3%.
• Отпуска — 10%.

Общий коэффициент — 18%. Тогда:
Фактическая потребность = 57 × 1.18 = 67 сотрудников.

Автоматизация расчета персонала склада

Для упрощения расчетов численности персонала и оптимизации графиков работы используют системы Workforce Management (WFM). Система WFM — это система управления персоналом, которая оптимизирует планирование персонала на основе бизнес-потребностей. Она позволяет:

• Оптимизировать численность персонала.
  Планирование по часам, сменам и дням недели на основе анализа товаропотока и нагрузки.

• Прогнозировать нагрузку.
  На основе данных о продажах, поступлениях, отгрузках и сезонных пиков.

• Составлять гибкие графики.
  Учет сменности, выходных, отпусков и перераспределение сотрудников.

• Снизить переработки и избежать простоев.
  Точные расчеты позволяют избежать ситуаций, когда сотрудникам нечем заняться или, наоборот, работа не успевает выполняться в срок.

• Контролировать присутствие и время работы.
  Интеграция с биометрией и пропускными системами.

• Автоматизировать табелирование.
  Учет времени с учетом отклонений, опозданий, смен, переработок.

Преимущество: Экономия времени, повышение производительности, снижение ошибок и соответствие Трудовому кодексу.

Пример

Допустим, склад FMCG-компании обслуживает до 1000 паллет в день. Исторически известно, что один сотрудник может обработать 80 паллет за смену. Следовательно, при обычной загрузке потребуется минимум 13 человек в смену.

WFM-система учитывает данные с внешних систем, например:

• данные о доставках и отгрузках из ERP;
• метеоусловия, влияющие на логистику;
• рост интернет-заказов, повышающий нагрузку на отборочные зоны.

Далее система автоматически:

1. Прогнозирует загрузку на каждый день.
2. Делит нагрузку по часам.
3. Учитывает доступных сотрудников.
4. Формирует графики по оптимальной численности.
5. Составляет табели учета рабочего времени.

В приложении сотрудник сразу видит свой график, может подтверждать выход, обмениваться сменами и получать уведомления об изменениях.

Исследование от Gartner показало, что более 60% складов, использующих WFM, отмечают рост общей производительности на 10–20%.

WFM TARGControl — оптимизация склада

TARGControl — это WFM-система, изначально развивавшаяся как решение для контроля доступа и учета рабочего времени. Сегодня это комплексное решение для управления персоналом с возможностью прогнозирования, планирования и учета.

Ключевые возможности TARGControl

• Прогноз потребности в персонале
  WFM-система использует исторические данные, сезонность и данные из WMS для прогноза нужного количества сотрудников на день, неделю или месяц. Учитываются текущие заказы, отгрузки и поставки.

• Автоматическое составление графиков
  Система формирует рабочие графики с учетом квалификации, доступности и пожеланий сотрудников. При этом соблюдаются нормы трудового законодательства.

• Биржа смен и гибкость
  При нехватке персонала WFM предлагает перераспределение сотрудников или подключение к бирже смен. Сотрудники могут выбирать или менять смены.

• Учет рабочего времени
  WFM в реальном времени отслеживает присутствие, нарушения, переработки и формирует табель учета рабочего времени. Настраиваются автоматические уведомления.

• Аналитика и отчеты
  Система предоставляет отчеты по производительности, анализирует расхождения между планом и фактом, помогает принимать обоснованные управленческие решения.

• Интеграция с ERP
  Автоматическая передача табелей, больничных, отпусков и переработок в ERP и кадровые системы позволяет сократить ошибки и ускорить расчеты.

Как работает система WFM на складе

Представим распределительный центр с сезонными пиками заказов.

Прогнозирование: Система анализирует прошлые периоды и текущие данные из WMS. В результате формируется прогноз: например, на следующей неделе ожидается 20% рост заказов и потребуется на 12 человек больше на участке упаковки.
⬇
Автоматическое планирование: WFM формирует графики на неделю. Сотрудники распределяются по участкам с учетом их квалификации, опыта и пожеланий. При нехватке людей система активирует биржу смен, где работники могут взять дополнительные смены.
⬇
Учет времени и контроль: Каждый сотрудник отмечает приход и уход через СКУД или мобильное приложение. Нарушения фиксируются и отправляются ответственным лицам. Система автоматически формирует табель.
⬇
Аналитика: Руководитель получает отчеты по фактически отработанному времени, неявкам и переработкам.

Зачем нужна WFM-система на складе?

Внедрение WFM (Workforce Management) в логистике позволяет повысить эффективность работы склада и снизить издержки за счет оптимального планирования и учета труда. Вот ключевые преимущества:

🔹 Оптимизация затрат на ФОТ — снижает расходы на оплату труда на 7–15%.
🔹 Снижение операционных рисков — обеспечивает соблюдение трудового законодательства, сокращает количество переработок и помогает предотвращать простои.
🔹 Гибкость и быстрая реакция — закрывает потребности в кадрах через биржу смен.
🔹 Повышение прозрачности — вся аналитика по рабочему времени в режиме реального времени.
🔹 Интеграция с WMS и ERP — создает единое информационное пространство для логистики, HR и бухгалтерии.

Подробнее о работе WFM-системы в логистике можно прочесть в статье Обзор WFM-системы в логистике.

Заключение

Расчет персонала — это не просто «деление нагрузки на одного человека». Это системный процесс, который требует учета десятков факторов: от производительности до отсутствий. Использование аналитики, WFM-систем и цифровых моделей позволяет повысить точность, управляемость и эффективность.

Компании, которые регулярно анализируют и оптимизируют численность персонала, выигрывают не только в деньгах, но и в стабильности процессов. А в условиях нестабильного рынка это уже конкурентное преимущество.

TARGControl — одно из немногих решений на рынке, которое объединяет WFM и полноценную систему контроля доступа с собственным оборудованием, что делает его особенно привлекательным для логистических компаний и распределительных центров.