Учет времени производственных рабочих

Промышленность всегда была отраслью, где любили математику и точный счет. Так что не удивительно, что системы по планированию персонала и графиков работы появились задолго до того, как они стали внедряться в других сферах бизнеса. Буквальный вопрос промышленника: как сделать так, чтобы на основе плана производства получилась штатная ведомость? Как узнать, что для производства нужного количества продукции мне нужно вывести на смену нужную численность производственного персонала нужной квалификации?

Сегодня эта задача чаще всего решается с помощью таблиц Excel. В программе вручную составляются несколько отдельных файлов:

• штатные ведомости с рабочими графиками (на год/квартал/месяц/оперативный план);
• фонд рабочего времени, где учитываются квалификация людей, их разбивка на бригады и линии;
• стандартные графики и выход вне основного режима работы.

Мы, в TARGControl, видим проблему не в том, что Excel не справляется, а в том, что Excel – это универсальная программа, в которой удобно считать и строить формулы, но в ней неудобно учитывать специфику конкретного бизнеса. Все, может, и удобно, когда люди на линиях взаимозаменяемы и всех их знаешь в лицо, когда они дисциплинированы и не болеют, когда они не перемещаются между участками, когда производство равномерно загружено на протяжении всего года. В реальности по-другому: даже график, отредактированный бригадиром накануне, все равно не совпадает с запросами производства. Как нам рассказывал один из клиентов, с точки зрения планирования, что ни день – то творческий подход! В последующих абзацах попробуем объяснить, какие задачи вы сможете решить с помощью TARGControl. Кому-то будет достаточно учета времени производственных рабочих и их навыков, функции планирования графика смен. А кто-то из вас заинтересуется возможностями, которые дает прогнозирование и планирование численности персонала на основе данных (выработка, единицы продукция). Фактически, выбирая второй вариант вы получите ERP, только для людей.

СКУД в системе WFM (Workforce Management)

Театр начинается с вешалки, предприятие – с контроля доступа. Это первое, о чем мы спрашиваем клиентов, потому что система контроля и управления доступом (СКУД) – в процессе построения системы WFM (Workforce Management) – не столько про контроль доступа, сколько про адекватный учет рабочего времени на производстве. Если вы знаете отработанное время каждого сотрудника и учитываете эти данные для составления производственного табеля учета рабочего времени значит уже можете избегать многих распространенных проблем:

• оперативно узнаете факты неявки на работу, без служебных записок по каждому случаю;
• соответственно вовремя проведете нужные замены и перестановки (вызовете людей из подменного фонда или продлите смену нужным сотрудникам);
• с помощью WFM программы, а не в ручном режиме, разнесете время сотрудников по разным производственным табелям (стандартный режим работы и совместительство);
• увидите, сколько времени сотрудник провел на каждом из участков производства (соответственно, в случае почасовой оплаты труда/разной тарификации в табеле могут отразиться как время, так и посчитанные деньги);
• увидите суммарную статистику, сколько времени квалифицированные работники простаивали или провели на вспомогательных операциях (а ведь могли бы принести больше пользы);
• перестанете дублировать работу по учету посещаемости и ведению/согласованию табелей (данные СКУД станут использоваться).

Планирование производственного персонала

Описанные моменты в равной степени относятся как к небольшим, так и к большим производствам со штатной численностью от 100 человек. Но если у малых предприятий вопрос планирования персонала еще может решиться, как говорится, на опыте (планово-экономического отдела и кадровой службы), то у крупных компаний действительно начинается творческая работа и жонглирование разного рода переменными.

Больше людей, линий и объектов – больше проблем. Это факт. Сложности возникают по каждому из обстоятельств и благодаря их стечению: профицит рабочих в несезон и дефицит в сезон, необходимость в непрерывном производстве, прогулы/больничные/отпуска, выработка сотрудника и приоритетность расстановки смен, ремонты и пусконаладочные работы, постоянно меняющиеся планы производства, количество задействованных людей и ошибок на этапе планирования.

Невыгодно держать большой постоянный штат, дорого переплачивать за переработки – вот две ключевые проблемы планирования. И их можно решить в TARGControl.

То, что раньше решалось коллегиально и за деньги, теперь сможет решить WFM программа.

Составлять графики смен меньшими усилиями возможно, если:

• настроена СКУД и условия доступа по контурам (цехам/линиям) производства;
• в базу занесены стандартные графики сотрудников и перед планированием потребности выставлены ограничения ТК (автоматически) и ограничения ваших локальных нормативно-правовых актов;
• вы добавите навыки сотрудников и, вдобавок к этому, линии/участки, на которых они могут работать.

На какой результат можно рассчитывать:

• вы в разы ускорите процесс планирования производственного персонала и сделаете его точным (WFM программа расставит смены на основе заданных вводных: уровней доступа и участков производства, навыков и квалификации сотрудников, ограничений ТК и локальных НПА, отпусков и больничных), т.е. поменяете коллективный труд в кипе экселевских файлов на несколько кликов одного человека;
• с помощью Workforce Management вы решите проблемы кадрового учета по основному графику, переработкам сотрудника и совместителям (популярный вариант: работа будет учитываться в основном и дополнительном табелях);
• заметно уменьшится бумажная волокита (служебные записки о заменах, переводе сотрудника/бригады на другую линию или продлении смены, хранятся электронно в системе WFM и могут быть отправлены нужному количеству адресатов по нужным каналам связи);
• оперативный график останется слабым звеном планирования, только потому что человеческий фактор и форс-мажоры работников нельзя просто взять и отменить, но, имея на руках открытую статистику, вы сможете этим управлять и принимать решения по необязательным и/или проблемным кадрам.

WFM приложение для сотрудников

Вдобавок, еще на старте разработки, мы понимали, что на разговоры о графиках с каждым сотрудником у кадров и ПЭО тратится чересчур много времени. Поэтому сделали приложение TARGControl, которое стало не только мобильным инструментом руководства компании, но и частью рабочего процесса для сотрудника.

Для руководства оно практически повторяет функционал веб-интерфейса. А вот сотрудник благодаря нему сможет:

• получать информацию об изменении рабочего графика (выбирать из предложенных смен и предлагать свои варианты, напрямую узнавать о запланированном обучении или переводе на другой участок);
• своевременно оповещать и загружать в систему больничные листы, запрашивать отгулы и дни отпуска;
• видеть стоимость отработанной смены и прогноз заработка.

Интеграция 1С с WFM-системой

Большей эффективности можно добиться, если интегрировать TARGControl с ERP-системой предприятия. Таким образом данные по плану производства смогут состыковаться с потребностью в персонале.

И это уже качественно другой, проактивный уровень планирования, когда:

• рабочий график формируется ровно в тот момент, в который стало известно о планах производства, количестве комплектующих, пусконаладочных работах или ремонте;
• профицит или дефицит сотрудников виден заранее, что позволяет оперативно нанимать или увольнять, а также сокращать число людей в подменном фонде.

Для точного прогноза нужно будет загрузить в TARGControl имеющиеся у вас данные по годам (по производительности линий и сотрудников в ретроспективе) или же обучать систему в процессе использования. Это значит прогноз в персонале будет строиться на текущих и накапливаемых данных.

По правде говоря, мы вряд ли сможем за вас посчитать математику и выгоду от внедрения TARGControl. Этот вопрос, просто в силу конфиденциальности, всегда остаётся в умах руководства. Не всегда математика буквальна: мол, программа дешевле затрат на 2 кадровиков, значит берём! Считать можно доплаты бригадирам за ведение табелей/нарядов, неэффективное время квалифицированных работников, двойную оплату совместителей и многое другое, что вы знаете лучше.

Со своей стороны, кроме консультаций, которые помогут лучше понять применимость ПО, готовы предложить двигаться итерационно: начать с пилотного проекта на одном из подразделений, а уже после экстраполировать полученный опыт на всю компанию.