Инструктажи и справки
Введение
Добавьте инструктажи и справки ваших сотрудников в системе TargControl для того, чтобы отслеживать их срок действия. Получать уведомления о подходящем к концу сроке действия документов, информировать об этом сотрудников, а так же регулировать доступ на объекты предприятия сотрудников с истекшими документами.
Читать: Типы инструктажей и справок
Просмотр инструктажей и справок сотрудников
Для того, чтобы просмотреть список добавленных документов у сотрудников, необходимо перейти в боковом меню на вкладку “Инструктажи и справки”.
Появится список сотрудников, у которых добавлены документы. Здесь же показан тип документа, его срок действия, а так же статус (действует/истекает/просрочен).
В данном окне можно осуществить поиск по названию документа, сотруднику, отделу, дате начала и конца действия справки. Для этого необходимо нажать на кнопку “Фильтр” рядом с названием поля либо введя нужные параметры в строку поиска.
Просмотр добавленных сотрудникам инструкций и инструктажей
Прим.: Так же есть возможность задать временной диапазон даты начала и конца срока действия, наведя курсор на кнопку “Лупа”.
Так же можно редактировать/удалить существующие документы сотрудника. Для этого справа от названия необходимого документа нажмите на кнопки “Редактировать” и “Корзина” соответственно.
Данный список можно экспортировать в формате таблицы Excel. Для этого необходимо нажать на кнопку “Экспорт” в правом верхнем углу.
Добавление инструктажей и справок сотрудникам
В системе TargControl существует несколько способов добавить документы сотрудникам:
- Добавить документ/несколько документов одновременно через вкладку “Инструктажи и справки”.
- Добавить документ через редактирование личных данных сотрудника.
Добавление документа/нескольких документов сотруднику через вкладку “Инструктажи и справки”
- Для того, чтобы добавить документ сотруднику, в боковом меню перейдите на вкладку “Инструктажи и справки”. После нажмите кнопку “+Добавить”.
В появившемся окне выберите тип документа, начало и конец его действия и сотрудника. Так же здесь есть возможность добавить произвольное текстовое описание и прикрепить файл (например копию документа).
Пример добавления инструктажа сотруднику
- Если вы хотите добавить сразу несколько документов одному сотруднику — нажмите кнопку “Добавить несколько”. В появившемся окне выберите сотрудника и нажатием кнопки “+Добавить” создайте необходимое количество справок и инструктажей.
Прим.: при добавлении документов данным способом нет возможности прикрепить файл или текстовое примечание.
Пример добавления нескольких документов сотруднику одновременно
Добавление документа через редактирование личных данных сотрудника
Для того, просмотреть и добавить инструктажи и справки сотруднику, перейдите на вкладку “Сотрудники” в боковом меню, а затем нажмите кнопку редактировать справа от имени необходимого сотрудника. Затем в появившемся окне перейдите на вкладку 2.Идентификаторы. После в поле Инструктажи и справки нажмите кнопку “+Добавить”. Появится список с уже добавленными документами сотрудника. Для того, чтобы добавить новый документ — нажмите кнопку “+Добавить”.
В появившемся окне выберите тип документа, начало и конец его действия. Так же здесь есть возможность добавить произвольное текстовое описание и прикрепить файл (например копию документа).
Просмотреть уже созданные типы инструктажей и справок, а так же создать новые при необходимости можно используя кнопку “Типы документов”.
Добавление нового типа документа
Дополнительно
- Включить ограничение доступа на объекты организации сотрудникам с просроченными документами можно в расширенных настройках правил доступа.
- Включить оповещение об истечении срока документа сотрудника можно в настройках уведомлений (Администрирование → Уведомления → Рассылки → Добавить → Инструктажи и справки)