Система Учета Рабочего Времени для Ресторанов KFC

KFC

Количество обьектов: 820
Сотрудники: 700+
Задача: СКУД+УРВ
Идентификация: Биометрия

Дополнительно:
1C

Интеграция с 1C

Иконка кассы

Интеграция с R-Keeper

Иконка камеры

Фотофиксация

Отзыв

KFC – сеть из 20 ресторанов быстрого питания, в которых работают, в основном, студенты. Всего в KFC насчитывается более 700 сотрудников. Оплата там почасовая, и графики работы очень разнообразные и несистемные: сегодня сотрудник забежал поработать на два часа перед парами с утра, а вечером – на три часа после занятий. Завтра он придет только после занятий вечером, потому что с утра у него урок вождения в автошколе.

Из-за этого вручную вести учет рабочего времени проблематично. Зафиксировать опоздание сложно, а подсчет отработанного времени отнимает много времени. Ранее на ежемесячные отчеты менеджеры ресторана тратили неделю-две, и при этом еще ежедневно занимались подсчетом отработанного времени по несколько часов. Сейчас вся отчетность занимает час-два времени, а ежедневные бумажные дела скрадывают не больше часа в сумме за смену.

Что хотел KFC от системы учета рабочего времени

В первую очередь, руководство KFC хотело автоматизировать учет рабочего времени, чтобы менеджеры освободились от рутинной отчетной работы и больше внимания уделяли оптимизации бизнес-процессов ресторана. Еще директора и руководители ресторанов просили:

Пункт спискачтобы сервис фиксировал опоздания;

Пункт спискачтобы идентификация сотрудников проходила быстро;

Пункт спискачтобы велся учет реально отработанного времени каждым сотрудником;

Пункт спискачтобы автоматически формировались ежедневные отчеты для территориальных руководителей;

Пункт спискачтобы работа руководящего состава упростилась, потому их всего несколько человек на ресторан, а линейного персонала много.

Сложностей добавлял тот факт, что сеть ресторанов большая, и все объекты нужно объединить в единую систему. Важно, чтобы отдел кадров в главном офисе KFC видел данные по всем заведениям сети в режиме реального времени.
Не менее важно было упростить бухгалтерам расчет заработной платы. Бухгалтеры просили, чтобы все двух-трехчасовые кусочки рабочего времени склеивались и формировались в полноценные восьмичасовые смены. И чтобы табель с этими «восьмерками» потом без труда можно было загрузить в 1С и далее работать с ним там.

Еще один нюанс – в ресторанах большая текучка кадров. Студенты приходят подработать на пару месяцев, а потом увольняются. В связи с этим нам пришлось предусмотреть такой идентификатор сотрудников, который менеджеры смогли бы зарегистрировать самостоятельно и быстро. Стандартные карты пропуска для этого не подходят, поэтому мы использовали биометрический идентификатор.

Как мы реализовали идеальную систему УРВ в ресторанах быстрого питания KFC

В качестве идентификатора сотрудников мы предложили использовать отпечаток пальца. Что в нем хорошего:

Пункт спискапроцесс занимает всего одно мгновение,

Пункт спискаидентификатор нельзя потерять, как карту пропуска,

Пункт спискасотрудники не смогут отметиться за опаздывающего коллегу,

Пункт спискане нужно тратиться на закупку карт пропуска для новых сотрудников.

В качестве запасного метода идентификации мы использовали пин-коды. Каждому сотруднику присвоили индивидуальный номер, по которому система распознает личность работника.

У входа в служебное помещение во всех ресторанах мы установили терминалы D1. Они представляют собой приборы с сенсорным дисплеем, сканером отпечатков пальцев, карточным считывателем, камерой и встроенным контроллером.
На дисплее отображаются актуальные новости для сотрудников и поздравления с днем рождения. На нем работники KFC нажимают кнопки начала и окончания рабочего дня, ухода на обеденный перерыв и другие.

Камера нужна для того, чтобы отслеживать внешний вид сотрудников. Согласно условиям франшизы, компания оплачивает сотрудникам только фактически отработанное время, и к началу работы работник должен быть полностью готов к работе – одет в выглаженную и чистую униформу, быть выбрит и причесан. Камера делает фото в момент идентификации (при вводе пин-кода или при прикладывании пальца к сканеру), и система тут же отправляет ее в облачное хранилище. Менеджер в любой момент может просмотреть фото сотрудников и убедиться, что они подготовились к началу рабочего дня.

Идентификацию по пин-коду мы предусмотрели на тот случай, если некоторые сотрудники столкнутся с трудностями при сканировании отпечатков пальцев. Дело в том, что у некоторых людей рисунок на подушечках пальцев недостаточно выраженный, у некоторых – вовсе отсутствует, а у кого-то – стерся под действием агрессивной среды, например, химических веществ.

На ПК менеджеров никаких специальных программ мы не устанавливали. Данные по всем ресторанам хранятся в облачном хранилище, и для доступа к программе достаточно иметь интернет и открыть нужную ссылку в браузере. Поэтому наши клиенты работают с программой не только с компьютера, но и со смартфона и планшета.

Для каждого ресторана и главного офиса завели учетные записи и разграничили права доступа. Так, кадровые специалисты, работающие в главном офисе, имеют доступ к статистике всех ресторанов, а менеджеры отдельного ресторана работают только с данными по своему заведению.

Как выглядит система глазами KFC

Сотрудник приходит на работу и готовится к работе: надевает униформу и моет руки. Только после этого он подходит к терминалу, прикладывает палец к сканеру и на дисплее нажимает кнопку «Начать работу».


Чтобы уйти на обеденный перерыв, он опять подходит к терминалу, сканирует палец и выбирает на дисплее «Обед». По окончанию обеда он отмечается и кликает на кнопку продолжения рабочего дня. В конце смены он нажимает на «Закончить работу».

Менеджеры видят в программе TARGControl Cloud все происходящие события. Они могут вручную отредактировать временные интервалы, например, если сотрудник забыл отметить возвращение с обеденного перерыва. При редактировании интервала программа запомнит, с какой учетной записи это сделали, и сделает соответствующую пометку.

Менеджеры облюбовали раздел программы «Инструктажи и справки». Туда они внесли сроки действия медицинских справок, санкнижек сотрудников и флюорографии, инструктажа по технике безопасности. Когда срок действия санкнижки подходит к концу, сотрудник увидит уведомление об этом на экране терминала после идентификации. Также уведомления приходят ответственным за это специалистам на электронную почту или Телеграм.

Табели отработанного времени составляются в пару кликов. Менеджеры быстро готовят отчеты и могут отправить их на согласование кадровым специалистам из главного офиса. Те увидят в программе документ, просмотрят его, при необходимости внесут изменения и одобрят табель. Далее они сформируют «белый табель» – для того, чтобы интервалы рабочего времени сгруппировать в восьмичасовые смены и оплачивать труд в полном соответствии с законодательством РБ.

У нас открытое API. Это значит, что наша программа интегрируется с любым другим ПО. KFC просил интеграцию с бухгалтерской программой 1С, и мы это реализовали.

Итоги

Наша система превзошла ожидания руководства сети фаст-фуда. Она не только фиксирует фактически отработанное время сотрудниками и упрощает ведение документооборота, но и помогает оптимизировать бизнес-процессы.

Во-первых, в отчетах видно, кто регулярно нарушает рабочий график. KFC не практикует штрафы за опоздания, поэтому менеджеры проводят беседу с нарушителем, и если ситуация не изменяется, они увольняют нерадивого подчиненного. Наша программа позволяет легко отследить, исправился ли работник, и исключить любую попытку обмана и фальсификации фактов.

Во-вторых, менеджеры и офисные специалисты львиную долю рутинной работы переложили на плечи нашей умной системы. Теперь они больше времени уделяют действительно важным вещам, направленным на развитие ресторана.

В-третьих, TARGControl Cloud показывает подробную статистику по трудозатратам. Менеджер ресторана анализирует статистику по выручке в определенный интервал времени, видит количество работников, которые задействованы в этот интервал времени, и делает вывод, насколько эти трудозатраты оправданы. По результатам этого мини-исследования он делает вывод, стоит ли отпустить некоторых сотрудников домой и в каком количестве. Либо, наоборот, стоит вызвать подмогу, так как нагрузка высокая. Информация по трудозатратам позволяет предотвратить случаи, когда ресторан работает в убыток.

Теперь компания оплачивает сотрудникам только то время, которое они реально отработали. Контроль за всеми ресторанами ведется удаленно и централизованно – все данные в одной программе. А ведение документации максимально автоматизировано, оно простое и эффективное.