Как контролировать удаленных сотрудников?

В нынешнем году как никогда актуальной стала тема работы вне стен организации. Все больше компаний принимают решение вести работу удаленно, а некоторые из них, привыкнув к современным реалиям и осознав преимущества, и вовсе переходят на данную бизнес-модель навсегда. В связи с этим остро встал вопрос контроля рабочего времени сотрудников и поддержания прежнего уровня производительности.

На рынке представлено огромное количество решений, позволяющих вести учет рабочего времени. Как правило, принцип работы данных программ строится на мониторинге активности и аналитике поведения сотрудника при работе за компьютером.

Но что делать с сотрудниками, чьи рабочие обязанности не подразумевают работу за компьютером? Будь то бригада строителей, кейтеринг, ремонтная служба, работники-вахтовики и т.д. — организовать полноценный учет рабочего времени на выезде не всегда представляется возможным. Как раз для этих случаев подходящим решением является TARGControl.

Сам принцип работы системы TARGControl делает ее подходящей для бизнеса любого размера, направленности и с любым количеством объектов и сотрудников. Для этого не нужно дополнительное оборудование или покупка лицензии на ПО*, достаточно установить бесплатное приложение на смартфон/планшет и зарегистрироваться в облаке TARGControl.

*Новые клиенты могут воспользоваться бесплатным 7-дневным пробным периодом для ознакомления со всеми возможностями системы TARGControl. Далее оплата за подписку на облако осуществляется ежемесячно за каждого сотрудника, пользующегося системой. Ознакомиться подробнее с тарифами вы можете здесь.

На сегодняшний день есть 3 варианта регистрации рабочего времени удаленных сотрудников в системе: при помощи приложения TimePad, приложения TARGControl и в веб-версии системы.

Основные отличия каждого из способов:

  • Приложение TimePad — приложение для устройств на базе Android, позволяющее использовать планшет/смартфон в качестве терминала УРВ. Удобно использовать в случае если группа сотрудников будет отмечаться на одном устройстве.

  • Приложение TARGControl App — мобильная версия системы TARGControl. Доступна на устройствах iOS/Android. Подходит в случае, если сотрудник хочет использовать для идентификации свой личный смартфон .

  • Регистрация в веб-версии системы — удобна для людей, работающих за компьютером. Позволяет отмечать рабочие интервалы сотрудникам в личном кабинете.

Вне зависимости от того, каким образом сотрудники «отметятся», все данные будут обработаны системой TARGControl и представлены в виде удобной сводки (дашборда), всевозможных отчетов, табелей и т.д.

Ниже будет приведено более подробное описание и настройка каждого способов:

TimePad

Контроль рабочего времени осуществляется через устройство с установленным приложением TARGControl TimePad. Преимущество данного решения заключается в том, что оно позволяет организовывать контроль сотрудников вне зависимости от:

  • наличия интернета;

  • возможности установки стационарного оборудования;

  • возможности подключения к электросети.

Сотрудники, работающие удаленно, по прибытии на место работы заходят в приложение, вводят свой номер сотрудника и пин-код (либо прикладывают карточку сотрудника), после чего выбирают необходимое событие — например “Начало работы”. После завершения работы сотрудник так же выбирает событие (“Конец работы”). Приложение синхронизируется с облаком и вся информация по отработанному времени попадает в отчеты, табели, сводки и т.д.

Для обеспечения ввода достоверной информации в приложении TimePad предусмотрены 2 типа проверок: проверка координат GPS и фотоверификация.

Проверка координат GPS — ответственное лицо перед началом работы сотрудников на новом месте привязывает устройство, на котором сотрудники будут отмечаться, к определенной точке на карте. Затем он в правилах доступа для данных сотрудников включает проверку координат. Если сотрудники попытаются обмануть систему и отметиться не на рабочем месте — приложение запретит действие и не даст это сделать.

Фотоверификация — при попытке “отметиться” устройство делает фото и сверяет его с фотографией сотрудника, загруженной в систему ранее. Если лицо человека и сотрудника, под чьим именем пытаются войти в приложение, не совпадают — система запретит данное действие. Такая проверка позволяет избежать обмана со стороны третьих лиц и не позволяет работникам отмечаться друг за друга.

Преимущества приложения TimePad:

  • Простое в использовании

  • Есть возможность использовать одно устройство на группу сотрудников

  • Нет необходимости создавать персональные аккаунты сотрудникам в системе, достаточно добавить идентификаторы (пин-код либо карту)

Минусы:

  • Ограниченный функционал — приложение работает в режиме “Киоск” и исключительно как терминал УРВ

  • Доступно только на Android

Необходимые настройки

Для того, чтобы организовать процесс учета рабочего времени при помощи TimePad, необходимо:

  1. Занести всех сотрудников организации в систему
    Сотрудники. Начало работы

  2. Убедиться, что сотрудникам добавлены номер сотрудника и идентификатор пин-код либо карта сотрудника — в зависимости от того, каким образом работники будут отмечаться
    Идентификаторы

  3. При необходимости отслеживать события рабочего дня, отличные от работа/ обед — добавить события доступа и назначить их необходимым сотрудникам
    Создание и редактирование событий доступа
    Назначение событий сотрудникам

  4. При необходимости контроля таких нарушений как опоздания/прогул/ранний уход и т.д. — добавить сотрудникам графики работы
    Добавление рабочих графиков

  5. Добавить устройство в облако TARGControl
    Подключение планшета с приложением TimePad к облаку TARGControl

  6. Настроить правила доступа для сотрудников, работающих удаленно
    Настройка правил доступа

  7. При необходимости настроить фотоверификацию и/или проверку местоположения по GPS
    Настройка фотоверификации
    Проверка местоположения по GPS

  8. Настроить правила учета УРВ для организации: обозначить что будет являться нарушениями в системе (опоздания, автозакрытие интервала, прогулы)
    Читать: Настройка правил УРВ

TARGControl Mobile

TARGControl Mobile — мобильная версия системы TARGControl. Функционал приложения обширен: оно позволяет просматривать сводку, отчеты, сообщения в системе TARGControl, а так же информацию по отработанным часам, график работы, табель и т.д. При этом здесь реализована функция “Часы” — пользователи могут отметить начало и конец рабочего интервала непосредственно в приложении.

Для регистрации рабочего времени с помощью смартфона сотрудникам необходимо: установить приложение TARGControl Mobile, выполнить вход в приложение через персональный аккаунт в системе и на вкладке “Часы” отметить начало/конец рабочего дня.

Преимущества

  • Доступно на Android и iOS

  • Расширенный функционал приложения для руководителей и сотрудников

  • Сотрудники могут использовать персональные смартфоны

Минусы

  • Нет возможности выбрать событие доступа (Выезд к клиенту, Увольнительная), отметить можно только начало / конец рабочего дня, обед

  • Нет возможности дополнительной проверки сотрудника

  • Для работы с приложением у сотрудника должен быть аккаунт в системе TARGControl

  • Нельзя совмещать способы регистрации времени — если сотрудник отметил начало рабочего дня в приложении TARGControl Mobile, завершить его так же необходимо там же.

Необходимые настройки

  1. Занести всех сотрудников организации в систему
    Сотрудники. Начало работы
  2. Убедиться, что у сотрудников, которые будут регистрировать время таким образом, добавлены адреса электронной почты и созданы аккаунты в системе.
    Создание учетной записи

  3. При необходимости контроля таких нарушений как опоздания/прогул/ранний уход и т.д. — добавить сотрудникам графики работы
    Добавление рабочих графиков

  4. Установить на устройства сотрудников приложение TARGControl Mobile и выполнить вход с персональных аккаунтов.

Веб-версия

Для того, чтобы отметить рабочий интервал при помощи компьютера, необходимо войти в систему TARGControl с персонального аккаунта. В таком случае сотрудникам становится доступен раздел “Личный кабинет”, где на вкладке “Часы” они могут выбрать событие и начать интервал (Начало/конец работы, Обед, Выезд к клиенту и т.п.). После того, как сотрудник “отметился” в системе, рабочие интервалы попадают в сводку, табель, отчеты.

Преимущества

  • Нет необходимости устанавливать какие-либо приложения, отметиться можно при помощи любого веб-браузера

  • Есть возможность выбора событий доступа

Минусы

  • Нет дополнительной проверки сотрудников

  • Для работы с приложением у сотрудника должен быть персональный аккаунт в системе TARGControl

  • Нет возможности отмечаться нескольким людям на одном ПК

Необходимые настройки

  1. Занести всех сотрудников организации в систему
    Сотрудники. Начало работы

  2. Убедиться, что у сотрудников, которые будут пользоваться личным кабинетом, добавлены адреса электронной почты и созданы аккаунты в системе.
    Создание учетной записи

  3. При необходимости контроля таких нарушений как опоздания/прогул/ранний уход и т.д. — добавить сотрудникам графики работы
    Добавление рабочих графиков

  4. Выполнить вход в систему используя логин и пароль от личного аккаунта.