Количество обьектов: 30+
Сотрудники: 1000+
Задача: Учет рабочего времени
Идентификация: Биометрия
Дополнительно: Интеграция с 1C, Фотофиксация
Один из основных вопросов собственника или руководителя компании в сегменте HoReCa & Retail - как оптимизировать затраты на персонал. Ведь не секрет, что в общей структуре затрат их доля составляет в среднем от 40% до 60% (в зависимости от вида бизнеса), а у некоторых компаний может быть и того больше. Также не секрет, что большинство людей не любит и не хочет работать, но хочет получать деньги, причем, по принципу - от каждого по способностям, каждому по потребностям. И оказываются руководители в ситуации, когда им кругом говорят нам не хватает людей, но они понимают, что увеличение количества людей приведет только к уменьшению производительности их труда.
Идеальный вариант для бизнеса – оплачивать сотрудникам только фактически отработанное время. Многие это понимают, но не до конца представляют, как это можно правильно организовать, а самое главное проконтролировать: персонал работает по гибким графикам, кто-то с неполной занятостью, кто-то на разных объектах, а как быть с заменами, отпросившимися, перекурами, перерывами, опозданиями и т.д.
В сети ресторанов быстрого питания KFC не только понимали важность этого шага для построения эффективного бизнеса, но и смогли организовать полноценную почасовую оплату труда. Внедрив систему управления персоналом, в KFC не только не увеличили численность специалистов отдела кадров и бухгалтерии, но и уменьшили время на работу по составлению отчетов и подсчет отработанного времени, на которую менеджеры ресторана, тратили по несколько часов в день.
Какие проблемы KFC должен был помочь решить TARGControl
В KFC оплачиваются только реально отработанные часы, потому что затраты на персонал являются основными статьями расходов. Поэтому перед KFC стояла задача внедрить не просто систему учета рабочего времени, которая бы учитывала время прихода и ухода каждого сотрудника. Система должна была решать ряд более серьезных проблем:
Первая проблема: организация точного оперативного учета отработанного времени для начисления заработной платы без автоматизации, приведет к существенному увеличению численности обслуживающего персонала.
Для точной оплаты нужен точный учет. Его нужно организовать, но таким образом, чтобы менеджеры ресторанов тратили на это как можно меньше времени, потому что штат сотрудников оптимизирован, и выделять дополнительных людей нерационально. Заработная плата должна рассчитываться автоматически, на основе данных о реально отработанных часах, при минимальном участии сотрудников отдела кадров и бухгалтерии
Вторая проблема: рестораны сети территориально разнесены, поэтому необходимо обеспечить несколько уровней контроля и возможность получения информации в режиме реального времени, минимизировав человеческий фактор.
Руководители ресторана на местах контролируют отработанные часы работы своих подчиненных, формируют и сдают различные отчеты (например, выработку в человеко-часах ресторана с разбивкой в течение дня), закрывают табеля в конце месяца, контролируют больничные, проведение инструктажей и актуальность медицинских справок. Это все человеческий фактор, который сильно тормозит бизнес. Например, если вовремя не передать на главный офис, что у сотрудника был больничный, то бухгалтерия неправильно насчитает зарплату, а потом придется делать перерасчет.
Из-за того, что офис находится в одном месте, а рестораны – в других районах города и даже городах, возникает проблема контроля самих руководителей на местах. Важно знать, что они не в сговоре с сотрудниками и не начисляют им фиктивно отработанные часы.
Третья проблема: текучесть кадров и необходимость минимизировать время обучения новых сотрудников работе с сервисом.
Для линейного персонала система должна быть максимально простой и удобной. Нужно изначально предусмотреть все проблемные варианты с сотрудниками, потому что рано или поздно они возникнут: будут забывать отметиться, оставлять пропуск дома, пытаться обмануть систему и т.д.
Четвертая проблема: сотрудник, который будет администрировать систему.
Затраты на внедрение и, главное, на эксплуатацию сервиса должны быть минимальными, потому что у главного офиса нет желания нанимать дополнительных людей, которые бы контролировали работу системы. KFC хотел получать выгоду, а не разбираться с системой.
Как работает TARGControl
Система управления персоналом TARGControl – это облачный сервис, который не предполагает установку программного обеспечения на сервера клиента. Поэтому для KFC была создана учетная запись в системе и предоставлены данные для ее авторизации. С этого момента работать в личном кабинете можно из любой точки мира при наличии сети интернет. Все обновления программы происходят в автоматическом режиме и ни требуют помощи системных администраторов. Также действует помощь на этапе внедрения и техническая поддержка 24/7.
Все вышеперечисленное, интуитивно понятный интерфейс и простая структура программы способствовали ее быстрому внедрению в бизнес-процессы KFC.
Для идентификации сотрудников в ресторанах KFC используют терминалы TARGControl с сенсорным экраном, сканером отпечатков пальцев и камерой. В качестве основного идентификатора выбрали отпечаток пальца (свой палец работники уж точно не потеряют и не забудут в другом рюкзаке). В качестве запасного – пин-код. Это альтернативный вариант для людей со слабовыраженным или поврежденным рисунком на подушечках пальце в.
При приеме сотрудника на работу и оформлении документов, сотрудник отдела кадров регистрирует информацию о нем в системе управления персоналом TARGControl и с помощью USB-сканера, сканирует отпечаток пальца (также предусмотрена возможность регистрации сотрудников и добавления отпечатков пальцев и на местах, при помощи терминалов).
Линейный персонал действует по простой инструкции. Перед началом рабочего дня, сотрудник в униформе (внутренняя политика KFC такова, что работник к началу своего рабочего дня должен быть полностью готов к труду) подходит к терминалу и прикладывает палец к сканеру. Терминал считывает отпечаток, идентифицируя по нему сотрудника, и на экран выводится кнопка начала рабочего дня. Чтобы уйти на перерыв, работник вновь подходит к терминалу, идентифицируется и жмет на кнопку «Перерыв». Возвращаясь к работе, цикл действий повторяется, сотрудник выбирает «Работа». В конце рабочей смены сотрудник сканирует палец и выбирает «Завершить работу». В момент каждого сканирования отпечатка пальца, система фотографирует сотрудника и сохраняет информацию о событии и фото.
Для линейного персонала предельно простой сценарий действий, поэтому все обучение нового сотрудника работе с системой заключается в том, что менеджер один раз показывает алгоритм шагов и предупреждает сотрудника об ответственности в случае их невыполнения:
Прийти на работу, подготовиться к рабочей смене, надеть униформу.
Подойти к терминалу и приложить палец к считывателю для идентификации
Выбрать «Работа», после чего отправиться на свое рабочее место и приступить к работе
При необходимости перерыва – подойти к терминалу, отсканировать палец, выбрать «Перерыв»
При возвращении на рабочее место - подойти к терминалу, отсканировать палец, выбрать «Работа»
По окончанию рабочей смены – подойти к терминалу в униформе, отсканировать палец и выбрать «Завершить работу»
Здесь важно отметить, что система настраиваемая и события, по которым необходимо учитывать или не учитывать рабочее в ремя, могут быть разные и создаются пользователями системы. Так, например, можно задать «обед», «выезд на доставку» и т.д.
В свою очередь менеджеры видят в программе TARGControl Cloud все происходящие события по сотрудникам своего ресторана (как вы уже поняли права доступа к разделам и информации в системе гибко настраиваемые). Они могут вручную отредактировать временные интервалы, например, если сотрудник забыл отметить возвращение с обеденного перерыва, при этом программа запоминает, с какой учетной записи это сделали. Оперативно вносят события табеля, которые влияют на расчет заработной платы – больничные, отпуска. Также менеджерам доступен раздел программы «Инструктажи и справки», куда они вносят сроки действия медицинских справок сотрудников и флюорографии, инструктажа по технике безопасности и т.д. (можно настраивать эти списки на усмотрение пользователей). Это позволяет руководителям своевременно получать предупреждения о том, что конкретному сотруднику пора сделать очередную флюорографию или пройти инструктаж. Кроме того, эти уведомления можно вывести и на дисплей терминала. Эти сообщения генерируются автоматически и показываются нужному сотруднику сразу после того, как система идентифицировала его. Таким образом сотрудник также будет проинформирован о том, что у него скоро оканчивается действие того или иного разрешительного документа.
Сотрудники головного офиса (с соответствующим правом доступа), видят ситуацию в целом по бизнесу. По окончанию месяца они работают с уже готовыми документами учета рабочего времени, которые предварительно «закрыли» менеджеры ресторанов, т.е. внесли в систему все данные по больничным и отпускам, прикрепили сканы этих документов, проверили фактически отработанное время по сотрудникам и т.д. Данные по фактически отработанному времени автоматически выгружаются в программу 1С, где и происходит начисление заработной платы.
Система управления персоналом TARGControl помимо решения основной задачи – платить сотрудникам только за честно отработанное время, стала прекрасным инструментом коммуникации с каждым сотрудником компании, т.к. 7-дюймовый экран терминала оказался удобным местом для размещения актуальных новостей. В течение дня с терминалом регулярно взаимодействуют все сотрудники, а информация может быть четко таргетирована. KFC использует открывшуюся возможность по разному: чтобы поздравить сотрудника с днем рождения или просто пожелать хорошего дня, проинформировать о но вых правилах работы, акциях, изменении рецептуры или разместить мотивационный пост, чтобы сотрудники лучше работали.
В качестве резюме:
Теперь KFC платит сотрудникам деньги за реально отработанное время и масштабирует свой бизнес, не расширяя штат офисных работников. Так, KFC уже открыли 27 ресторанов по всей Беларуси, а численность специалистов по кадрам и бухгалтеров осталась прежней.