Содержание
WFM-система от TARGControl это про что?
Как вы узнаёте, сколько людей нужно для работы в зале, на кухне, на кассе?
Это операционная задача. И сегодня она решается вполне традиционно: ПО кассового оборудования позволяет считывать аналитику и прогнозировать выручку, на основе этих данных и своего субъективного опыта менеджер ресторана строит рабочий график.
И всё бы ничего, но с другой стороны есть бизнес-задачи ресторана. Они в цифрах: есть данные по товарообороту и транзакциям, а также показатели производительности SPMH и Labour cost. И, говоря про последнее, мы, конечно, вспоминаем о проблемах дефицита персонала в пиковые часы и возможный профицит, когда клиентов нет. Проблемы возникают всякий раз, когда одни и вторые цифры не связаны между собой.
WFM-система от TARGControl как раз про это. Если вы станете допускать меньше ошибок в планировании графиков, профицит и дефицит сократятся, от этого изменится ваш Labour cost и, как следствие, финансовый результат.
Деплоймент
Давайте подробнее остановимся на деплойменте, каким он может быть, и на вспомогательном, но не менее ценном функционале WFM как системы.
Проблематика
Итак, о чём думает обычный менеджер? Да всё о том же: как заработать X денег меньшими усилиями, в нашем случае - как достигнуть бизнес-цели по выручке, не затратив при этом лишнего. Т.е. о том, как не допустить ситуации простоя персонала и в то же время не потерять возможность заработать на пиках покупательского спроса.
Что для этого нужно? Данные. И они у вас уже есть. Вы знаете о своих продажах больше, чем “зимой выручка падает, а в обед и вечером посетителей больше”. Есть кассы.
Так почему же тогда возникают проблемы с графиками?
Оказывается, проблемы только две:
- Потому что гости часто ведут себя непредсказуемо. Появляются тогда, когда их могут не ждать.
- Потому что персонал хочет небольшие и хорошо оплачиваемые смены, в то время как руководству компании выгоднее ставить протяжённые смены, по 9-12 часов с фиксированным окладом.
Новый подход в планировании
В текущей реальности мы не можем устранить проблему №2. Что можем? Изменить свой подход к планированию, в котором найдётся место и длинным сменам, и коротким, которые бы перекрывали пиковые часы. Уверены, сейчас вы так и поступаете: студенты используются для позиций на 0,5 ставки или работают в режиме почасовой оплаты, а на окладе и полной ставке - взрослые и/или те работники, которые просто хотят больше заработать.
Мы не предлагаем менять суть деплоймента, предлагаем его ускорить. Модуль “Планирование” заменит собой ручную работу в нескольких программах (или таблицах):
- если внести в TARGControl навыки и роли сотрудников, их графики и ограничения (согласно ТК и внутренним правилам);
- а потом создать рабочий график ресторана, в котором вы определите сколько позиций и на какое число часов вам нужно;
- система распределит смены на доступных для работы сотрудников, т.е. учтёт все заданные ранее параметры по квалификации, актуальную информацию о больничных и отпусках.
Бонусом к такому планированию “на автомате” можно получить ещё одну возможность. Чтобы разгрузить менеджеров от бесконечных переписок и звонков сотрудникам, а заодно и для вовлечения последних, мы сделали мобильное приложение. Там каждый из сотрудников сможет:
- видеть свой график и назначенные ему смены;
- предлагать свои варианты, если захочет взять на себя дополнительную работу;
- оперативно оповещать менеджеров о невыходе на смену, корректировать свою доступность (особенно актуально для студентов).
Прямая выг ода от приложения для сетевых ресторанов заключается в том, что в случае форс-мажоров (дефицита сотрудников с нужными навыками) вам не нужно будет искать или в спешном порядке переучивать, например, кликера-кассира на другую позицию. Вы сможете сделать эту вакантную смену доступной для сотрудников других точек (в рамках города или района). То есть по умолчанию сможете рассчитывать на большее количество доступного и (!) уже обученного подменного фонда, не нанимая дополнительный штат. В TARGControl их легко оформить совместителями, соблюдая требования законодательства.
Таким образом у менеджера ресторана будет два инструмента для работы:
- программа в браузере, в которой данные вносятся, планируются, превращаются в метрики эффективности;
- приложение, которое всегда под рукой и удобно для оперативного управления (коммуникации, отправки сотрудника на перерыв в выгодное для бизнеса время).
Непредсказуемые гости
Вернёмся к непредсказуемым гостям, которые приходят не по тем графикам, которые мы для себя расставили.
Как планировать смены на основе транзакций, истории продаж?
Проблема не нова и сейчас решается силами топ-топ менеджеров, всё теми же перебежками между QlikView и R-Keeper (или другими программами). Вместо одной программы - у вас их несколько, вместо решения проблемы - промежуточный “костыль”. TARGControl решает проблему с помощью интеграции решений в одну экосистему: мы забираем данные из кассового ПО и соотносим её с возможностями персонала.
Так, вместо того чтобы вручную создавать необходимые смены и автоматически распределять их между имеющимся персоналом, система может самостоятельно оценить потребность в персонале. Вам, если что и останется, то оценить наличие подменного фонда на случай форс-мажоров.
Как это работает:
Выбираете массив данных, на которых будет строиться прогноз в персонале (чеки за час, товарооборот, популярные позиции в меню);
Система создаё т нужное количество смен нужной квалификации, чтобы удовлетворить тот же клиентский спрос;
Вы распределяете смены.
Итоги
5 минуты работы в TARGControl сделают для вас то, что раньше занимало до 1 часа работы менеджера ежедневно;
получаете прогнозируемый результат, где факт месячной прибыли приближен к тому, что вы планировали;
сотрудники находятся в нужное время на нужных позициях, форс-мажоры не такие уж форс-мажоры;
в одном месте для вас собрана оперативная бизнес отчётность, на которую вы сможете реагировать в онлайн-режиме.
Мы по-прежнему готовы ответить на ваши вопросы и помочь в оценке эффективности WFM-решения для вашего бизнеса.
