Cofix — это кофейни израильской сети, где фиксированные низкие цены на всю продукцию: кофе и чай, десерты и сэндвичи. Благодаря низкой цене кофейни Cofix пользуются большой популярностью, и поэтому опоздание персонала даже на несколько минут сильно сказывается на репутации и выручке кофейни. Руководство решило установить систему учета рабочего времени. И мы предложили оптимальный для Cofix вариант.

В чем особенность системы УРВ для сети кофеен

В Минске по франшизе работают две кофейни Cofix, и расположены они в разных концах города. Клиент хотел, чтобы данные с обеих точек стекались в одно место, и там формировались в удобные отчеты.

Сложностей добавляло то, что устанавливать стационарное оборудование нерационально. Зона для персонала в кофейне очень компактная, и вести локальную связь на арендованной площади невыгодно.

Нужно было что-то недорогое, не занимающее много места и мобильное — чтобы при необходимости оборудование легко перевести на новое место.

Как теперь в кофейнях Cofix ведется учет рабочего времени

В каждой кофейне теперь есть смартфон с нашим приложением TimePad. Приходя на работу, сотрудник подходит к смартфону и вводит свой пин-код. Система по пин-коду идентифицирует работника и с этого момента начинает отсчет рабочего времени.

Когда приходит время обеденного перерыва, работник вновь идентифицируется в приложении и выбирает пункт «Обеденный перерыв».

Все данные через мобильный интернет передаются в облачное хранилище. Менеджеры каждой кофейни и высшее руководство могут с любой точки мира и с любого устройства зайти в программу TARGControl и увидеть актуальную статистику. Кто сейчас на рабочем месте, а кто отсутствует. Кто регулярно опаздывает, кто раньше уходит с работы, а кто слишком часто отлучается на перерывы.

Отдельный плюс — это то, что программа TARGControl позволяет разграничить права доступа на просмотр и редактирование данных. Например, менеджер одной кофейни может видеть все данные по своим подчиненным, но не увидит статистику персонала другой кофейни. А владелец получает доступ ко всем данным без ограничений.

Еще менеджеры полюбили наш модуль «Инструктажи и справки». Он автоматически отслеживает актуальность разрешительных документов, включая сроки действия санкнижки, и заранее рассылает уведомления, что скоро закончится срок действия конкретной справки — сотруднику при идентификации на экран смартфона, и менеджеру на электронную почту / в Телеграм / СМС.

Наша система УРВ показывает фактически отработанное время каждым работником. Когда оплата почасовая, автоматический учет рабочего времени сильно облегчает подсчет зарплаты.

Чтобы зарегистрировать нового сотрудника в системе, достаточно сделать несколько кликов, привязать к профилю пин-код и сообщить его новичку.

Итоги

Наша система УРВ идеально вписывается в кофейни Cofix. Оборудование недорогое и не требует проводного соединения, максимально компактное и его легко перевезти на новое место. Мы решили все проблемы и сильно облегчили ведение документации и учет рабочего времени в Cofix:

1. теперь оплачивается фактически отработанное время персоналом;
2. опоздания стали редким явлением — работники Cofix дисциплинировались;
3. учет рабочего времени автоматизировался — система самостоятельно подбивает время, затраченное на работу, обеденные перерывы, перекуры и другие занятия. Автоматически формирует отчеты и подает их в понятном виде;
4. отслеживание сроков действия санкнижек и других документов взяла на себя система TARGControl;
5. разграничение прав доступа в программе TARGControl позволяет и линейным руководителям, и высшему руководству, и отдельным специалистам — бухгалтерам, специалистам по кадрам — работать в одной программе без боязни утечки закрытой информации;
6. вся статистика всегда под рукой — наблюдайте за рабочим временем своих подчиненных с любого места в режиме реального времени без необходимости устанавливать специальное ПО.

Наша система учета рабочего времени идеально подошла кофейням Cofix. Если вы ищете систему УРВ для своего бизнеса, свяжитесь с нами. Мы предложим оптимальный вариант, который учитывает особенности вашей компании.